Las firmas electrónicas permiten a los administradores solicitar firmas seguras en documentos a los participantes del proyecto, todo sin salir de la sala de datos. Esto simplifica los flujos de trabajo y respalda el cumplimiento en todas las transacciones.
💡 Solo los administradores pueden enviar documentos para firma. Los firmantes podrán acceder automáticamente a un archivo si están marcados como firmantes.
Disponibilidad de funciones
Solo los administradores pueden solicitar firmas.
Solo los firmantes asignados pueden firmar.
No es compatible con la versión móvil del producto.
💡 Si un firmante abre un enlace en su móvil, se le pedirá que lo abra en un navegador de escritorio antes de poder continuar.
Enviando un documento para firma
Para enviar un documento para firma:
Haz clic derecho en el archivo seleccionado en la lista.
Ve a Compartir y haz clic en Solicitar firma.
💡 Se admiten los siguientes tipos de archivo para firmas: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Esta opción no aparecerá si el documento tiene errores de redacción.
Agregar firmantes
En la ventana emergente que apareció:
Seleccione al menos un participante activo del proyecto para firmar el documento.
Haz clic en Continuar para continuar.
Archivado de proyectos
💡 Los firmantes no necesitan tener acceso al documento para firmar.
Colocar campos de firma
Después de agregar firmantes, serás redirigido a un visor para colocar los campos de firma.
Utiliza la interfaz de arrastrar y soltar para asignar al menos un campo de firma por firmante.
Puedes:
Agregue varios campos por firmante.
Reubicar campos.
Editar o eliminar firmantes.
Una vez hecho esto, haz clic en Enviar en la esquina inferior izquierda.
Finalizar solicitud
Al enviar, tendrás la opción de cambiar el nombre de un archivo y añadir un mensaje.
Haz clic en Enviar para crear la solicitud y serás redirigido a la página de Firmas, donde se almacena una copia en PDF del archivo.
💡 Esta actividad queda registrada en el Registro de actividad, con todos los detalles de la solicitud.
Si no puedes ver a ningún firmante o eliminas accidentalmente a todos los firmantes, se te pedirá que añadas firmantes en el panel derecho. Haz clic en Añadir firmantes y agrega a los participantes necesarios antes de continuar.
Firmar un documento
Solo los firmantes asignados pueden firmar documentos. Los firmantes pueden acceder a los documentos que requieren su firma a través de la página de Firmas o mediante un correo electrónico de notificación.
Para comenzar a firmar, haz clic en Iniciar en la parte superior o haz clic en un campo de firma para empezar. Usa Siguiente para saltar entre los campos.
Dibuja tu firma y haz clic en Agregar. Cada firma incluye tu nombre y una marca de tiempo. Tu firma se completará automáticamente en los campos restantes cuando hagas clic en los campos de firma.
Una vez que todos los campos estén firmados, haz clic en Finalizar en la parte superior. Volverás a la página de Firmas y aparecerá un mensaje de confirmación. Las entradas del registro de actividad rastrean todas las acciones de firma.
Descargando el documento finalizado
Los administradores y firmantes pueden descargar los documentos completamente firmados en Documentos –> Firmas usando el acceso directo de Descarga en el lado derecho de la tabla.
o desde dentro del propio documento.
Uso de la página de firmas
La página de Firmas está disponible para los administradores de forma predeterminada al abrir una solicitud de firma, y disponible para los firmantes solo si tienen una solicitud de firma pendiente:
Los administradores ven todas las solicitudes.
Otros usuarios solo ven los documentos que se les asignan.
Columnas disponibles
Nombre de archivo
Estado: Firmado, Pendiente, Pendiente de su firma, Anulado
Firmantes
Enviado en la fecha
Acciones dentro de las firmas electrónicas
Acción | Quién puede usarlo | Estado | Descripción |
Copiar en | Administradores | Firmado | Mueve el documento firmado a la sección de Documentos |
Descargar | Administradores, Firmantes | Firmado | Descargar el documento completamente firmado |
Cancelar | Pendiente | Cancelar la solicitud y notificar a todos los firmantes | Ver documento |
Administradores, Firmantes | Todos los estados | Visor de solo lectura. En Pendiente de tu firma, se abre el editor | 💡 Todas las acciones se registran en el Registro de actividad. |
Enviando un recordatorio
Puedes recordar a los firmantes que completen una solicitud de firma. Los recordatorios están disponibles cuando el documento está:
Pendiente
Pendiente de tu firma
Estos estados significan que al menos un firmante (incluyéndote a ti, si eres firmante) aún no ha firmado.
Para enviar un recordatorio:
Pasa el cursor sobre el documento requerido para ver las acciones disponibles.
Haz clic en Enviar recordatorio.
En la ventana emergente que aparece, solo verás a los firmantes que aún no han firmado.
Todos los firmantes que aún no han firmado están preseleccionados, incluyéndote a ti si corresponde.
Puedes optar por deseleccionar a cualquier persona si no quieres que reciba un recordatorio.
Una vez que confirmes, se enviará una notificación a los firmantes seleccionados, lo que ayuda a mantener todo en orden sin correos electrónicos adicionales.
Notificaciones enviadas para firmas electrónicas
Evento
Enviado a | Detalles | Solicitud de firma recibida |
Firmantes asignados | Incluye un enlace para ver el documento | Solicitud de firma cancelada |
Administrador + todos los firmantes | La solicitud ha sido anulada | Administrador + todos los firmantes |