Como alternativa a un pedido de archivo en USB, puedes crear un archivo descargable con el contenido del proyecto. Nuestro sistema generará un archivo ZIP protegido con una contraseña segura, y estará disponible para que tú y los participantes seleccionados del proyecto lo descarguen durante 30 días.
ℹ️ Los archivos descargables están incluidos con todas las suscripciones y se pueden solicitar tantas veces como sea necesario.
Para crear un archivo, ve a la pestaña Archivado de proyectos de tu proyecto. En este menú, dirígete a la sección Archivo descargable y haz clic en Crear archivo.
Contenido del archivo
Hay 3 opciones disponibles: Documentos e informes, Solo documentos y Personalizado.
💡 El índice del proyecto se incluye en todos los archivos por defecto y contiene la lista de documentos correspondiente a la opción seleccionada.
Documentos e informes
Por defecto, este tipo de archivo incluye todos los documentos del proyecto e informes adicionales sobre permisos, registro de actividad (historial de todas las acciones) y lista de usuarios.
Opcionalmente, puede incluir el contenido de la papelera de reciclaje, y las discusiones y adjuntos de P&R.
ℹ️ La papelera de reciclaje está disponible solo si no está vacía. Y el contenido de P&R está disponible solo para proyectos con P&R habilitado y configurado.
Solo documentos
Por defecto, este tipo de archivo incluye todos los documentos del proyecto sin informes adicionales.
Opcionalmente, puede incluir el contenido de la papelera de reciclaje.
ℹ️ La papelera de reciclaje está disponible solo si no está vacía.
Personalizado
Esta opción le permite seleccionar qué documentos e informes deben incluirse en el archivo. Hay 3 opciones:
Disponible para el grupo de usuarios
Solo los documentos que están permitidos para el grupo de usuarios seleccionado.
ℹ️ La lista contiene tanto grupos de usuarios activos como desactivados. Los grupos eliminados, los administradores y los grupos personalizados no están disponibles. Obtén más información sobre los roles de usuario.
Opcionalmente, informes y datos adicionales: registro de actividad, lista de usuarios, permisos y discusiones y adjuntos de P&R.
También puede previsualizar la lista de documentos disponibles para el grupo seleccionado.
Carpetas seleccionadas
Carpetas específicas que deben incluirse en el archivo.
Opcionalmente, informes y datos adicionales: lista de usuarios, papelera de reciclaje, y discusiones y adjuntos de P&R.
Todos los documentos
Se incluyen todos los documentos del proyecto.
Opcionalmente, informes y datos adicionales: registro de actividad, lista de usuarios, permisos, papelera de reciclaje, y discusiones y adjuntos de P&R.
💡 Todos los informes contienen datos solo sobre el grupo o las carpetas seleccionadas. Si hay al menos un documento con redacciones aplicadas en el proyecto, puedes elegir si mostrar u ocultar el contenido redactado.
Destinatarios
En el menú desplegable de destinatarios, selecciona a los participantes del proyecto con quienes deseas compartir este archivo. Una vez que el archivo esté listo, cada destinatario recibirá un correo electrónico con el enlace a la página de Archivos, donde podrán descargar el archivo y copiar su contraseña.
💡 Ten en cuenta que solo los participantes invitados pueden acceder a la página para descargar el archivo. Todos los pedidos de archivos disponibles se pueden encontrar en la página de Archivos.
Cumplimiento
En la sección de cumplimiento, puedes optar por obtener una carta de conformidad que confirme el contenido del archivo.
⚠️ Si se requiere una carta de conformidad, el proyecto debe estar bloqueado para garantizar la integridad de los datos. Si aún no ha sido bloqueado, se te pedirá que lo hagas. Esto asegura que la versión archivada sea un registro fiel y definitivo del proyecto.
Generando archivo comprimido
Tan pronto como definas el contenido del archivo y los destinatarios, haz clic en Crear.
Tu solicitud de archivo se añadirá a la cola del sistema para su procesamiento. La generación del archivo suele tardar hasta una hora, pero puede demorar más dependiendo del tamaño de tu proyecto.
Al finalizar, recibirás una confirmación por correo electrónico. Si no encuentras el correo, siempre puedes consultar el estado en la pestaña de archivo de proyectos o en la página de Archivos, donde puedes ver todos tus pedidos de varios proyectos.
Rutas largas
En caso de que el proyecto contenga documentos con rutas largas (más de 260 símbolos), aparecerá una ventana de confirmación preguntando cómo proceder.
Para asegurarse de que los destinatarios puedan trabajar correctamente con el archivo en el sistema operativo Windows, deberá decidir cómo exportar dichos documentos:
Truncar rutas largas: acorta los nombres de los documentos para que las rutas no superen los 200 caracteres, permitiendo trabajar con estos archivos sin herramientas adicionales.
💡 Obtenga más información sobre rutas de documentos largas y lógica de truncamiento.
Descargando archivo
Una vez que se haya creado el archivo, encontrarás un botón de descarga y la contraseña en su tarjeta. La contraseña también se comparte en el correo electrónico de confirmación para que puedas acceder rápidamente sin necesidad de iniciar sesión en tu cuenta.
💡 Ten en cuenta que el archivo estará disponible para descargar durante 30 días desde la fecha de su creación. Puedes ver cuántos días quedan según el estado.
Además del propio archivo, también puedes descargar una carta de conformidad que confirma su contenido y suma de verificación.
Revocando el acceso al archivo
En caso de que el archivo se haya creado por error o se haya compartido con los destinatarios equivocados, los administradores del proyecto pueden editar sus destinatarios.
Ve a Archivado de proyectos del proyecto dado o a la página de Archivos de todos los proyectos.
En la tarjeta de archivo correspondiente, haz clic en Editar junto a Destinatarios.
Elimina los destinatarios correspondientes de la lista.
Haz clic en Guardar.
ℹ️ El remitente del pedido es un destinatario predeterminado y no se puede eliminar.
Estados de archivo
Hay 3 estados disponibles para ayudarte a hacer seguimiento de tus pedidos:
Preparando: tan pronto como se realiza el pedido para la creación del archivo.
Archivado de proyectos
Disponible hasta: una vez que el archivo esté listo para descargar, estará disponible durante 30 días.
Archivado de proyectos
Caducado: el archivo ya no está disponible para descargar. Sin embargo, aún puedes encontrar su contraseña si la necesitas.
Archivado de proyectos