Las firmas electrónicas permiten a los administradores solicitar firmas seguras en documentos a los participantes del proyecto, todo sin salir de la sala de datos. Esto simplifica los flujos de trabajo y respalda el cumplimiento en todas las transacciones.
💡 Solo los administradores pueden enviar documentos para firma. Los firmantes podrán acceder automáticamente a un archivo si están marcados como firmantes.
Disponibilidad
Solo los administradores pueden solicitar firmas.
Solo los firmantes asignados pueden firmar.
No es compatible en la versión móvil del producto.
💡 Si un firmante abre un enlace en su dispositivo móvil, se le pedirá que lo abra en un navegador de escritorio antes de poder continuar.
Enviando un documento para firma
Paso 1: Abre el archivo y envíalo para firma
Los administradores pueden hacer clic derecho en un documento convertible a PDF (PDF, DOC, DOCX, RTF o TXT) y seleccionar Solicitar firma.
💡 Esta opción no aparecerá si el documento tiene errores de redacción.
Paso 2: Agregar firmantes
En la ventana modal, selecciona al menos un participante activo del proyecto para firmar el documento.
Haz clic en Continuar para continuar.
💡 Los firmantes no necesitan tener acceso al documento para firmar.
Paso 3: Coloca los campos de firma
Utiliza la interfaz de arrastrar y soltar para asignar al menos un campo de firma por firmante.
Puedes:
Agregar varios campos por firmante
Reubicar campos
Editar o eliminar firmantes
Una vez hecho esto, haz clic en Enviar.
Paso 4: Finalizar solicitud
Tendrás la opción de agregar un nombre de archivo y un mensaje (de hasta 300 caracteres).
Haz clic en Enviar para crear la solicitud y serás redirigido a la página de Firmas, donde se almacena una copia en PDF del archivo.
Esta actividad queda registrada en el Registro de actividades, con todos los detalles de la solicitud.
Si no puedes ver a ningún firmante o eliminas accidentalmente a todos los firmantes, se te pedirá que agregues firmantes en el panel derecho.
Haz clic en Agregar firmantes y añade los participantes requeridos antes de continuar.
Firmar un documento
Solo los firmantes asignados pueden firmar documentos.
Paso 1: Abre el documento
Los firmantes pueden acceder a los documentos que requieren su firma a través de la página de Firmas o mediante un correo electrónico de notificación.
Paso 2: Comienza a firmar
Haz clic en Iniciar en la parte superior o haz clic en un campo de firma para comenzar. Usa Siguiente para saltar entre los campos.
Paso 3: Añade tu firma
Dibuja tu firma y haz clic en Agregar. Cada firma incluye tu nombre y una marca de tiempo. Tu firma se completará automáticamente en los campos restantes cuando hagas clic en los campos de firma.
Paso 4: Finalizar
Una vez que todos los campos estén firmados, haz clic en Finalizar en la parte superior. Volverás a la página de Firmas y aparecerá un mensaje de confirmación. Las entradas del registro de actividad rastrean todas las acciones de firma.
Descargando el documento finalizado
Los administradores y firmantes pueden descargar los documentos completamente firmados en Documentos > Firmas usando el acceso directo de Descarga en el lado derecho de la tabla:
O desde dentro del propio documento:
Uso de la página de firmas
La página de Firmas está disponible para los administradores de forma predeterminada al abrir una solicitud de firma, y disponible para los firmantes solo si tienen una solicitud de firma abierta:
Los administradores ven todas las solicitudes
Otros usuarios solo ven los documentos que se les asignan
Las columnas incluyen:
Nombre de archivo
Estado (Firmado, Pendiente, Pendiente de tu firma, Anulado)
Firmantes
Enviado en la fecha
Acciones disponibles dentro de las firmas electrónicas:
Acción | Quién puede usarlo | Estado | Descripción |
Copiar en | Administradores | Firmado | Mover el documento firmado a la sección de Documentos |
Descargar | Administradores, Firmantes | Firmado | Descargar el documento completamente firmado |
Cancelar | Administradores | Pendiente | Cancelar la solicitud y notificar a todos los firmantes |
Ver documento | Administradores, Firmantes | Todos los estados | Visor de solo lectura. En Pendiente de tu firma, abre el editor |
💡 Todas las acciones se registran en el Registro de actividad.
Enviar un recordatorio
Puedes recordar a los firmantes que completen una solicitud de firma. Así es como se hace:
1. Verifica el estado del documento
Las recordatorios están disponibles cuando el documento está:
Pendiente
Pendiente de tu firma
Estos estados significan que al menos un firmante (incluyéndote a ti, si eres firmante) aún no ha firmado.
2. Pasa el cursor para mostrar la opción de recordatorio
Cuando pases el cursor sobre el documento, verás la opción Enviar recordatorio.
3. Haz clic para abrir la ventana emergente de recordatorio
Este modal mostrará solo a los firmantes que aún no han firmado.
Todos los firmantes que aún no han firmado están preseleccionados, incluyéndote a ti si corresponde.
Puedes optar por deseleccionar a cualquier persona si no quieres que reciba un recordatorio.
4. Enviar el recordatorio
Una vez que confirmes, se enviará una notificación a los firmantes seleccionados, lo que ayuda a mantener todo en orden sin correos electrónicos adicionales.
Notificaciones enviadas para firmas electrónicas
Evento | Enviado a | Detalles |
Solicitud de firma recibida | Firmantes asignados | Incluye un enlace para ver el documento |
Solicitud de firma cancelada | Administrador + todos los firmantes | La solicitud está anulada |
Documento completamente firmado | Administrador + todos los firmantes | Confirma la finalización y contiene un enlace para ver el documento |
Recordatorio sobre el documento enviado para firma | Firmantes a solicitud del administrador | Incluye un enlace para ver el documento |
La función de firmas electrónicas te permite gestionar firmas de manera rápida y segura, ayudándote a mantener el cumplimiento y la eficiencia. Si tienes preguntas o necesitas ayuda, contacta a nuestro equipo de soporte; estaremos encantados de ayudarte.