En el proyecto, hay tres tipos de notas disponibles para diferentes tipos de usuarios según su nivel de acceso:
Nota privada: puede ser añadida por cualquier usuario y solo está disponible para el autor.
Nota pública: solo puede ser añadida por administradores y es visible para todos los usuarios.
Nota de grupo: puede ser publicada por todos los participantes excepto los usuarios que solo visualizan y solo está disponible para los participantes del grupo del autor.
Añadiendo notas
Para agregar una nota, selecciona la carpeta/archivo o simplemente pasa el cursor sobre él en la lista y haz clic en el icono de suma en la columna de Notas.
Como alternativa, haz clic derecho en el documento, selecciona Agregar en el menú contextual y luego haz clic en Nota.
En la ventana emergente que aparece, selecciona el tipo de nota, introduce el texto de la nota y haz clic en Agregar.
Los usuarios verán una ventana emergente con la nota añadida cuando abran el documento.
💡 La nota aparece cuando se abre el archivo y también cuando el participante hace clic en el icono de número en la columna Notas de la sección Documentos.
Gestión de notas
Para editar o eliminar una nota en un documento seleccionado, haga clic en el número en la columna Notas, y haga clic en los tres puntos para seleccionar la opción relevante.
Revisando todas las notas disponibles
Las Notas tienen una carpeta independiente en el panel de navegación izquierdo, bajo Documentos. Esta carpeta consolida todas las notas disponibles en un solo lugar de fácil acceso. Así, los usuarios pueden consultar y gestionar rápidamente las notas sin tener que navegar por diferentes documentos o carpetas, lo que fomenta la eficiencia y la productividad.
Esto también permite las siguientes capacidades:
Buscar
Filtrar
Editar notas
Eliminar notas
Exportar todas las notas disponibles a un archivo XLSX
💡 Un administrador no puede ver ni exportar las notas privadas de otros usuarios, así como las notas de grupo de otros grupos de usuarios.
ℹ️ También recomendamos utilizar el módulo de Preguntas y Respuestas (Q&A) para agilizar la comunicación relacionada con el proyecto entre administradores y grupos de usuarios, asegurando que todas las interacciones estén organizadas y sean fácilmente accesibles.