Alternativamente a un pedido de archivo USB, puedes crear un archivo descargable con el contenido del proyecto. Nuestro sistema generará un archivo ZIP protegido con una contraseña fuerte, y estará disponible para su descarga para ti y los participantes seleccionados del proyecto durante 30 días.
ℹ️ Los archivos descargables solo se pueden crear para proyectos activos.
Para crear un archivo, vaya a la pestaña Archivado de proyectos. En este menú, navegue a la sección Archivo descargable y haga clic en Crear archivo.
Contenido del archivo
Hay 3 opciones disponibles: Documentos e informes, Solo documentos y Personalizado.
💡 El índice del proyecto se incluye en todos los archivos por defecto y contiene la lista de documentos correspondientes a la opción seleccionada.
Documentos e informes
Por defecto, este tipo de archivo incluye todos los documentos del proyecto y reportes adicionales sobre permisos, registro de actividad y participantes.
Opcionalmente, puedes incluir el contenido de la papelera de reciclaje, y las discusiones y archivos adjuntos de preguntas y respuestas.
ℹ️ La papelera de reciclaje está disponible solo si no está vacía. Y los contenidos de Preguntas y Respuestas están disponibles solo para proyectos con Preguntas y Respuestas habilitadas y configuradas.
Solo documentos
De forma predeterminada, este tipo de archivo incluye todos los documentos del proyecto sin informes adicionales.
Opcionalmente, puedes incluir el contenido de la papelera de reciclaje.
ℹ️ La papelera de reciclaje está disponible solo si no está vacía.
Personalizado
Esta opción le permite seleccionar qué documentos e informes deben incluirse en el archivo. Hay 3 opciones:
Disponible para el grupo de usuarios
Solo documentos que están permitidos para el grupo de usuarios seleccionado.
ℹ️ La lista contiene tanto grupos de usuarios activos como desactivados. Los grupos eliminados, administradores y grupos personalizados no están disponibles. Obtén más información sobre roles de usuario.
Opcionalmente, informes y datos adicionales: registro de actividad, lista de usuarios, permisos, y discusiones y archivos adjuntos de preguntas y respuestas.
También puede previsualizar la lista de documentos disponibles para el grupo seleccionado.
Carpetas seleccionadas
Carpetas específicas que deben incluirse en el archivo.
Opcionalmente, informes y datos adicionales: lista de usuarios, papelera de reciclaje, y discusiones y archivos adjuntos de preguntas y respuestas.
Todos los documentos
Todos los documentos del proyecto están incluidos.
Opcionalmente, informes y datos adicionales: registro de actividad, lista de usuarios, permisos, papelera de reciclaje, y discusiones y archivos adjuntos de preguntas y respuestas.
Si hay al menos un documento con las redacciones aplicadas en el proyecto, puedes seleccionar si mostrar u ocultar el contenido redactado.
Destinatarios
En el menú desplegable de destinatarios, selecciona a los participantes del proyecto con quienes te gustaría compartir este archivo. Una vez que el archivo esté listo, cada destinatario recibirá un correo electrónico con el enlace a la página de Archivos, donde podrán descargar el archivo y copiar su contraseña.
💡 Ten en cuenta que solo los participantes invitados pueden acceder a la página para descargar el archivo. Todos los pedidos de archivos disponibles se pueden encontrar en la página de Archivos.
Generando archivo
Tan pronto como definas el contenido del archivo y los destinatarios, haz clic en Crear.
Su solicitud de archivo se añadirá a la cola del sistema para su procesamiento. La generación del archivo generalmente toma hasta una hora, pero puede tardar más dependiendo del tamaño de su proyecto.
Al completar, recibirás una confirmación por correo electrónico. Si no recibiste el correo, siempre puedes verificar el estado en la pestaña de archivo del proyecto o en la página de Archivos, donde puedes encontrar todos tus pedidos en múltiples proyectos.
Caminos largos
En caso de que el proyecto contenga documentos con rutas largas (más de 260 símbolos), aparecerá un modal de confirmación preguntando cómo proceder.
Para garantizar que los destinatarios puedan trabajar con éxito con el archivo en el sistema operativo Windows, deberá decidir cómo exportar dichos documentos:
Truncar rutas largas: acorta los nombres de los documentos para que las rutas no superen los 200 caracteres, permitiendo trabajar con estos archivos sin herramientas adicionales.
💡 Aprende más sobre rutas largas de documentos y lógica de truncamiento.
Descargando archivo
Una vez que se crea el archivo, encontrarás un botón de descarga y una contraseña en su tarjeta. La contraseña también se comparte en el correo electrónico de confirmación para un acceso rápido sin necesidad de iniciar sesión en tu cuenta.
💡 Ten en cuenta que el archivo está disponible para descargar durante 30 días desde su fecha de creación. Puedes seguir cuántos días quedan mediante el estado.
Además del archivo en sí, también puedes descargar una carta de conformidad que confirme su contenido y suma de verificación.
Revocando acceso al archivo
En caso de que el archivo se haya creado o compartido por error con los destinatarios incorrectos, los administradores del proyecto pueden editar sus destinatarios.
Vaya a Archivado de proyectos del proyecto dado o a la página de Archivos en todos los proyectos.
En la tarjeta de archivo correspondiente, haz clic en Editar junto a Destinatarios.
Eliminar los destinatarios correspondientes de la lista.
Haz clic en Guardar.
ℹ️ El remitente del pedido es un destinatario predeterminado y no se puede eliminar.
Estados de archivo
Hay 3 estados disponibles para ayudarte a rastrear tus pedidos:
Preparación: tan pronto como se realice el pedido para la creación del archivo.
Disponible hasta: una vez que el archivo está listo para descargar, está disponible durante 30 días.
Caducado: el archivo ya no está disponible para descargar. Sin embargo, aún puedes encontrar su contraseña si es necesario.
