En la pestaña Participantes, puedes invitar a usuarios a un grupo existente o nuevo.
Si aún no tienes ningún grupo, puedes crear grupos antes de invitar a los participantes o crear uno durante la adición de participantes.
💡 Los participantes pueden pertenecer a un grupo a la vez. Si deseas cambiar el grupo, haz clic con el botón derecho en los participantes seleccionados y haz clic en Mover al grupo.
Invitando a un solo usuario o a varios usuarios
Para agregar participantes, haz clic en Agregar en el panel superior, selecciona Participantes, y sigue los pasos descritos a continuación.
También puedes agregar participantes a un grupo específico utilizando el botón en línea junto a cada grupo o desde el menú contextual del grupo objetivo - Agregar participantes.
General
Ingresa una o más direcciones de correo electrónico.
Selecciona uno de los grupos existentes o crea uno nuevo.
Si eliges crear un nuevo grupo, también tendrás que definir permisos de características y documentos.Selecciona el idioma de la invitación.
Configura las notificaciones por correo electrónico sobre nuevos documentos.
💡 Ten en cuenta que todos los participantes pueden cambiar su idioma preferido y configuración de notificaciones por sí mismos en cualquier momento.
Seguridad
Aquí, necesitas definir las siguientes configuraciones de seguridad:
Acceso al proyecto: decide cuándo los participantes pueden acceder a tu proyecto.
Ilimitado: las invitaciones se envían tan pronto como se agregan los participantes.
Desactivado: los participantes no recibirán invitaciones hasta que se activen.
Fechas específicas: dependiendo de la fecha de inicio, los participantes se activarán de inmediato o en la fecha y hora especificadas. Puedes establecer opcionalmente una fecha límite, por lo que estos participantes se desactivarán automáticamente cuando sea necesario.
Verificación en 2 pasos: requiere que los usuarios verifiquen su identidad con un segundo factor al iniciar sesión en tu proyecto.
Direcciones IP permitidas: especifica las direcciones IP aplicables o rangos para permitir el acceso al proyecto. Una vez habilitado, simplemente ingresa una dirección IP o rango por línea en el campo de texto.
P&R
Si P&R está activado en el proyecto, tendrás un paso adicional durante la invitación de los participantes. Aquí puedes definir el rol de P&R de los participantes y las notificaciones sobre la nueva actividad.
💡 Las configuraciones de P&R se aplican a cada participante agregado en el primer paso, no a nivel de grupo.
Agregando participantes en masa
Recomendamos utilizar esta función cuando se agregan grandes cantidades de participantes a varios grupos a la vez.
Para agregar participantes en masa, haz clic en Agregar – Participantes en masa.
💡 Necesitas crear tus grupos antes de utilizar esta función.
Al hacer clic, la función proporciona instrucciones sobre cómo proceder:
Obtener una plantilla: descarga la plantilla desde esta pantalla de Invitación en masa.
Rellenar la plantilla: abre el archivo y edita según sea necesario, consulta a continuación para obtener más detalles.
Importar archivo: una vez que hayas terminado, guarda, arrastra y suelta, o sube el archivo.
Editando la plantilla de invitación en masa
Una vez que hayas abierto la plantilla, ingresa los detalles de los participantes en las columnas correspondientes.
Para importar el archivo con éxito, asegúrate de seguir las siguientes pautas:
Email y Grupo, marcados con un *, son obligatorios. Los nombres de los grupos deben coincidir con los de tu proyecto.
Te recomendamos que selecciones los nombres de los grupos de la lista desplegable ya que han sido exportados de tu proyecto y por lo tanto se alinean.
Los números de teléfono deben contener solo dígitos, y deben estar en formato internacional, por ejemplo, +441234567890.
Importando el archivo
Una vez que el archivo ha sido editado según sea necesario y guardado, puede ser importado mediante arrastrar y soltar o a través del botón Elegir archivo.
Después de la importación del archivo y antes de la invitación en sí, todos los posibles participantes se enumeran.
Todos los campos enumerados pueden ser editados.
Los errores (rojo) se señalan y detienen el envío de invitaciones.
Las advertencias (amarillo) se señalan para resaltar un problema menor que puede necesitar ser abordado.
Los correos electrónicos y los grupos se rellenan previamente desde la plantilla, junto con cualquier información adicional, como el nombre y apellido, la empresa, el título del trabajo, etc. Los administradores pueden verificar los destinatarios previstos, corregir errores y confirmar las invitaciones.