Lors de la préparation du début d'un projet, vous pouvez déjà avoir un index de projet défini avec la structure de dossier souhaitée à créer.
Notre fonctionnalité d'importation de structure de dossiers aide à créer automatiquement des dossiers en vrac à partir du fichier Excel fourni, économisant du temps sur la configuration d'un nouveau projet.
ℹ️ Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les administrateurs.
Pour commencer, cliquez sur Importer la structure des dossiers dans le menu +Nouveau sur le panneau d'action ou la page de démarrage des documents si votre projet n'a pas encore de documents.
💡 Pour importer une structure de dossiers, vous devez d'abord activer l'indexation automatique des documents.
Si l'indexation automatique n'est pas activée, une fenêtre modale vous demandera si vous souhaitez l'activer. Cliquez sur Activer et passez à l'étape suivante.
1. Télécharger le fichier
Glissez-déposez ou choisissez votre fichier XLSX avec l'index du projet. Si vous n'en avez pas déjà un, vous pouvez télécharger notre modèle. Cliquez sur l'icône de téléchargement pour commencer à télécharger le modèle.
Pour traiter avec succès votre fichier XLSX, assurez-vous qu'il répond aux critères suivants :
La structure est indexée
Format XLSX
Moins de 10 Mo
Utilisez uniquement des chiffres et des points pour votre index
Utilisez uniquement une colonne d'index qui comprend des sous-index
L'index et le nom ne peuvent pas contenir les symboles \ / : * ? " < > |
En cas d'autres problèmes inhabituels, vous serez informé en conséquence.
2. Vérifiez la structure détectée
Après avoir traité avec succès votre fichier, vérifiez la structure et ajustez les données détectées automatiquement si nécessaire.
Paramètres disponibles
Les paramètres disponibles dépendent de la structure de votre fichier et de la présence d'autres dossiers dans le projet. Par défaut, vous trouverez les paramètres suivants :
Index: le système prend la valeur de la première cellule qui correspond au modèle d'index dans la plage sélectionnée.
💡 La première feuille avec des données valides est utilisée. Si 2 feuilles ou plus sont sélectionnées, le système fusionne les indices de toutes les listes. Pour réussir cela, les colonnes devraient être les mêmes sur toutes les feuilles sélectionnées.
Nom: si plusieurs colonnes sont sélectionnées, le nom est fusionné en un seul; les valeurs de différentes colonnes sont séparées par des tirets.
Importer dans un dossier spécifique: inclure l'index du dossier de destination sélectionné.
💡 Dans ce cas, la structure du dossier sera créée à l'intérieur du dossier sélectionné déjà présent dans le projet.
Inclure l'index dans le nom: ajoutez des indices aux noms des dossiers si nécessaire. Utile si vous ne prévoyez pas d'utiliser l'indexation automatique des documents pour votre projet. Dans ce cas, les documents seront triés alphabétiquement selon l'index inclus dans le nom.
💡 Si vous avez précédemment créé des dossiers dans votre projet et que vous devez les renommer en masse, utilisez l'option Fusionner les dossiers. Dans ce cas, les dossiers existants seront appariés par leurs indices, et les nouveaux noms du fichier Excel seront appliqués. Les dossiers renommés seront en outre marqués dans l'aperçu de la structure.
Doublons
Si votre structure importée contient des doublons, vous verrez une fenêtre modale proposant trois options de traitement :
Fusionner: les fichiers et les index seront fusionnés.
Garder uniquement l'existant: le fichier existant reste.
Gardez les deux: le nouveau fichier est importé et numéroté.
3. Prévisualisez la structure de votre dossier
Dans cette étape, vous obtenez un aperçu complet de la structure des dossiers qui sera créée dans votre projet.
💡 Les noms de dossiers ne peuvent pas contenir les symboles suivants : \ / : * ? " < > | et ils sont automatiquement remplacés par un tiret (-) avec une icône d'avertissement affichée.
De plus, chaque dossier doit avoir un index et un nom uniques. Si des conflits sont détectés, vous verrez des messages d'erreur correspondants sous chaque dossier en question.
Dans l'aperçu, vous pouvez :
Renommez à la fois les dossiers existants et nouveaux.
Modifier l'index des dossiers importés.
Reconstruisez l'index pour éliminer les lacunes dans l'index.
Supprimer les dossiers importés.
Une fois que vous avez tout revu, cliquez sur Importer et attendez que les dossiers soient créés et/ou renommés. Habituellement, cela ne prend que quelques instants.
Si des problèmes surviennent, vous serez informé via un message toaster. Pour corriger les erreurs, cliquez sur l'action Corriger les erreurs à l'intérieur du message toaster. Cela vous ramène à l'étape de prévisualisation.
