Enlaces externos permiten a los administradores compartir de forma segura archivos específicos con clientes, socios o consultores fuera del proyecto, lo que facilita una colaboración eficiente con personas autorizadas mientras se mantiene el control sobre el acceso y los permisos del contenido compartido.
El beneficio principal de esta función es que esos usuarios no tienen que ser invitados al proyecto ni registrarse en Ideals para acceder a esos archivos.
💡 Compartir archivos externamente está disponible solo con suscripciones Premier y Enterprise.
Creación de enlaces externos
Para crear un enlace externo:
Haz clic con el botón derecho en el archivo que te gustaría compartir.
Selecciona Compartir y luego Crear enlace externo.
💡 Solo tipos de archivos PDF convertibles y archivos de Excel pueden compartirse externamente.
En el modal que apareció, selecciona tus preferencias.
Tipo de acceso:
Cualquiera con un enlace: permite a cualquiera con el enlace acceder al archivo, requiriendo la verificación del correo electrónico a través de un código de confirmación.
Acceso limitado: permite a los usuarios especificar qué correos electrónicos o dominios de correo pueden acceder al archivo, con verificación a través de código de correo electrónico.
Fecha de vencimiento: establece la fecha de caducidad para la validez del enlace. De forma predeterminada, se configura en 90 días. El enlace se deshabilitará automáticamente cuando se alcance la fecha de vencimiento.
Notificaciones: activa las notificaciones sobre la actividad del enlace con la frecuencia deseada:
Al instante: recibe una notificación inmediata en cada visita.
Diariamente por la mañana: recibe un resumen de la actividad de enlaces a las 8:00 a. m. de las últimas 24 horas.
Diariamente por la tarde: recibe un resumen de la actividad de enlaces a las 4:00 p. m. de las últimas 24 horas.
Semanal: recibe un resumen de la actividad de enlaces los lunes a las 8:00 a. m. de los últimos 7 días.
ℹ️ Los resúmenes diarios y semanales se envían solo si ha habido actividad en las últimas 24 horas y en los últimos 7 días, respectivamente. Solo el creador del enlace recibe notificaciones sobre la actividad.
Marcas de agua: aplicar marcas de agua al ver en línea y a las versiones PDF descargadas. Para garantizar un enfoque uniforme a las marcas de agua del proyecto, el patrón aplicado se tomará de la configuración del proyecto.
Permisos de descarga: permitir la descarga como PDF o en formato original.
Una vez que hayas revisado y seleccionado todas las configuraciones necesarias, haz clic en Crear.
Se te dirigirá a la segunda pantalla, donde podrás enviar de inmediato un enlace a cualquier correo electrónico especificado.
Gestión de enlaces externos
Todos los enlaces externos creados se pueden encontrar en el menú Documentos del panel de navegación izquierdo – Enlaces externos.
Puede editar todos los parámetros del enlace, incluyendo habilitarlo y deshabilitarlo, para asegurar un control total sobre el acceso al enlace a medida que avanza el proyecto.
Los administradores pueden copiar cualquiera de los enlaces ya existentes para compartirlos con usuarios externos o enviarlos por correo electrónico.
Además, para un documento con un enlace externo ya existente, puedes acceder rápidamente a estas opciones en el menú Compartir:
Copiar enlace externo
Editar enlace externo si hay un enlace o Ver enlaces externos si hay más de uno.
Copiar el enlace externo también está disponible en otro elemento del menú contextual: Copiar enlace – Compartir externamente.
Acceder a enlaces compartidos
Los interesados externos reciben el enlace por correo electrónico o por cualquier otro canal elegido por el administrador.
Si el enlace se envió desde el proyecto, el correo electrónico automático les informa quién compartió el archivo e incluye un mensaje adicional si fue agregado por el administrador. Luego pueden hacer clic para continuar con el proceso de inicio de sesión.
Los interesados solo necesitan verificar su dirección de correo electrónico con un código para acceder al archivo.
Los stakeholders que no hayan aceptado previamente los Términos de uso y la Política de privacidad deberán marcar la casilla para aceptar antes de poder ver el archivo.
Si el archivo se mueve o se elimina o el acceso está restringido, se muestra un mensaje de error genérico para evitar la divulgación de información.
Información
La página de insights proporciona análisis clave para los documentos compartidos mediante enlaces externos, ayudando a los administradores a seguir la interacción y el uso. Para acceder a los insights, haz clic en Ver insights en la página Enlaces externos.
Aquí puedes seguir las siguientes métricas clave:
Páginas vistas, visitas totales, descargas, visitantes únicos y tiempo de visualización total/promedio.
Tiempo de visualización página por página para identificar secciones de alto interés.
Lista de visitantes, número de visitas, páginas vistas y última actividad.
Puedes usar los siguientes filtros para enfocarte en datos específicos:
Limitar los resultados de actividad en un período elegido.
Cambia entre distintos enlaces si corresponde.
Selecciona la versión específica de un enlace si corresponde.
Filtra por visitantes individuales o dominios específicos para rastrear la actividad de usuarios particulares.
