La función de publicación de documentos permite a los administradores revisar y redactar documentos antes de ponerlos a disposición de los usuarios, independientemente de sus permisos. Los administradores también pueden configurar los ajustes de acceso para garantizar que la información sensible esté protegida. Las nuevas cargas permanecen sin publicar por defecto, lo que permite la verificación y ajustes antes de la distribución.
ℹ️ Disponible en los siguientes planes de suscripción: Core, Premier, Enterprise y Pro a partir de 2024.
Habilitar y deshabilitar la publicación
Esta función está desactivada por defecto en todos los nuevos proyectos. Para habilitar y comenzar a usar la publicación de documentos:
Vaya a Configuración → Proyecto → pestaña de Documentos.
Haz clic en el interruptor junto a Publicación.
⚠️ Todos los nuevos documentos subidos por administradores y usuarios con permisos de Subir o Gestionar después de que la función esté activada están no publicados por defecto.
Desactivar esta función hará que todos los documentos no publicados sean visibles para los participantes del proyecto según sus permisos. Aparecerá un mensaje de confirmación si hay documentos no publicados al desactivar la función.
Publicación y despublicación de documentos
Cuando la publicación está habilitada en el proyecto:
La columna de Estado aparece en la pestaña de Documentos, indicando si el archivo o carpeta está publicado o no.
Solo los administradores pueden publicar o despublicar documentos, y ver todos los documentos no publicados.
Los usuarios con permisos de Cargar o Gestionar pueden ver solo sus propios documentos no publicados y retener el acceso a menos que su permiso esté configurado en Sin acceso.
Los archivos adjuntos de P&R se publican por defecto.
Para publicar o despublicar documentos:
Seleccione uno o más elementos en la lista de documentos.
Haz clic en Publicar o Despublicar desde el menú contextual o en el panel superior.
* Las opciones disponibles dependen de los estados de los elementos seleccionados.
Al publicar por primera vez, necesitarás confirmar la acción en la ventana modal. Puedes hacer clic en "No mostrar de nuevo" para evitar futuras solicitudes de confirmación.
Una vez que el documento se publica, se vuelve disponible según los permisos del usuario.
⚠️ Para publicar un documento dentro de una carpeta no publicada, también se requerirá publicar la carpeta principal.
Acceso rápido: No publicado
Los administradores pueden acceder y revisar todos los documentos no publicados en la pestaña dedicada bajo Acceso rápido – No publicados.
Estado de publicación vs otras características
Mover o copiar documentos:
Mover/copiar un documento publicado a una ubicación no publicada lo hace no publicado.
Mover/copiar un documento no publicado a una ubicación publicada mantiene su estado.
Los documentos copiados a otro proyecto siempre están sin publicar.
Versionado de documentos: agregar una nueva versión o restaurar una versión anterior mantiene el estado de publicación del documento.
Compartir mediante enlace externo: los documentos no publicados no se pueden compartir externamente.
Papelera de reciclaje: los documentos restaurados siempre están sin publicar.