ℹ️ El estado de preparación es aplicable solo en proyectos bajo la suscripción Premier que incluye un período de preparación ilimitado. También está disponible durante el período de prueba. Los proyectos bajo cualquier otro término de suscripción tienen el estado En vivo por defecto como inicial. Obtenga más información sobre todos los posibles estados del proyecto.
En este artículo, repasaremos los aspectos clave de las fases de preparación y en vivo, centrándonos en cómo puede beneficiarse del período de preparación ilimitado.
Fase de preparación
Este es el estado predeterminado para los proyectos recién creados, permitiendo la configuración interna antes de que comience la colaboración externa. No se genera facturación en esta fase si su suscripción incluye un período de preparación ilimitado.
Durante la fase de preparación:
Los usuarios con el mismo dominio que los administradores del proyecto y los dominios de consultores pueden ser invitados sin restricciones, de forma gratuita.
Los administradores pueden activar manualmente el proyecto, o se cambiará automáticamente a En vivo al invitar a usuarios externos.
💡 Al cambiar el estado, la facturación se inicia automáticamente a menos que el período de prueba no haya terminado aún.
Dominios de consultores
Los dominios de consultores son dominios de correo electrónico especificados en la configuración del proyecto que no se tratan como usuarios externos. Esto significa que los usuarios con estos dominios pueden participar en un proyecto sin provocar un cambio de estado de Preparación a En vivo. Esta función ayuda a las organizaciones a colaborar con consultores mientras mantienen el control sobre cuándo se lanza oficialmente un proyecto.
Para agregar dominios de consultores, navegue a Configuración general del proyecto.
Ubique el campo de Dominios de consultores bajo el menú desplegable de estado.
Ingrese los dominios de correo electrónico de los consultores que no deben considerarse usuarios externos.
Haga clic en Agregar.
💡 Puedes actualizar la lista de dominios de consultores en cualquier momento.
Al invitar a participantes externos con dominios que no coinciden con los dominios de los administradores o consultores, el estado del proyecto cambiará automáticamente a En vivo. En estos casos, aparecerá un cuadro de información durante las invitaciones, notificando a los administradores sobre el cambio de estado y la activación de la facturación.
Fase en vivo
Este estado indica que la colaboración con participantes externos ha comenzado y la facturación está activada. Se activa cuando se invita a un usuario externo o cuando un administrador cambia el estado manualmente.
Durante la fase en vivo:
La colaboración completa con usuarios externos está activada; los administradores pueden configurar múltiples grupos de usuarios y compartir documentos.
Los administradores pueden volver a Preparación desde En vivo solo antes de que se emita la primera factura.
Activación del proyecto
Cuando estés listo para lanzar tu proyecto, dirígete a Configuración y luego a la pestaña Proyecto – General.
Navega a la sección de Activación.
Haga clic en Lanzar proyecto.
Alternativamente, haz clic en el menú desplegable de estado y selecciona el estado En vivo.
Volver a la preparación
Es posible que necesites volver a ingresar a tu período de preparación. Si estás en el período de prueba y deseas beneficiarte de la función de preparación ilimitada, asegúrate de mantener tu proyecto en la fase de preparación. Si está Activo, puedes revertirlo en el menú desplegable de estado seleccionando el estado de Preparación. Durante esta transición, los usuarios externos se desactivan para evitar la colaboración hasta que el proyecto sea reactivado.
⚠️ Es posible volver a la fase de preparación solo durante el período de prueba o antes de que se emita la primera factura. Si el lanzamiento del proyecto se realizó por error, por favor contacte a su gerente de cuenta lo antes posible para evitar facturación.
Cualquier participante con dominios diferentes a los de los administradores o consultores será desactivado al regresar al estado de preparación.
Conclusiones clave
En resumen, Preparación es para la configuración sin colaboración externa ni facturación, mientras que En vivo abre el proyecto para su uso completo y comienza la facturación.
Fase de preparación | Fase en vivo | |
Disponibilidad | Solo durante el período de prueba o bajo la suscripción Premier con un período de preparación ilimitado incluido | Predeterminado para todos los demás tipos de suscripción |
Propósito | Configuración interna del proyecto | Colaboración activa con participantes externos |
Facturación | No activado | Comienza automáticamente al cambiar el estado |
Acceso | Solo usuarios internos con dominio de administrador o dominios de consultor | Se puede invitar a usuarios externos y colaborar |