Tan pronto como se crea tu proyecto, necesitas configurarlo para un acceso seguro por las partes involucradas.
Configuración general
La configuración del proyecto se encuentra en el menú Configuración en el panel izquierdo.
Aquí, puedes verificar y actualizar las siguientes configuraciones:
General: revise y gestione el estado de su proyecto, edite el nombre o enlace, agregue los datos de contacto del administrador y verifique la ubicación de almacenamiento de su proyecto.
Marca: sube un logotipo, cambia el color del tema y el fondo de la página de inicio de sesión para reflejar la marca de tu empresa.
Documentos: habilitar y deshabilitar las funciones de indexación automática de documentos, control de versiones y publicación.
Etiquetas: añade y ajusta los grupos de etiquetas existentes y sus valores. Etiquetar ayuda a organizar tus documentos en diferentes carpetas del proyecto.
Marcas de agua: decide cuándo mostrar las marcas de agua; edita el color, la opacidad, la posición y los detalles incluidos de las marcas de agua.
Marcas de agua: decide cuándo mostrar las marcas de agua; edita el color, la opacidad, la posición y los detalles incluidos de las marcas de agua.
Seguridad: proporciona acceso de soporte si es necesario; fortalece la seguridad habilitando la verificación en dos pasos y la verificación por correo electrónico, restringe el acceso por dominios de correo electrónico y direcciones IP.
💡 Con la suscripción Enterprise, los propietarios y gerentes de cuentas corporativas pueden definir configuraciones predeterminadas para todos los proyectos recién creados. Esto asegura la alineación con las políticas de la empresa y una configuración de proyecto más rápida.
Poblando el proyecto
A continuación, defina los documentos que deben agregarse y los participantes que deben involucrarse en su proyecto.
Subiendo documentos
Puede comenzar con los documentos del proyecto de una de las siguientes maneras:
Subir documentos desde tu computadora o desde el almacenamiento externo (por ejemplo, SharePoint o OneDrive).
Importar estructura de carpetas para ser poblada con documentos más tarde por usted u otros participantes.
Cargar la lista de comprobación de diligencia debida
Gestione fácilmente la fase de diligencia debida de su proyecto con la función Due diligence checklist:
Cargar listas de control: Importe sus listas de control XLSX directamente a la VDR sin conversión.
Colabore en las listas de comprobación en tiempo real: Edite las listas de comprobación en directo dentro de la VDR para mantener a todo el mundo alineado.
Control de permisos: Asigna permisos de Sólo Ver o Editar a grupos de usuarios específicos.
Seguimiento de la actividad: Realiza un seguimiento de todas las acciones, incluidas las ediciones y descargas, para una total transparencia.
💡 Por defecto, la función está deshabilitada, y los grupos sin permisos habilitados no pueden ver la sección. Solo los administradores pueden habilitar esta función.
Gestión de documentos
Si se requieren cambios en documentos ya cargados, puedes fácilmente:
Copiar y mover documentos dentro de un proyecto o a otro proyecto.
Eliminar archivos y carpetas.
Renombra un solo documento o varios utilizando la función de renombrado en masa.
Invitando participantes y asignando permisos
Después de configurar el proyecto y subir todos los archivos y carpetas requeridos, el siguiente paso es configurar el acceso de los participantes creando grupos de usuarios y asignando permisos correspondientemente.
En la pestaña Participantes, puedes:
Añade otro administrador para ayudarte a gestionar el proyecto.
Configura permisos de documentos granulares que constan de 8 niveles: Sin acceso, Cerca, Ver, Encriptado, PDF, Original, Subir y Administrar.
Define el acceso al proyecto y otras configuraciones de seguridad.
Agregue participantes a los grupos durante o después de su creación.
Importar participantes en masa a través de Excel o invitar uno por uno a grupos previamente creados.
Compartiendo documentos
Puede compartir los documentos de su proyecto tanto con los participantes invitados como con las partes externas según sea necesario.
