La pestaña de Documentos dentro de la configuración del proyecto permite a los administradores configurar las preferencias relacionadas con documentos para sus proyectos. Para acceder a la configuración de documentos:
Vaya a Configuración – Proyecto.
Haz clic en Documentos.
En esta pestaña, los administradores del proyecto pueden habilitar o deshabilitar (activar/desactivar) las siguientes funciones:
Indexación automática: controla si los archivos y carpetas se indexan numéricamente o se ordenan alfabéticamente.
Versionado: sube, almacena y rastrea versiones de documentos para una colaboración sin problemas.
Publicación: revisa, redacta y gestiona permisos antes de publicar y hacer que los documentos estén disponibles para los participantes del proyecto.
Indexación automática de documentos
La indexación automática determina cómo se estructuran las carpetas y documentos subidos en tu proyecto, y está habilitada por defecto.
Cuando está habilitado:
Las carpetas y documentos se les asignan números secuenciales automáticamente.
Los archivos se pueden reordenar editando manualmente su índice o arrastrándolos y soltándolos.
Cuando está desactivado:
Las carpetas y documentos se ordenan alfabéticamente por defecto (0–9, A–Z).
No es posible reordenar dentro de la estructura.
💡 Si desactivas la indexación automática y luego la vuelves a habilitar, se restaurará el orden original de los archivos y carpetas.
Versionado de documentos
La versionado de documentos está habilitado por defecto para mejorar tus flujos de trabajo de gestión de documentos.
Con esta función habilitada, los administradores del proyecto obtienen:
Flexibilidad y control total sobre el historial de versiones del documento.
Colaboración fluida en documentación precisa y actualizada.
Gestión eficiente del almacenamiento sin costos adicionales para versiones anteriores.
⚠️ Si desactivas la versionado de documentos, todas las versiones anteriores de los documentos se eliminarán de manera irreversible, conservando solo las versiones actuales.
Publicación de documentos
La publicación de documentos está desactivada por defecto. Habilitar la publicación añade un paso de revisión para mejorar la seguridad del documento antes de ponerlos a disposición de los participantes del proyecto.
Cuando está habilitado:
Todas las nuevas cargas de documentos están sin publicar por defecto.
Los documentos deben ser revisados y publicados por los administradores del proyecto, permitiéndoles si es necesario:
Redacta cualquier contenido sensible.
Revisar y ajustar los permisos de documentos.
Sube una versión actualizada.
Modificar el nombre del documento, ubicación, etiquetas, etcétera.
⚠️ Si habilitas la publicación y luego la desactivas, todos los documentos no publicados se volverán visibles para los participantes del proyecto según sus permisos.