Lors de la préparation du début d'un projet, vous pouvez déjà avoir un index de projet défini avec la structure de dossier souhaitée à créer.
Notre fonctionnalité d'importation de structure de dossiers aide à créer automatiquement des dossiers en masse, ce qui fait gagner du temps lors de la configuration d'un nouveau projet.
ℹ️ Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les administrateurs.
Pour commencer, cliquez sur Importer la structure de dossier dans le menu Index du projet du panneau d'actions.
💡 Pour importer une structure de dossiers, vous devez d'abord activer l'indexation automatique des documents.
Si l'indexation automatique n'est pas activée, une fenêtre modale vous demandera si vous souhaitez l'activer. Cliquez sur Activer et passez à l'étape suivante.
Il vous sera ensuite demandé avec quelle méthode vous souhaitez importer votre structure de dossiers :
Fichier XLSX : créer une structure de dossiers en important un fichier XLSX.
Autre projet : copier une structure de dossiers d'un projet existant.
ℹ️ Vous ne pouvez copier que depuis un projet pour lequel vous avez accepté les conditions d'utilisation. Si vous n'avez pas encore accepté ces conditions, vous serez invité à les accepter.
fichier XLSX
Lors de la sélection de l'importation depuis un fichier Excel, vous serez dirigé vers une nouvelle page.
Téléchargement du fichier
Glissez-déposez ou choisissez votre fichier XLSX avec l'index du projet. Si vous n'en avez pas déjà un, vous pouvez télécharger notre modèle. Cliquez sur l'icône de téléchargement pour télécharger le modèle.
Pour traiter avec succès votre fichier XLSX, assurez-vous qu'il répond aux critères suivants :
La structure est indexée
Format XLSX
Moins de 10 Mo
Utilisez uniquement des chiffres et des points pour votre index
Utilisez uniquement une colonne d'index qui comprend des sous-index
L'index et le nom ne peuvent pas contenir les symboles \ / : * ? " < > |
En cas d'autres problèmes inhabituels, vous serez informé en conséquence.
Vérification de la structure détectée
Après avoir traité avec succès votre fichier, vérifiez la structure et ajustez les données détectées automatiquement si nécessaire.
Paramètres disponibles
Les paramètres disponibles dépendent de la structure de votre fichier et de la présence d'autres dossiers dans le projet. Par défaut, vous trouverez les paramètres suivants :
Index: le système prend la valeur de la première cellule qui correspond au modèle d'index dans la plage sélectionnée.
💡 La première feuille avec des données valides est utilisée. Si 2 feuilles ou plus sont sélectionnées, le système fusionne les indices de toutes les listes. Pour réussir cela, les colonnes devraient être les mêmes sur toutes les feuilles sélectionnées.
Nom: si plusieurs colonnes sont sélectionnées, le nom est fusionné en un seul; les valeurs de différentes colonnes sont séparées par des tirets.
Importer dans un dossier spécifique: inclure l'index du dossier de destination sélectionné.
💡 Dans ce cas, la structure du dossier sera créée à l'intérieur du dossier sélectionné déjà présent dans le projet.
Inclure l'index dans le nom : ajouter des index aux noms de dossiers si nécessaire. Utile si vous ne prévoyez pas d'utiliser l'indexation automatique des documents pour votre projet. Dans ce cas, les documents seront triés par ordre alphabétique selon l'index inclus dans le nom.
💡 Si vous avez précédemment créé des dossiers dans votre projet et devez les renommer en masse, utilisez l'option Fusionner les dossiers. Dans ce cas, les dossiers existants seront associés par leurs index, et les nouveaux noms du fichier Excel seront appliqués. Les dossiers renommés seront en plus marqués dans l'aperçu de la structure.
Doublons
Si votre structure importée contient des doublons, vous verrez une fenêtre modale proposant trois options de traitement :
Fusionner: les fichiers et les index seront fusionnés.
Garder uniquement l'existant: le fichier existant reste.
Gardez les deux: le nouveau fichier est importé et numéroté.
Aperçu de la structure du dossier
Dans cette étape, vous obtenez un aperçu complet de la structure de dossiers qui sera créée dans votre projet. Utilisez les filtres dans le coin supérieur droit pour examiner les erreurs et avertissements s'il y en a.
💡 Les noms de dossiers ne peuvent pas contenir les symboles suivants : \ / : * ? " < > | et ils sont automatiquement remplacés par un tiret (-) avec une icône d'avertissement affichée. De plus, chaque dossier doit avoir un index et un nom uniques. Si des conflits sont détectés, vous verrez les messages d'erreur correspondants sous chaque dossier concerné.
Dans l'aperçu, vous pouvez :
Renommez à la fois les dossiers existants et nouveaux.
Modifier l'index des dossiers importés.
