💡La versión actual del documento es la única que cuenta para tu almacenamiento total; las versiones anteriores se almacenan sin costo adicional.
La versión de documentos está habilitada por defecto. Los administradores del proyecto pueden desactivarla en la pestaña Documentos dentro de Configuración del proyecto.
Subir nuevas versiones
Nuestro sistema admite el control de versiones de documentos para los siguientes formatos de archivo:
PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG
Para subir una nueva versión:
Haz clic derecho en el documento que deseas actualizar
Seleccione Agregar nueva versión del menú contextual
Elija el nuevo documento de su dispositivo local y proceda con la carga
Una vez que se añade una nueva versión, aparecerá un indicador visual que muestra el número de todas las versiones asociadas junto al documento.
Puedes subir hasta 50 versiones a un documento.
💡 Solo administradores y participantes con permisos de Cargar y Gestionar pueden cargar, ver, descargar y restaurar versiones de documentos.
Ver historial de versiones
Puedes rastrear fácilmente el historial de versiones haciendo clic en el icono del contador de versiones junto a un documento. Aquí, verás el historial completo de versiones, incluyendo:
Autor
Fecha de carga
Tamaño del archivo
💡 Los participantes con permisos de descarga y menores solo pueden acceder a la versión actual y no podrán ver versiones anteriores.
Gestionar versiones
Para gestionar las versiones de documentos, abre el modo de Historial de versiones haciendo clic en el icono del indicador de versión junto a un documento. Selecciona una versión y haz clic en ... para abrir un menú contextual donde puedes realizar las siguientes acciones:
Ver
Descargar
Hacer actual (Puede volver a una versión anterior en cualquier momento seleccionando esta opción)
Eliminar (Las versiones eliminadas del modo historial no se pueden restaurar)
💡Solo administradores y participantes con permiso de gestión pueden eliminar versiones anteriores.
La versión actual no se puede eliminar desde el modo de Historial de versiones. Si deseas eliminar la versión actual, sal del modo de Historial de versiones y elimina el documento. Si decides restaurar el documento desde la Papelera de reciclaje, se restaurarán todas las versiones asociadas.
Rastrear cambios
Un registro de auditoría automático captura todos los cambios de versión. Puedes rastrear estos cambios utilizando el informe de Registro de actividad y aplicando los siguientes filtros de acción:
Nueva versión agregando
Eliminación de versión
Restauración de la versión anterior
Notificaciones
Se le notificará sobre las versiones recién subidas de acuerdo con sus preferencias de notificaciones por correo electrónico.
La Versionado de Documentos mejora la gestión de tus documentos al ofrecer flexibilidad, control total sobre el historial de versiones y una gestión de almacenamiento eficiente sin cargos adicionales. Esto asegura una colaboración fluida y una mayor transparencia, facilitando el mantenimiento de documentos actualizados y precisos dentro de tu proyecto.