Utilisez-vous une version plus ancienne de VDR ? Cet article couvre les fonctionnalités et fonctionnalités de la dernière version de notre VDR. Si vous utilisez une version plus ancienne, veuillez vous référer à Invitation de l'utilisateur [ancien VDR] pour des informations pertinentes.
Dans l'onglet Participants, vous pouvez inviter des utilisateurs à un groupe existant ou nouveau.
Si vous n'avez pas encore de groupes, vous pouvez créer des groupes avant d'inviter des participants ou en créer un lors de l'ajout de participants.
💡 Les participants peuvent appartenir à un groupe à la fois. Si vous souhaitez changer de groupe, faites un clic droit sur les participants sélectionnés et cliquez sur Déplacer vers le groupe.
Inviter un ou plusieurs utilisateurs
Pour ajouter des participants, cliquez sur Ajouter sur le panneau supérieur, sélectionnez Participants, et suivez les étapes décrites ci-dessous.
Vous pouvez également ajouter des participants à un groupe spécifique en utilisant le bouton en ligne à côté de chaque groupe ou à partir du menu contextuel du groupe cible - Ajouter des participants.
Général
Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail.
Sélectionnez l'un des groupes existants ou créez-en un nouveau.
Si vous choisissez de créer un nouveau groupe, vous devrez également définir les autorisations de fonctionnalités et de documents.Sélectionnez la langue de l'invitation.
Configurez les notifications par e-mail concernant les nouveaux documents.
💡 N'oubliez pas que tous les participants peuvent changer leur langue préférée et paramètres de notification à tout moment.
Sécurité
Ici, vous devez définir les paramètres de sécurité suivants :
Accès au projet : décidez quand les participants peuvent accéder à votre projet.
Illimité : les invitations sont envoyées dès que les participants sont ajoutés.
Désactivé : les participants ne recevront pas d'invitations tant qu'ils ne seront pas activés.
Dates spécifiques : en fonction de la date de début, les participants seront soit activés immédiatement, soit à la date et à l'heure spécifiées. Vous pouvez éventuellement définir une date de fin, afin que ces participants soient automatiquement désactivés si nécessaire.
Vérification en deux étapes: exigez que les utilisateurs vérifient leur identité avec un deuxième facteur lors de la connexion à votre projet.
Adresses IP autorisées : spécifiez les adresses IP applicables ou les plages pour autoriser l'accès au projet. Une fois activé, il suffit d'entrer une adresse IP ou une plage par ligne dans le champ de texte.
Q&A
Si Q&A est activé dans le projet, vous aurez une étape supplémentaire lors de l'invitation des participants. Ici, vous pouvez définir le rôle Q&A des participants et les notifications sur la nouvelle activité.
💡 Les paramètres Q&A sont appliqués à chaque participant ajouté à la première étape, et non au niveau du groupe.
Ajout de participants en masse
Nous recommandons d'utiliser cette fonctionnalité lorsque vous ajoutez un grand nombre de participants à plusieurs groupes en une seule fois.
Pour ajouter des participants en masse, cliquez sur Ajouter – Participants en masse.
💡 Vous devez créer vos groupes avant d'utiliser cette fonctionnalité.
En cliquant, la fonctionnalité fournit des instructions sur la manière de procéder :
Obtenir un modèle : téléchargez le modèle à partir de cet écran d'invitation en masse.
Remplir le modèle : ouvrez le fichier et modifiez-le comme nécessaire, voir ci-dessous pour plus de détails.
Importer le fichier : une fois que vous avez terminé, enregistrez, glissez et déposez, ou téléchargez le fichier.
Modification du modèle d'invitation en masse
Une fois que vous avez ouvert le modèle, entrez les détails des participants dans les colonnes correspondantes.
Pour importer le fichier avec succès, assurez-vous de suivre les directives ci-dessous :
Email et Groupe, marqués d'un *, sont obligatoires. Les noms de groupe doivent correspondre à ceux de votre projet.
Nous vous recommandons de sélectionner les noms de groupe à partir de la liste déroulante car ils ont été exportés de votre projet et sont donc alignés.
Les numéros de téléphone doivent contenir uniquement des chiffres, et ils doivent être au format international, par exemple +441234567890.
Importation de fichier
Une fois que le fichier a été modifié comme nécessaire et enregistré, il peut être importé par glisser-déposer ou via le bouton Choisir un fichier.
Après l'importation du fichier et avant l'invitation elle-même, tous les futurs participants sont listés.
Tous les champs listés peuvent être modifiés.
Les erreurs (rouges) sont signalées et empêchent l'envoi des invitations.
Les avertissements (jaunes) sont signalés pour mettre en évidence un problème mineur qui peut nécessiter une correction.
Les e-mails et les groupes sont préremplis à partir du modèle, ainsi que toute information supplémentaire, tels que le prénom et le nom, l'entreprise, le titre du poste, etc. Les administrateurs peuvent vérifier les invités prévus, corriger les erreurs et confirmer les invitations.