Separe usuarios externos por empresa y usuarios internos por departamento. Esta segmentación facilita la asignación de permisos relevantes y el control de acceso.

Utilice grupos para necesidades específicas, como equipos legales, financieros o de diligencia debida.

Asigna al menos dos administradores para garantizar la resiliencia. Esto permite una gestión fluida si un administrador no está disponible.

Los administradores pueden supervisar la gestión de ciertos grupos.

Decida si los usuarios deben ver a otros usuarios en el proyecto. Puede personalizar la visibilidad para limitar la exposición de los usuarios o promover la colaboración habilitando la visibilidad entre los miembros del equipo.

Los permisos se aplican a todo el grupo, no a usuarios individuales. La configuración del grupo debe estar alineada con las necesidades de acceso para evitar complicaciones más adelante.

Estructura grupos basados en roles, de modo que el acceso se otorgue según la función del trabajo o la fase del proyecto.

Invitar usuarios en masa a través de un archivo de Excel o copiar y pegar direcciones de correo electrónico. Esto ahorra tiempo y asegura que los usuarios se agreguen rápidamente.

Asigne permisos según el grupo (por ejemplo, Admin, Usuario, Personalizado). Ajuste los permisos a nivel de grupo utilizando los 8 niveles de permiso disponibles de Ideals VDR (por ejemplo, Sin Acceso, Ver, Descargar, Subir, Administrar).

Crea grupos en un estado desactivado. Luego actívalos cuando el proyecto esté listo. Los participantes recibirán entonces invitaciones por correo electrónico según sea necesario.

Requerir que los usuarios acepten un NDA de clickwrap antes de acceder a los documentos. Llevar un registro de quién ha aceptado y exportar NDAs firmados para mantener registros.

Utiliza la función de arrastrar y soltar para subir archivos rápidamente.

Para grandes volúmenes de archivos, considere usar almacenamiento en la nube de terceros (por ejemplo, OneDrive, SharePoint).

Si es necesario, renombra archivos en lote para mantener la consistencia y evitar errores manuales.

Utiliza la aplicación de escritorio para sincronizar tu carpeta local con el VDR tanto para la población inicial como para las actualizaciones continuas. Esto simplifica la gestión de grandes proyectos.

Después de subirlos, verifica que los archivos estén en las carpetas correctas y que los nombres de los documentos sean consistentes.

Aproveche columnas personalizables y ordenación para agilizar la gestión de archivos y facilitar el seguimiento del contenido.

Asigna permisos a nivel de grupo para garantizar la coherencia y reducir la carga administrativa. De esta manera, defines el acceso una vez para cada grupo y se aplica a todos los miembros.

Utilice la función Ver como para verificar permisos.

Ten en cuenta cómo los permisos se heredan desde las carpetas principales a las subcarpetas y archivos.

Si configuras una carpeta para Gestionar acceso, todas las subcarpetas y archivos heredarán este permiso, lo cual puede no ser siempre ideal. Ajusta los permisos a nivel de carpeta o archivo si es necesario.

Ciertos archivos, como videos o contenido multimedia, tienen más opciones de permisos granulares (por ejemplo, Ver, Original, Administrar). Revise los tipos de archivos y ajuste los permisos según corresponda para reflejar la sensibilidad de cada archivo.

Utilice acceso escalonado (por ejemplo, Ver, Descargar, Administrar) basado en roles de usuario.

Para documentos altamente sensibles, restrinja los permisos para evitar el acceso no autorizado o la fuga de datos.

Considere establecer algunos archivos como Sin acceso para ciertos grupos, especialmente si el documento es confidencial o irrelevante para su función.

Audite regularmente los permisos de los usuarios para asegurarse de que todavía estén alineados con las necesidades del proyecto. A medida que los usuarios o el contenido cambien, ajuste los permisos en consecuencia.

Utilice las vistas Por Grupos y Por Documentos para rastrear fácilmente qué usuarios o grupos tienen acceso a documentos o carpetas específicos.

Durante los movimientos de archivos o carpetas, se recomienda que decida que los permisos deben heredar de la carpeta de destino. Pero existe la opción de mantener la configuración actual si lo necesita.

Agregue una capa adicional de seguridad al requerir que todos los usuarios verifiquen su identidad con 2FA.

Habilitar marcas de agua automatizadas. Las marcas de agua pueden incluir detalles personalizados como correo electrónico, nombre del proyecto y dirección IP.

Para documentos sensibles, desactive las opciones de descarga e impresión. Esto asegura que el documento permanezca dentro del entorno controlado del VDR.

Para entornos de alta seguridad, considere restringir el acceso a IPs específicas o dominios autorizados. Esto limita la entrada solo a aquellos en redes de confianza.

Implemente un acuerdo de confidencialidad de aceptación por clic que los usuarios deben aceptar antes de acceder a cualquier dato. Esto asegura que todos los participantes estén al tanto de las obligaciones de confidencialidad y legales.

Estructura tu VDR con carpetas de nivel superior basadas en las fases clave del proyecto (por ejemplo, Due Diligence, Legal, Financiero) o áreas funcionales (por ejemplo, Contratos, Cumplimiento).

Cree subcarpetas bajo cada fase o función para organizar los documentos de manera más detallada (por ejemplo, bajo Legal, subcarpetas para Contratos, PI, Regulatorio).

Restringir el acceso a carpetas según el tipo de contenido y los roles de usuario. Las carpetas sensibles (por ejemplo, Legal, Confidencial) deben tener permisos más estrictos.

Si tienes una estructura de proyecto existente (por ejemplo, de una lista de verificación de Excel), utiliza nuestra función de importación de estructura de carpetas para ahorrar tiempo.

Obtén una instantánea del estado del acuerdo usando Dashboard

Utilice Registro de actividad para rastrear las vistas de documentos, descargas y otras interacciones. Monitoree el comportamiento de los usuarios en busca de signos de actividad irregular.

Utilice Descripción del documento para garantizar la interacción con los archivos correctos

Rastrea cómo los usuarios interactúan con los documentos: quién está viendo, descargando e imprimiendo archivos. Esto ayuda a identificar qué contenido es más importante o necesita más atención.

Suscríbete a los informes clave del proyecto para recibir actualizaciones automáticas sobre el uso de almacenamiento, la actividad de los usuarios y más.

Antes de cerrar el proyecto, crea una copia de seguridad de todo el contenido. Descarga los archivos del proyecto o solicita un archivo USB encriptado para mayor seguridad.

Considere archivar el proyecto para futuras referencias o cumplimiento. Personalice el contenido incluido en el archivo, eligiendo entre todos los documentos, grupos específicos o carpetas particulares.

Utiliza la Papelera de reciclaje para gestionar los archivos eliminados. Puedes restaurar el contenido eliminado si es necesario o eliminarlo permanentemente para asegurarte de que no sea accesible.