Les signatures électroniques permettent aux administrateurs de demander des signatures sécurisées sur des documents auprès des participants au projet — le tout sans quitter la data room. Cela simplifie les flux de travail et favorise la conformité dans toutes les transactions.
💡 Seuls les administrateurs peuvent envoyer des documents pour signature. Les signataires pourront automatiquement accéder à un fichier s'ils sont désignés comme signataires.
Disponibilité
Seuls les administrateurs peuvent demander des signatures.
Seuls les signataires désignés peuvent signer.
Non pris en charge dans la version mobile du produit.
💡 Si un signataire ouvre un lien sur son mobile, il sera invité à l'ouvrir dans un navigateur de bureau avant de pouvoir continuer.
Envoi d'un document pour signature
Étape 1 : Ouvrir le fichier et envoyer pour signature
Les administrateurs peuvent faire un clic droit sur un document convertible en PDF (PDF, DOC, DOCX, RTF ou TXT) et sélectionner Demander une signature.
💡 Cette option n'apparaîtra pas si le document comporte des erreurs de caviardage.
Étape 2 : Ajouter des signataires
Dans la fenêtre modale, sélectionnez au moins un participant actif au projet pour signer le document.
Cliquez sur Continuer pour continuer.
💡 Les signataires n'ont pas besoin d'avoir accès au document pour le signer.
Étape 3 : Placer les champs de signature
Utilisez l'interface glisser-déposer pour attribuer au moins un champ de signature par signataire.
Vous pouvez :
Ajouter plusieurs champs par signataire
Repositionner les champs
Modifier ou supprimer des signataires
Une fois terminé, cliquez sur Envoyer.
Étape 4 : Finaliser la demande
Vous aurez la possibilité d'ajouter un nom de fichier et un message (jusqu'à 300 caractères).
Cliquez sur Envoyer pour créer la demande et vous serez redirigé vers la page Signatures où une copie PDF du fichier y est stockée.
Cette activité est enregistrée dans le Journal d'activité, avec tous les détails de la demande.
Si vous ne pouvez pas voir de signataires ou si vous supprimez accidentellement tous les signataires, vous serez invité à Ajouter des signataires dans le panneau de droite.
Cliquez sur Ajouter des signataires et ajoutez les participants requis avant de continuer.
Signature d'un document
Seuls les signataires désignés peuvent signer des documents.
Étape 1 : Ouvrir le document
Les signataires peuvent accéder aux documents nécessitant leur signature via la page Signatures ou un e-mail de notification.
Étape 2 : Commencer à signer
Cliquez sur Démarrer en haut ou cliquez sur un champ de signature pour commencer. Utilisez Suivant pour naviguer entre les champs.
Étape 3 : Ajoutez votre signature
Dessinez votre signature et cliquez sur Ajouter. Chaque signature inclut votre nom et un horodatage. Votre signature se remplira automatiquement dans les champs restants lorsque vous cliquerez sur les champs de signature.
Étape 4 : Terminer
Une fois que tous les champs sont signés, cliquez sur Terminer en haut. Vous reviendrez à la page Signatures, et un message de confirmation apparaît. Les entrées du journal d'activité suivent toutes les actions de signature.
Téléchargement du document terminé
Les administrateurs et les signataires peuvent télécharger des documents entièrement signés soit dans Documents > Signatures en utilisant le raccourci Télécharger sur le côté droit du tableau :
Ou depuis le document lui-même :
Utilisation de la page Signatures
La page Signatures est accessible aux administrateurs par défaut lors de l'ouverture d'une demande de signature, et accessible aux signataires uniquement s'ils ont une demande de signature ouverte :
Les administrateurs voient toutes les demandes
Les autres utilisateurs ne voient que les documents qui leur sont assignés
Les colonnes comprennent :
Nom du fichier
Statut (Signé, En attente, En attente de votre signature, Annulé)
Signataires
Envoyé le
Actions disponibles dans les signatures électroniques :
Action | Qui peut l'utiliser | Statut | Description |
Copier vers | Administrateurs | Signé | Déplacer le document signé vers la section Documents |
Télécharger | Administrateurs, Signataires | Signé | Télécharger le document entièrement signé |
Annuler | Administrateurs | En attente | Annuler la demande et notifier tous les signataires |
Voir le document | Administrateurs, Signataires | Tous les statuts | Visionneuse en lecture seule. Dans En attente de votre signature, ouvre l'éditeur |
💡 Toutes les actions sont enregistrées dans le Journal d'activité.
Envoyer un rappel
Vous pouvez rappeler aux signataires de compléter une demande de signature. Voici comment :
1. Vérifier l'état du document
Les rappels sont disponibles lorsque le document est soit :
En attente
En attente de votre signature
Ces statuts signifient qu'au moins un signataire (y compris vous, si vous êtes signataire) n'a pas encore signé.
2. Survolez pour révéler l'option de rappel
Lorsque vous survolez le document, vous verrez une option Envoyer un rappel.
3. Cliquez pour ouvrir la fenêtre modale de rappel
Cette fenêtre modale n'affichera que les signataires qui n'ont pas encore signé.
Tous les signataires qui doivent encore signer sont présélectionnés, y compris vous si cela vous concerne.
Vous pouvez choisir de désélectionner n'importe qui si vous ne souhaitez pas qu'ils reçoivent un rappel.
4. Envoyer le rappel
Une fois que vous confirmez, une notification est envoyée aux signataires sélectionnés – ce qui permet de garder les choses sur la bonne voie sans courriels supplémentaires.
Notifications envoyées pour les signatures électroniques
Événement | Envoyé à | Détails |
Demande de signature reçue | Signataires assignés | Inclut un lien pour consulter le document |
Demande de signature annulée | Admin + tous les signataires | La demande est annulée |
Document entièrement signé | Admin + tous les signataires | Confirme l'achèvement et contient un lien pour visualiser le document |
Rappel concernant le document envoyé pour signature | Signataires sur demande de l'administrateur | Inclut un lien pour consulter le document |
La fonctionnalité de signatures électroniques vous permet de gérer les signatures rapidement et en toute sécurité, vous aidant à rester conforme et efficace. Si vous avez des questions ou besoin d'aide, contactez notre équipe d'assistance — nous sommes heureux de vous aider.