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Todos los participantes del proyecto son invitados a grupos. La configuración del grupo define sus roles, el acceso a funciones, los permisos de documentos y otros ajustes.
💡 Solo los administradores del proyecto pueden crear nuevos grupos y definir su configuración.
Para empezar a crear un grupo, ve a la pestaña Participantes, haz clic en Crear grupo en el panel superior y sigue los pasos que se describen a continuación.
Permisos de funciones
En el primer paso, debes:
Introducir un nombre de grupo único.
Seleccionar uno de los roles disponibles con los permisos de funciones correspondientes:
Administrador: puede acceder a todos los documentos y funciones del proyecto.
Usuario: puede acceder a los documentos permitidos y a su propia actividad. Opcionalmente, puede estar autorizado a ver a los usuarios y la actividad de su propio grupo.
Personalizado: puede acceder a los documentos y funciones permitidos. Opcionalmente, puede estar autorizado a gestionar usuarios y permisos, y ver la actividad de los grupos seleccionados.
Al terminar, haz clic en Siguiente.
Permisos de documentos
Este paso se muestra solo para los roles Usuario y Personalizado. Los permisos de documentos se omiten para el rol Administrador, ya que este tiene acceso completo a todos los documentos de forma predeterminada.
Aquí puedes configurar permisos granulares para los participantes de este grupo que acceden a los documentos de tu proyecto.
De forma predeterminada, el acceso a todos los documentos está establecido en Sin acceso.
Copiar permisos de otro grupo
Durante la creación del grupo, también puedes copiar permisos de otro grupo no administrador, si existe alguno en el proyecto.
Los permisos del grupo seleccionado se preestablecerán para tu nuevo grupo, y puedes editarlos según sea necesario. Esta función puede ser útil al configurar varios grupos que necesitan tener el mismo nivel de acceso a conjuntos comunes de documentos, con la excepción de archivos o carpetas concretos.
Al terminar, haz clic en Siguiente.
Acceso al proyecto
Aquí encontrarás la configuración para:
Acceso al proyecto
Decide cuándo los participantes del grupo pueden acceder al proyecto.
Habilitar o restringir el acceso
Usa el interruptor para definir el estado de acceso del grupo:
Activado: los participantes tienen acceso al proyecto
Desactivado: los participantes no tienen acceso
Cuando el acceso está desactivado, los participantes no podrán abrir el proyecto hasta que se habilite.
Establecer fechas de acceso
Cuando el acceso está habilitado, puedes definir opcionalmente cuándo comienza y termina haciendo clic en el icono de lápiz junto a las fechas de Inicio y Fin.
Fecha de inicio
De forma predeterminada, el acceso comienza inmediatamente
Puedes seleccionar una fecha y hora específicas mediante el calendario
La fecha de inicio no se puede establecer en el pasado
Fecha de fin
De forma predeterminada, no se establece ninguna fecha de fin (el acceso permanece activo mientras el proyecto esté activo)
Puedes:
Seleccionar una duración predefinida (14, 30 o 60 días)
Establecer una fecha y hora personalizadas
Si se establece una fecha de fin, el acceso se eliminará automáticamente al alcanzarla.
Puedes actualizar la configuración de acceso en cualquier momento al editar el grupo.
Además, puedes configurar:
Verificación en 2 pasos: exige a los usuarios que verifiquen su identidad con un segundo factor al iniciar sesión en tu proyecto.
Direcciones IP permitidas: especifica las direcciones IP o rangos aplicables para permitir el acceso al proyecto. Una vez habilitado, simplemente introduce una dirección IP o un rango por línea en el campo de texto.
Participantes
Simplemente introduce las direcciones de correo electrónico requeridas y selecciona el idioma de la invitación en la lista.
Este paso es opcional, por lo que puedes optar por invitar a los participantes más tarde.
💡 Si un usuario ya está registrado en Ideals, las invitaciones se enviarán en su idioma preferido, independientemente del idioma seleccionado durante la invitación.
Haz clic en Crear para finalizar la configuración del grupo.
En cualquier momento después de la creación del grupo, puedes editar la configuración del grupo, añadir nuevos participantes o eliminar o desactivar participantes específicos.