El nuevo archivo en línea ofrece una solución sencilla, segura y rentable para el acceso a datos de proyectos a largo plazo. Al eliminar la necesidad de entregas en USB, garantiza que todas las partes autorizadas puedan acceder a la información incluso después de que un proyecto haya finalizado, cumpliendo con los requisitos normativos y manteniendo sus datos siempre al alcance cuando los necesite. Un archivo en línea es una versión en la nube y de solo lectura de su proyecto. Una vez que un proyecto se archiva, su índice queda fijo, lo que significa que no se pueden realizar modificaciones como eliminar, mover o cargar contenido.
ℹ️ Disponible solo con suscripciones Core y Premier
💡 Obtén más información sobre todas las opciones de archivado disponibles
Archivado de proyectos en línea
Para acceder a la función de archivo en línea, ve a cualquiera de estas pestañas en el panel de navegación izquierdo:
Configuración – General, ve a la tarjeta Archivado y haz clic en Archivar proyecto.
Archivado de proyectos
También puedes hacer clic en el menú desplegable de estado del proyecto y seleccionar Archivado.
Archivado de proyectos – en la tarjeta Archivo en línea, haz clic en Archivar proyecto.
Archivado de proyectos
En la página abierta, completa la información requerida para archivar tu proyecto en línea.
Duración
Decide durante cuántos años quieres almacenar el proyecto en línea seleccionando o introduciendo el número.
💡 La duración mínima es de 3 años y la máxima, de 10. Según las condiciones de tu suscripción, es posible que tengas 5 años incluidos como alternativa a las unidades USB.
Al seleccionar los años, podrás ver las tarifas anuales y totales ajustadas dinámicamente para ofrecer total transparencia sobre los costos aplicables según los términos de tu suscripción. La factura se enviará a la persona de contacto de facturación especificada en la pestaña subscription de la cuenta corporativa.
Derechos de acceso
Aquí puedes añadir participantes de proyecto existentes y/o invitar a nuevos usuarios externos que deban tener acceso al archivo del proyecto.
Para añadir participantes al proyecto, simplemente búscalos y selecciónalos en la lista desplegable.
Para otorgar derechos de acceso a usuarios fuera de tu proyecto, haz clic en Invitar usuarios externos en la parte inferior del menú desplegable con los participantes existentes.
⚠️ Todos los participantes con derechos de acceso tienen igual y pleno acceso a todos los documentos del proyecto, participantes, configuraciones, registros de actividad y otras funciones.
Confirmación
Una vez que hayas terminado, haz clic en Archivar proyecto. En la ventana emergente que aparecerá, confirma y reconoce adicionalmente las comisiones, si corresponde.
Si tu proyecto no se ha bloqueado antes de archivarlo, entonces se bloqueará temporalmente para preparar el archivo en línea. Esto garantiza que los datos archivados sigan siendo un registro verdadero y definitivo del proyecto.
⚠️ El archivado del proyecto no se puede deshacer. Si se hizo por error, comunícate con tu gerente de cuenta o con el servicio de atención al cliente para obtener más ayuda.
Una vez que el proyecto se archiva, se envía un correo electrónico con la confirmación del archivado a los administradores del proyecto que se añadieron al archivo en línea. Los demás participantes reciben una invitación independiente al archivo en línea.
Funciones de proyectos archivados
Al archivar el proyecto, este se convierte en un archivo de solo lectura con una funcionalidad limitada en comparación con una sala de datos normal.
Panel de control
El panel del archivo en línea es una página de inicio que ofrece una vista rápida de los siguientes detalles en el panel superior:
Cuando se archivó el proyecto.
Hasta cuándo se archiva el proyecto.
Confirmación del archivado: un documento firmado de Ideals que confirme la fecha y la hora de archivado.
💡 Haz clic en Ciclo de vida del proyecto para más detalles sobre el historial de estado del proyecto y otra información.
El panel superior va seguido de una visión general resumida de los documentos del proyecto, incluida la capacidad de almacenamiento y el desglose por tipos de documentos.
En el lado izquierdo, puede encontrar los informes generados previamente hasta el momento del archivado, principalmente:
Lista de participantes: una lista de grupos y usuarios que estaban presentes en el proyecto antes de archivarlo.
Matriz de permisos: una lista detallada de documentos frente a grupos y su nivel de permisos para un documento determinado.
Debates de preguntas y respuestas: todas las preguntas y respuestas enviadas. Aplicable solo si la sección de preguntas y respuestas se configuró en el proyecto.