Reconstruisez l'index pour éliminer les lacunes dans l'index.
Supprimer les dossiers importés.
Une fois que vous avez tout vérifié, cliquez sur Créer et attendez que les dossiers soient créés et/ou renommés. Habituellement, cela ne prend que quelques instants.
S'il y a des problèmes, vous serez notifié via un message toast. Pour corriger les erreurs, cliquez sur Corriger les erreurs dans le message toast. Cela vous ramène à l'étape de prévisualisation.
Un autre projet
En sélectionnant cette méthode d'importation, vous serez invité à sélectionner le projet source et le dossier de destination si nécessaire.
Projet source
Sélectionnez le projet requis dans la liste déroulante affichée. Une fois sélectionné, le système chargera la structure du projet source, et vous la verrez affichée à l'écran sous la zone de saisie.
Dans le menu déroulant, vous pouvez également rechercher un projet si vous en avez beaucoup.
Dossiers à importer
Pour continuer, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer l'ensemble de la structure de dossiers en cochant la case du projet ou seulement des dossiers spécifiques.
Dossier de destination
Vous pouvez sélectionner l'endroit où vous souhaitez importer votre structure dans votre projet. Si le dossier de destination n'est pas sélectionné, la structure sera créée dans le dossier racine.
Cliquez sur Suivant pour prévisualiser votre structure avant l'importation.
Dépannage
Vous ne pourrez pas procéder à l'importation tant que toutes les erreurs ne seront pas résolues. Assurez-vous de résoudre tous les problèmes avant de soumettre la structure de dossiers. En suivant ces conseils de dépannage, vous pouvez résoudre les problèmes d'importation de dossiers courants et vous assurer que votre structure de dossiers est correctement configurée dans votre projet.
Erreurs courantes
L'index est déjà utilisé
Problème : le numéro d'index que vous avez spécifié est déjà attribué à un autre dossier.
Solution : choisissez un numéro d'index unique pour chaque dossier afin d'éviter les conflits. Chaque dossier de votre structure doit avoir son propre index distinct.
Aucun dossier parent trouvé
Problème : un dossier enfant n'a pas son dossier parent, ce qui signifie que la hiérarchie des dossiers est rompue.
Solution : assurez-vous que chaque dossier enfant est assigné à un dossier parent et que le numéro d'index du dossier parent est correctement spécifié.
Avertissements courants
Renommé depuis l'ancienne valeur
Problème : le nom du dossier a été automatiquement renommé en raison de conflits ou de données manquantes.
Solution : si le nom du dossier est manquant ou invalide, le système le renommera en fonction de l'index fourni. Vous pouvez modifier manuellement le nom si nécessaire.
Le nom du dossier est manquant, son index sera utilisé à la place
Problème : un nom de dossier est vide, donc le système utilise automatiquement le numéro d'index du dossier comme nom.
Solution : assurez-vous que chaque dossier porte un nom significatif pour éviter toute confusion. Si aucun nom n'est fourni, le numéro d'index sera utilisé par défaut.
Le nom du dossier ne peut pas dépasser 255 caractères, la partie excédentaire a donc été automatiquement supprimée
Problème : le nom du dossier dépasse la limite de caractères autorisée.
Solution : raccourcissez le nom du dossier pour vous assurer qu'il ne dépasse pas la limite de 255 caractères. Tout caractère excédentaire sera automatiquement supprimé.
Symboles non valides supprimés
Problème : le nom du dossier contient des caractères non valides qui ne sont pas autorisés dans le système, par exemple, des symboles spéciaux.
Solution : le système remplacera automatiquement les caractères non valides par des traits d'union (-). Vérifiez les noms de vos dossiers et supprimez tous les caractères qui pourraient causer des problèmes.
Correction des erreurs et avertissements
Le nombre d'erreurs et d'avertissements sera affiché en bas de la page. Assurez-vous de les examiner et de résoudre tous les problèmes avant de procéder à l'importation.
Vous pouvez survoler l'info-bulle à côté d'un dossier pour afficher plus de détails sur l'erreur ou l'avertissement. Cela fournit des informations supplémentaires pour vous aider à résoudre le problème.
Conseils supplémentaires
Suppression de dossiers
Vous pouvez supprimer les dossiers nouvellement ajoutés, y compris ceux avec des erreurs et des avertissements. Cependant, les dossiers existants ne peuvent pas être supprimés une fois ajoutés à la structure.
Reconstruction de l'index
Si vous rencontrez des problèmes d'indexation, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Reconstruire l'index. Cela corrigera automatiquement la numérotation des dossiers, restaurant la séquence.
⚠️ Le processus de reconstruction de l'index est irréversible. Si vous devez annuler les modifications, vous devez revenir à l'étape précédente ou modifier manuellement les index.