Permisos para los participantes del proyecto
La página de permisos designados tiene como objetivo compartir documentos dentro del proyecto solo con los participantes invitados. Puedes establecer permisos durante la creación del grupo y gestionarlos en cualquier momento en Permisos.
Enlace de archivo para participantes externos
En la pestaña Documentos, puedes compartir un enlace a un archivo para acceso instantáneo por las partes especificadas fuera del proyecto. No requiere invitación ni registro, pero aún puedes mantener tus datos seguros revocando el acceso y rastreando la actividad en el registro de auditoría.
💡 Esta función está disponible con la suscripción de Business y Enterprise.
Puede acceder y gestionar todos los enlaces generados en la sección Shared del módulo Documentos.
Seguimiento de actividad
Toda la actividad del proyecto se puede rastrear con la ayuda de Informes exhaustivos, incluyendo el acceso a documentos, inicios de sesión de usuarios, cambios en la configuración del proyecto y seguimiento acción por acción si es necesario. Además, puedes optar por recibir diferentes notificaciones por correo electrónico para mantenerte al día y suscribirte a los informes disponibles.
Informes disponibles
Registro de actividad: obtenga información detallada sobre la actividad del proyecto, incluyendo el seguimiento de las acciones individuales de los usuarios como el acceso a archivos, la duración de la visualización de archivos, el cambio de permisos y cualquier otro evento.
Visión general de los documentos: obtenga una visión detallada del tiempo que los usuarios o grupos dedican a ver documentos y páginas específicos.
Matriz de compromiso: rastrea cómo los usuarios interactúan con los archivos y carpetas en el proyecto, incluyendo acciones como ver, descargar e imprimir documentos.
Almacenamiento de datos: vea los archivos y carpetas más grandes, las tendencias de uso, exporte todos ellos a Excel y tome decisiones financieras y de eficiencia de costos relevantes.
Registro de permisos: monitorear cambios de permisos.
Suscripciones: manténgase actualizado incluso cuando no esté utilizando la plataforma: suscríbase a cualquiera de los informes disponibles para recibir actualizaciones vitales del proyecto por correo electrónico con una frecuencia seleccionada.
Notificaciones
En la configuración personal bajo el menú de configuración, puedes establecer las siguientes notificaciones:
Documentos subidos y eliminados
Documentos subidos y eliminados por mí
El almacenamiento de datos alcanzó el límite
Nueva actividad de Preguntas y Respuestas
Manteniendo el proyecto
Panel de proyecto
Los administradores del proyecto pueden obtener una rápida vista general de todo el proyecto aprovechando las percepciones en tiempo real, estadísticas y gráficos: Actividad, Preguntas y Respuestas, y Documentos.
Preguntas y respuestas (Q&A)
Una vez que se agregan los participantes, puedes configurar la sección de Preguntas y Respuestas para una comunicación segura sin salir del proyecto. Dado que los diferentes equipos necesitan estar operativos tan pronto como comienza el proyecto, una herramienta de Preguntas y Respuestas adecuada es crucial para prevenir violaciones de datos y garantizar una comunicación eficiente.
Papelera de reciclaje
Los administradores pueden gestionar los contenidos eliminados en la Papelera de reciclaje disponible en el panel de navegación izquierdo. Ofrece capacidades de clasificación, y la capacidad de restaurar o eliminar permanentemente documentos según sea necesario.
Archivado de proyectos
En cualquier etapa de su acuerdo, puede solicitar unidades USB con el contenido de su proyecto o crear archivos descargables con el mismo contenido del proyecto.
Una vez que su proyecto esté finalizado o se acerque al final, puede cerrarlo o programar un cierre para una fecha y hora específicas.
💡 Asegúrate de tener una copia de seguridad del contenido de tu proyecto antes del cierre, ya que los administradores también pierden el acceso al proyecto una vez que se cierra.