Tan pronto como se crea tu proyecto, necesitas configurarlo para un acceso seguro por las partes involucradas.
Configuración general
La configuración del proyecto se encuentra en el menú Configuración en el panel izquierdo.
Aquí, puedes verificar y actualizar las siguientes configuraciones:
General: edita el nombre del proyecto, los detalles de contacto del administrador, desactiva o activa la indexación automática de documentos y visualiza la ubicación de almacenamiento de tu proyecto.
Marca: sube un logotipo, cambia el color del tema y el fondo de la página de inicio de sesión para reflejar la marca de tu empresa.
Etiquetas: añade y ajusta los grupos de etiquetas existentes y sus valores. Etiquetar ayuda a organizar tus documentos en diferentes carpetas del proyecto.
Términos de uso: crea términos para que los participantes los acepten antes de acceder a tu proyecto.
Marcas de agua: decide cuándo mostrar las marcas de agua; edita el color, la opacidad, la posición y los detalles incluidos de las marcas de agua.
Seguridad: proporciona acceso de soporte si es necesario; fortalece la seguridad habilitando la verificación en dos pasos y la verificación por correo electrónico, restringe el acceso por dominios de correo electrónico y direcciones IP.
💡 Con la suscripción Enterprise, los propietarios y gerentes de cuentas corporativas pueden definir configuraciones predeterminadas para todos los proyectos recién creados. Esto asegura la alineación con las políticas de la empresa y una configuración de proyecto más rápida.
Poblando el proyecto
A continuación, defina los documentos que deben agregarse y los participantes que deben involucrarse en su proyecto.
Subiendo documentos
Puede comenzar con los documentos del proyecto de una de las siguientes maneras:
Subir documentos desde tu computadora o desde el almacenamiento externo (por ejemplo, SharePoint o OneDrive).
Importar estructura de carpetas para ser poblada con documentos más tarde por usted u otros participantes.
Gestión de documentos
Si se requieren cambios en documentos ya cargados, puedes fácilmente:
Copiar y mover documentos dentro de un proyecto o a otro proyecto.
Eliminar archivos y carpetas.
Renombra un solo documento o varios utilizando la función de renombrado en masa.
Invitando participantes y asignando permisos
Después de configurar el proyecto y subir todos los archivos y carpetas requeridos, el siguiente paso es configurar el acceso de los participantes creando grupos de usuarios y asignando permisos correspondientemente.
En la pestaña Participantes, puedes:
Añade otro administrador para ayudarte a gestionar el proyecto.
Configura permisos de documentos granulares que constan de 8 niveles: Sin acceso, Cerca, Ver, Encriptado, PDF, Original, Subir y Administrar.
Define el acceso al proyecto y otras configuraciones de seguridad.
Agregue participantes a los grupos durante o después de su creación.
Importar participantes en masa a través de Excel o invitar uno por uno a grupos previamente creados.
Compartiendo documentos
Puede compartir los documentos de su proyecto tanto con los participantes invitados como con las partes externas según sea necesario.
Permisos para los participantes del proyecto
La página de permisos designados tiene como objetivo compartir documentos dentro del proyecto solo con los participantes invitados. Puedes establecer permisos durante la creación del grupo y gestionarlos en cualquier momento en Permisos.
Enlace de archivo para participantes externos
En la pestaña Documentos, puedes compartir un enlace a un archivo para acceso instantáneo por las partes especificadas fuera del proyecto. No requiere invitación ni registro, pero aún puedes mantener tus datos seguros revocando el acceso y rastreando la actividad en el registro de auditoría.
💡 Esta función está disponible con la suscripción de Business y Enterprise.
Seguimiento de actividad
Toda la actividad del proyecto se puede rastrear con la ayuda de Informes exhaustivos, incluyendo el acceso a documentos, inicios de sesión de usuarios, cambios en la configuración del proyecto y seguimiento acción por acción si es necesario. Además, puedes optar por recibir diferentes notificaciones por correo electrónico para mantenerte al día y suscribirte a los informes disponibles.
Informes disponibles
Registro de actividad: obtenga información detallada sobre la actividad del proyecto, incluyendo el seguimiento de las acciones individuales de los usuarios como el acceso a archivos, la duración de la visualización de archivos, el cambio de permisos y cualquier otro evento.
Matriz de compromiso: rastrea cómo los usuarios interactúan con los archivos y carpetas en el proyecto, incluyendo acciones como ver, descargar e imprimir documentos.
Almacenamiento de datos: vea los archivos y carpetas más grandes, las tendencias de uso, exporte todos ellos a Excel y tome decisiones financieras y de eficiencia de costos relevantes.
Suscripciones: manténgase actualizado incluso cuando no esté utilizando la plataforma: suscríbase a cualquiera de los informes disponibles para recibir actualizaciones vitales del proyecto por correo electrónico con una frecuencia seleccionada.
Notificaciones
En la configuración personal bajo el menú de configuración, puedes establecer las siguientes notificaciones:
Documentos subidos y eliminados
Documentos subidos y eliminados por mí
El almacenamiento de datos alcanzó el límite
Nueva actividad de Preguntas y Respuestas
Manteniendo el proyecto
Panel de proyecto
Los administradores del proyecto pueden obtener una rápida vista general de todo el proyecto aprovechando las percepciones en tiempo real, estadísticas y gráficos: Actividad, Preguntas y Respuestas, y Documentos.
P&R
Una vez que se agregan los participantes, puedes configurar la sección de Preguntas y Respuestas para una comunicación segura sin salir del proyecto. Dado que los diferentes equipos necesitan estar operativos tan pronto como comienza el proyecto, una herramienta de Preguntas y Respuestas adecuada es crucial para prevenir violaciones de datos y garantizar una comunicación eficiente.
Papelera de reciclaje
Los administradores pueden gestionar los contenidos eliminados en la Papelera de reciclaje disponible en el panel de navegación izquierdo. Ofrece capacidades de clasificación, y la capacidad de restaurar o eliminar permanentemente documentos según sea necesario.
Archivado de proyectos
En cualquier etapa de tu trato, puedes ordenar unidades USB con el contenido de tu proyecto.
Una vez que su proyecto esté finalizado o se acerque al final, puede cerrarlo o programar un cierre para una fecha y hora específicas.
💡 Asegúrate de tener una copia de seguridad del contenido de tu proyecto antes del cierre, ya que los administradores también pierden el acceso al proyecto una vez que se cierra.