Im Projekt stehen drei Arten von Notizen für verschiedene Benutzertypen zur Verfügung, abhängig von ihrem Zugriffslevel:
Private Notiz: kann von jedem Benutzer hinzugefügt werden und ist nur für den Autor verfügbar.
Öffentliche Notiz: kann nur von Administratoren hinzugefügt werden und ist für alle Benutzer sichtbar.
Gruppennotiz: kann von allen Teilnehmern außer den zuschauenden Nutzern gepostet werden und ist nur für die Teilnehmer der Gruppe des Autors verfügbar.
Notizen hinzufügen
Um eine Notiz hinzuzufügen, wählen Sie den Ordner/die Datei aus oder fahren Sie einfach mit der Maus darüber in der Liste und klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Spalte Notizen.
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, im Kontextmenü Hinzufügen auswählen und dann auf Notiz klicken.
Wählen Sie im angezeigten Pop-over den Notiztyp aus, geben Sie den Text der Notiz ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
Benutzer sehen ein Pop-up-Fenster mit der hinzugefügten Notiz, wenn sie das Dokument öffnen.
💡 Die Notiz erscheint, wenn die Datei geöffnet wird, und auch, wenn der Teilnehmer auf das Zahlen-Symbol in der Spalte Notizen im Bereich Dokumente klickt.
Notizen verwalten
Um eine Notiz in einem ausgewählten Dokument zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die Zahl in der Notizen Spalte und klicken Sie auf die drei Punkte, um die entsprechende Option auszuwählen.
Alle verfügbaren Notizen überprüfen
Notizen haben einen eigenen Ordner im linken Navigationsbereich unter Dokumente. Dort werden alle verfügbaren Notizen an einem leicht zugänglichen Ort zusammengefasst. So können Nutzer schnell auf Notizen zugreifen und sie verwalten, ohne verschiedene Dokumente oder Ordner durchsuchen zu müssen, was Effizienz und Produktivität fördert.
Dies ermöglicht auch die folgenden Fähigkeiten:
Suche
Filter
Notizen bearbeiten
Notizen löschen
Exportieren Sie alle verfügbaren Notizen in eine XLSX-Datei
💡 Ein Administrator kann die privaten Notizen anderer Benutzer sowie die Gruppennotizen anderer Benutzergruppen weder einsehen noch exportieren.
ℹ️ Wir empfehlen außerdem, das Q&A-Modul zu nutzen, um die projektbezogene Kommunikation zwischen Administratoren und Benutzergruppen zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Interaktionen organisiert und leicht zugänglich sind.