La función de publicación de documentos permite a los administradores revisar y redactar documentos antes de ponerlos a disposición de los usuarios, independientemente de sus permisos. Los administradores también pueden configurar los ajustes de acceso para garantizar que la información sensible esté protegida. Las nuevas cargas permanecen sin publicar por defecto, lo que permite su verificación y ajustes antes de la distribución.
ℹ️ Disponible en los siguientes planes de suscripción: Core, Premier, Enterprise y Pro a partir de 2024.
Habilitar y deshabilitar la publicación
Esta función está desactivada por defecto en todos los proyectos nuevos. Para activarla y comenzar a usar la publicación de documentos:
Ve a Configuración → Proyecto → pestaña Documentos.
Haz clic en el interruptor junto a Publicación.
⚠️ Todos los documentos nuevos subidos por administradores y usuarios con permisos de Cargar o Gestionar después de que la función esté activada estarán no publicados por defecto.
Desactivar esta función hará que todos los documentos no publicados sean visibles para los participantes del proyecto según sus permisos. Aparecerá un mensaje de confirmación si hay documentos no publicados al desactivar la función.
Publicar y despublicar documentos
Cuando la publicación está habilitada en el proyecto:
La columna Estado aparece en la pestaña Documentos, indicando si el archivo o carpeta está publicado o no.
Solo los administradores pueden publicar o despublicar documentos, y ver todos los documentos no publicados.
Los usuarios con permisos de Cargar o Administrar solo pueden ver sus propios documentos no publicados y mantienen el acceso a menos que su permiso se establezca en Sin acceso.
Los archivos adjuntos de preguntas y respuestas se publican de forma predeterminada.
Para publicar o despublicar documentos:
Selecciona uno o más elementos en la lista de documentos.
Haz clic en Publicar o Despublicar desde el menú contextual o en el panel superior.
* Las opciones disponibles dependen del estado de los elementos seleccionados.
Al publicar por primera vez, deberás confirmar la acción en la ventana modal. Puedes hacer clic en "No mostrar de nuevo" para evitar futuras solicitudes de confirmación.
Una vez que el documento se publica, está disponible según los permisos de usuario.
⚠️ Para publicar un documento dentro de una carpeta no publicada, también se te pedirá que publiques la carpeta principal.
Acceso rápido: No publicado
Los administradores pueden acceder y revisar todos los documentos no publicados en la pestaña dedicada bajo Acceso rápido – No publicados.
Estado de publicación frente a otras funciones
Mover o copiar documentos:
Mover o copiar un documento publicado a una ubicación no publicada lo convierte en no publicado.
Mover o copiar un documento no publicado a una ubicación publicada mantiene su estado.
Los documentos copiados a otro proyecto siempre están sin publicar.
Versionado de documentos: agregar una nueva versión o restaurar una versión anterior mantiene el estado de publicación del documento.
Compartir mediante enlace externo: los documentos no publicados no se pueden compartir externamente.
Papelera de reciclaje: los documentos restaurados siempre están sin publicar.