Externe Links ermöglichen es Administratoren, bestimmte Dateien sicher mit Kunden, Partnern oder Beratern außerhalb des Projekts zu teilen. So wird eine effiziente Zusammenarbeit mit autorisierten Personen erleichtert, während die Kontrolle über den Zugriff und die Berechtigungen für die freigegebenen Inhalte gewahrt bleibt.
Der Hauptvorteil dieser Funktion besteht darin, dass solche Nutzer nicht zum Projekt eingeladen werden müssen und kein Konto bei Ideals registrieren müssen, um auf diese Dateien zuzugreifen.
💡 Das externe Teilen von Dateien ist nur mit Premier- und Enterprise-Abonnements verfügbar.
Externe Links erstellen
So erstellen Sie einen externen Link:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie teilen möchten.
Wähle Teilen und dann Externen Link erstellen.
💡 Nur konvertierbare PDF-Dateitypen und Excel-Dateien können extern geteilt werden.
Wählen Sie im eingeblendeten Modal Ihre Präferenzen aus.
Zugriffsart:
Jeder mit einem Link: ermöglicht jedem mit dem Link den Zugriff auf die Datei, wobei eine E-Mail-Bestätigung über einen Bestätigungscode erforderlich ist.
Eingeschränkter Zugang: ermöglicht Benutzern zu spezifizieren, welche E-Mails oder E-Mail-Domains auf die Datei zugreifen können, mit Verifizierung über einen E-Mail-Code.
Ablaufdatum: Legen Sie das Ablaufdatum für die Linkgültigkeit fest. Standardmäßig ist es auf 90 Tage gesetzt. Der Link wird automatisch deaktiviert, sobald das Ablaufdatum erreicht ist.
Benachrichtigungen: Aktivieren Sie Benachrichtigungen über Link-Aktivitäten mit der gewünschten Häufigkeit:
Sofort: Lass dich bei jedem Besuch umgehend benachrichtigen.
Täglich morgens: Erhalte um 08:00 Uhr eine zusammengefasste Übersicht über die Link-Aktivität der letzten 24 Stunden.
Täglich nachmittags: Zusammengefasste Übersicht zur Linkaktivität um 16:00 Uhr für die vergangenen 24 Stunden erhalten.
Wöchentlich: Erhalten Sie montags um 8:00 Uhr eine zusammengefasste Übersicht zur Linkaktivität der letzten 7 Tage.
ℹ️ Tägliche und wöchentliche Übersichten werden nur gesendet, wenn es in den letzten 24 Stunden bzw. 7 Tagen Aktivität gab. Nur der Link-Ersteller wird über Aktivität benachrichtigt.
Wasserzeichen: Wasserzeichen beim Online-Anzeigen und in heruntergeladenen PDF-Versionen anwenden. Um einen einheitlichen Ansatz für die Projekt-Wasserzeichen sicherzustellen, wird das angewendete Muster aus den Projekteinstellungen übernommen.
Download-Berechtigungen: Herunterladen als PDF oder im Originalformat erlauben.
Sobald Sie alle erforderlichen Einstellungen überprüft und ausgewählt haben, klicken Sie auf Erstellen.
Sie werden zum zweiten Bildschirm weitergeleitet, auf dem Sie umgehend einen Link an beliebige angegebene E-Mail-Adressen senden können.
Externe Links verwalten
Alle erstellten externen Links finden Sie im Menü Dokumente auf der linken Navigationsleiste – Externe Links.
Sie können alle Parameter für den Link bearbeiten, einschließlich Aktivierung und Deaktivierung, um eine vollständige Kontrolle über den Linkzugriff zu gewährleisten, während das Projekt fortschreitet.
Administratoren können beliebige bereits vorhandene Links kopieren, um sie mit externen Nutzern zu teilen oder per E-Mail zu versenden.
Zusätzlich können Sie bei einem Dokument mit bereits vorhandenem externem Link schnell über das Menü Teilen auf diese Optionen zugreifen:
Externen Link kopieren
Externen Link bearbeiten, wenn es einen Link gibt, oder Externe Links anzeigen, wenn es mehr als einen gibt.
Das Kopieren eines externen Links ist auch in einem anderen Kontextmenüeintrag verfügbar: Link kopieren – Externes Teilen.
Zugriff auf freigegebene Links
Externe Stakeholder erhalten den Link per E-Mail oder über einen anderen vom Administrator gewählten Kanal.
Wenn der Link aus dem Projekt gesendet wurde, informiert die automatische E-Mail darüber, wer die Datei freigegeben hat, und enthält eine zusätzliche Nachricht, falls diese vom Administrator hinzugefügt wurde. Anschließend können sie zum Anmeldevorgang weiterklicken.
Stakeholder müssen lediglich ihre E-Mail-Adresse mit einem Code verifizieren, um auf die Datei zuzugreifen.
Stakeholder, die die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie von Ideals bisher nicht akzeptiert haben, müssen das Kästchen anklicken, um zuzustimmen, bevor sie die Datei anzeigen können.
Wenn die Datei verschoben oder gelöscht wird oder der Zugriff eingeschränkt ist, wird eine allgemeine Fehlermeldung angezeigt, um die Offenlegung von Informationen zu verhindern.
Einblicke
Die Seite "Insights" bietet wichtige Analysen für Dokumente, die über externe Links geteilt werden, und hilft Administratoren, Engagement und Nutzung nachzuverfolgen. Um auf Insights zuzugreifen, klicken Sie auf Insights anzeigen auf der Seite Externe Links.
Hier können Sie die folgenden Schlüsselmetriken verfolgen:
Anzahl der angesehenen Seiten, Gesamtbesuche, Downloads, eindeutige Besucher sowie gesamte/durchschnittliche Betrachtungszeit.
Seitenspezifische Betrachtungszeit, um besonders interessante Abschnitte zu identifizieren.
Besucherliste, Anzahl der Besuche, aufgerufene Seiten und letzte Aktivität.
Sie können die folgenden Filter verwenden, um sich auf bestimmte Daten zu konzentrieren:
Aktivitätsergebnisse in einem ausgewählten Zeitraum eingrenzen.
Falls zutreffend, zwischen verschiedenen Links wechseln.
Wählen Sie gegebenenfalls die Version eines bestimmten Links aus.
Nach einzelnen Besuchern oder bestimmten Domains filtern, um die Aktivitäten bestimmter Nutzer nachzuverfolgen.
