Les signatures électroniques permettent aux administrateurs de demander des signatures sécurisées sur des documents aux participants du projet – le tout sans quitter la salle de données. Cela simplifie les flux de travail et favorise la conformité dans toutes les transactions.
💡 Seuls les administrateurs peuvent envoyer des documents pour signature. Les signataires pourront automatiquement accéder à un fichier s'ils sont désignés comme signataires.
Disponibilité des fonctionnalités
Seuls les administrateurs peuvent demander des signatures.
Seuls les signataires désignés peuvent signer.
Non pris en charge dans la version mobile du produit.
💡 Si un signataire ouvre un lien sur son mobile, il sera invité à l'ouvrir dans un navigateur de bureau avant de pouvoir continuer.
Envoi d'un document pour signature
Pour envoyer un document à signer :
Cliquez avec le bouton droit sur le fichier sélectionné dans la liste.
Allez dans Partager et cliquez sur Demander une signature.
💡 Les types de fichiers suivants sont pris en charge pour les signatures : PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Cette option n'apparaîtra pas si le document contient des erreurs de caviardage.
Ajouter des signataires
Dans la fenêtre modale qui s'affiche :
Sélectionnez au moins un participant actif du projet pour signer le document.
Cliquez sur Continuer pour procéder.
Archivage de projet
💡 Les signataires n'ont pas besoin d'avoir accès au document pour le signer.
Placer les champs de signature
Après avoir ajouté des signataires, vous serez redirigé vers un visualiseur pour placer les champs de signature.
Utilisez l'interface glisser-déposer pour attribuer au moins un champ de signature par signataire.
Vous pouvez :
Ajouter plusieurs champs par signataire.
Repositionner les champs.
Modifier ou supprimer les signataires.
Une fois terminé, cliquez sur Envoyer dans le coin inférieur gauche.
Finaliser la demande
Lors de l'envoi, vous aurez la possibilité de modifier le nom du fichier et d'ajouter un message.
Cliquez sur Envoyer pour créer la demande, et vous serez redirigé vers la page Signatures, où une copie PDF du fichier est stockée.
💡 Cette activité est enregistrée dans le Journal d'activité, avec tous les détails de la demande.
Si vous ne pouvez voir aucun signataire ou si vous supprimez accidentellement tous les signataires, vous serez invité à ajouter des signataires dans le panneau de droite. Cliquez sur Ajouter des signataires et ajoutez les participants requis avant de continuer.
Signature d'un document
Seuls les signataires désignés peuvent signer des documents. Les signataires peuvent accéder aux documents nécessitant leur signature via la page Signatures ou un e-mail de notification.
Pour commencer à signer, cliquez sur Démarrer en haut ou cliquez sur un champ de signature pour commencer. Utilisez Suivant pour passer d'un champ à l'autre.
Dessinez votre signature et cliquez sur Ajouter. Chaque signature inclut votre nom et un horodatage. Votre signature se remplira automatiquement dans les champs restants lorsque vous cliquerez sur les champs de signature.
Une fois que tous les champs sont signés, cliquez sur Terminer en haut. Vous reviendrez à la page Signatures, et un message de confirmation apparaîtra. Les entrées du journal d'activité suivent toutes les actions de signature.
Téléchargement du document terminé
Les administrateurs et signataires peuvent télécharger les documents entièrement signés soit dans Documents –> Signatures en utilisant le raccourci Télécharger sur le côté droit du tableau
ou depuis le document lui-même.
Utilisation de la page Signatures
La page Signatures est disponible aux administrateurs par défaut lors de l'ouverture d'une demande de signature, et disponible aux signataires uniquement s'ils ont une demande de signature ouverte :
Les administrateurs voient toutes les demandes.
Les autres utilisateurs ne voient que les documents qui leur sont attribués.
Colonnes disponibles
Nom de fichier
Statut : Signé, En attente, En attente de votre signature, Annulé
Signataires
Envoyé le
Actions dans les signatures électroniques
Action | Qui peut l'utiliser | Statut | Description |
Copier vers | Administrateurs | Signé | Déplacer le document signé vers la section Documents |
Télécharger | Administrateurs, Signataires | Signé | Télécharger le document entièrement signé |
Annuler | En attente | Annuler la demande et notifier tous les signataires | Voir le document |
Administrateurs, Signataires | Tous les statuts | Visualiseur en lecture seule. Dans En attente de votre signature, ouvre l'éditeur | 💡 Toutes les actions sont enregistrées dans le Journal d'activité. |
Envoi d'un rappel
Vous pouvez rappeler aux signataires de compléter une demande de signature. Les rappels sont disponibles lorsque le document est soit :
En attente
En attente de votre signature
Ces statuts signifient qu'au moins un signataire (vous y compris, si vous êtes signataire) n'a pas encore signé.
Pour envoyer un rappel :
Survolez le document requis pour voir les actions disponibles.
Cliquez sur Envoyer un rappel.
Dans la fenêtre modale qui apparaît, vous ne verrez que les signataires qui n'ont pas encore signé.
Tous les signataires qui n'ont pas encore signé sont présélectionnés, y compris vous si cela s'applique.
Vous pouvez choisir de désélectionner toute personne si vous ne voulez pas qu'elle reçoive un rappel.
Une fois que vous confirmez, une notification est envoyée aux signataires sélectionnés – ce qui aide à maintenir le processus sur la bonne voie sans e-mails supplémentaires.
Notifications envoyées pour les signatures électroniques
Événement
Envoyé à | Détails | Demande de signature reçue |
Signataires assignés | Inclut un lien pour consulter le document | Demande de signature annulée |
Administrateur + tous les signataires | La demande est annulée | Administrateur + tous les signataires |