Renommer en masse permet aux administrateurs de gérer efficacement de grands volumes de documents, économisant du temps et améliorant l'efficacité du flux de travail.

💡 Cette fonctionnalité est disponible avec les abonnements Business ou Enterprise.

Le renommage en bloc permet aux administrateurs de renommer la structure de dossiers entière dans un projet rapidement et sans interruption. En renommant via une seule opération, cette fonctionnalité élimine le besoin de renommer manuellement les fichiers individuels, améliorant ainsi la productivité et réduisant le risque d'erreurs.

💡 De plus, toutes les actions de renommage en masse sont consignées dans les journaux d'audit, garantissant la transparence et la responsabilité tout au long du processus de renommage.

Pour accéder au flux de renommage en bloc, cliquez sur Nouveau sur le panneau supérieur et sélectionnez Renommer en bloc.

Les administrateurs peuvent choisir de modifier en deux modes différents :

Utilisez le bouton basculant fourni pour sélectionner le mode qui semble le plus approprié.

💡 Utilisation recommandée : le flux de fichiers index est recommandé pour gérer efficacement de grands volumes de fichiers et de dossiers.

Saisissez les nouveaux noms pour les dossiers et les documents dans la colonne "Nouveau nom". Toutes les autres informations doivent correspondre à votre projet pour être importées avec succès.

Seuls les éléments qui contiennent un nouveau nom dans la colonne Nouveau nom seront traités. Dans le cas où cette colonne est vide, le fichier/dossier conserve le nom existant.

💡 Après l'importation du fichier, tous les noms de fichiers sont répertoriés dans l'outil d'édition, afin que les administrateurs puissent vérifier et résoudre tous les problèmes signalés par le système.

Pour garantir que le fichier est lu par notre système et qu'aucune erreur n'est détectée, veuillez vous assurer que le contenu entré dans le modèle respecte les règles suivantes :

💡 Utilisation recommandée : le flux de l'outil d'édition est idéal pour renommer un petit nombre de fichiers/dossiers facilement.

L'outil d'édition permet aux administrateurs de :

Peu importe l'option que vous utilisez, la fonctionnalité de renommage en masse détectera automatiquement toutes les erreurs ou avertissements trouvés dans vos modifications prospectives. Ceux-ci sont mis en évidence avec des icônes pertinentes sur le côté droit de chaque élément correspondant et résumés le long du panneau inférieur.

Lors de l'aperçu de l'outil d'édition, les utilisateurs verront toute la structure, mais seuls les éléments modifiés seront mis en évidence avec une icône spéciale. En passant la souris sur cette icône, les utilisateurs peuvent voir l'ancien nom de l'élément.

Pour filtrer votre écran de modification, appuyez sur Sélectionner le filtre dans le coin supérieur droit. Ici, vous pouvez filtrer par :

💡 L'utilisation du filtre est particulièrement utile lors de la finalisation d'un grand index de projet et peut faciliter grandement la correction des problèmes.

Seulement lorsque l'utilisateur confirme l'action de renommage en masse, le système agira sur les modifications proposées. L'utilisateur fait cela en cliquant sur Renommer sur la page d'aperçu.

Lorsque le fichier d'index contenant plus de 3000 fichiers et dossiers est importé, l'administrateur verra l'écran suivant :

C'est parce qu'un grand index peut prendre plus de temps pour importer tous les détails.

Si l'administrateur confirme le renommage en appuyant sur le bouton Renommer, alors le processus de renommage réel commencera.

Lorsque le processus est terminé, l'administrateur recevra un email avec les résultats.

Que vous ayez à gérer un grand volume de documents ou seulement quelques-uns, cette fonctionnalité offre flexibilité et facilité d'utilisation. Si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions concernant le renommage en masse, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance pour obtenir de l'aide.