💡 Un registro detallado de actividades permanece disponible en el archivo en línea para revisar eventos históricos y nuevos después de archivar el proyecto.
En la parte principal de la pantalla, verás una lista de participantes del archivo en línea con la posibilidad de añadir nuevos rápidamente.
Documentos
Todos los participantes del archivo en línea pueden acceder a todos los documentos del proyecto, incluidos los no publicados y aquellos eliminados a la papelera de reciclaje, si los hubiera.
⚠️ Si no quieres revelar documentos eliminados, asegúrate de vaciar la papelera de reciclaje antes de archivar el proyecto. Si quedan documentos eliminados, la papelera de reciclaje aparecerá en el panel de navegación principal para todos los participantes. No es posible eliminar documentos de la papelera de reciclaje en el proyecto archivado.
Cualquier cambio en el índice del proyecto está prohibido, y no están disponibles múltiples acciones con documentos en el archivo en línea. Puede encontrar un resumen en la tabla a continuación.
Acción | Disponibilidad |
Ver | ✔️ |
Imprimir | ✔️ |
Descargar | ✔️ |
Copiar archivos a otros proyectos activos | ✔️ |
Agregar, editar y eliminar notas | ✔️ |
Exportar índice de proyecto | ✔️ |
Subir | ❌ |
Eliminar | ❌ |
Publicar/anular publicación | ❌ |
Volver a redactar/quitar redacción, editar borrador | ❌ |
Copiar dentro del proyecto | ❌ |
Mover | ❌ |
Subir nueva versión | ❌ |
Cambiar nombre | ❌ |
Extraer archivo | ❌ |
Renombrar en bloque | ❌ |
Importar estructura de carpetas | ❌ |
Reconstruir índice | ❌ |
Agregar, editar y eliminar etiquetas | ❌ |
Compartir archivos externamente | ❌ |
Solicitar firmas electrónicas | ❌ |
Participantes
En la pestaña de participantes, puedes encontrar la lista de todos los participantes del archivo en línea y:
Añadir participantes: haz clic en el botón, introduce los correos electrónicos y haz clic en Invitar.
Reenviar invitación: haz clic en el botón correspondiente en línea con el participante o en el panel superior después de seleccionar uno o más participantes de la lista.
Eliminar participantes existentes: haz clic en el botón correspondiente en línea con el participante o en el panel superior después de seleccionar uno o más participantes de la lista.
Informes
La sección de informes ofrece un registro de actividad completo para una total transparencia. Este registro detallado abarca toda la actividad del proyecto desde su creación y sigue registrando todas las actividades en curso de los participantes actuales del archivo en línea. El registro de actividad puede enviarse por correo electrónico o exportarse a un archivo de Excel si es necesario.
Modificar la configuración personal y del proyecto.
En el menú de configuración, puedes revisar y actualizar los siguientes ajustes:
General: revisa y gestiona el estado de tu proyecto, copia el enlace del proyecto y comprueba la ubicación de almacenamiento de tu proyecto.
Marca: sube un logotipo, cambia el color del tema y el fondo de la página de inicio de sesión para reflejar la marca de tu empresa.
Etiquetas: revisa las etiquetas de documentos disponibles que se configuraron y utilizaron durante la fase activa del proyecto.
Marcas de agua: decide cuándo mostrar las marcas de agua; edita el color, la opacidad, la posición y los detalles incluidos de las marcas de agua.
Marcas de agua: decide cuándo mostrar las marcas de agua; edita el color, la opacidad, la posición y los detalles incluidos de las marcas de agua.
Seguridad: proporciona acceso de soporte si es necesario; fortalece la seguridad habilitando la verificación en dos pasos y la verificación por correo electrónico, restringe el acceso por dominios de correo electrónico y direcciones IP.
Cierre sus proyectos desde su dispositivo móvil tan pronto como sea necesario. Una vez cerrados, enviaremos un correo electrónico de confirmación a los administradores.
Para el proyecto archivado, aún puedes crear un archivo descargable o pedir unidades USB. Dado que ciertas funcionalidades no son relevantes para los proyectos archivados, las preferencias del archivo varían ligeramente de las disponibles para los proyectos activos. Tendrás las siguientes opciones:
Documentos y registro de actividad
Solo documentos
Carpetas seleccionadas
💡 Si hay archivos adjuntos de preguntas y respuestas o documentos en la papelera de reciclaje, puedes optar por incluirlos. Para los datos históricos, consulta la sección Dashboard – Reports.