Dès que votre projet est créé, vous devez le configurer pour un accès sécurisé par les parties impliquées.
Configuration générale
Les paramètres du projet se trouvent dans le menu Paramètres dans le panneau de gauche.
Ici, vous pouvez vérifier et mettre à jour les paramètres suivants :
Général : examinez et gérez l'état de votre projet, modifiez le nom ou le lien, ajoutez les coordonnées de l'administrateur et vérifiez l'emplacement de stockage de votre projet.
Branding: téléchargez un logo, changez la couleur du thème et l'arrière-plan de la page de connexion pour refléter la marque de votre entreprise.
Documents : activez et désactivez les fonctionnalités d'indexation, de versionnement et de publication automatiques des documents.
Étiquettes: ajouter et ajuster les groupes d'étiquettes existants et leurs valeurs. Les étiquettes permettent d'organiser les documents dans les différents dossiers du projet.
Filigranes: décidez quand afficher les filigranes; modifiez la couleur, l'opacité, la position et les détails inclus des filigranes.
Filigranes: décidez quand afficher les filigranes; modifiez la couleur, l'opacité, la position et les détails inclus des filigranes.
Sécurité: fournir un accès de support si nécessaire; renforcer la sécurité en activant la vérification en deux étapes et la vérification par e-mail, restreindre l'accès par domaines de messagerie et adresses IP.
💡 Avec l'abonnement Entreprise, les propriétaires et les gestionnaires de comptes d'entreprise peuvent définir les paramètres par défaut pour tous les nouveaux projets créés. Cela assure l'alignement avec les politiques de l'entreprise et une configuration de projet plus rapide.
Peuplement du projet
Ensuite, définissez les documents qui doivent être ajoutés et les participants à impliquer dans votre projet.
Téléchargement de documents
Vous pouvez commencer avec les documents du projet de l'une des manières suivantes :
Télécharger des documents depuis votre ordinateur ou depuis le stockage externe (par exemple, SharePoint ou OneDrive).
Importer la structure des dossiers pour être rempli plus tard avec des documents par vous ou d'autres participants.
Téléchargement de la liste de contrôle de diligence raisonnable
Gérez facilement la phase de diligence raisonnable de votre projet grâce à la fonctionnalité Liste de contrôle de la diligence raisonnable:
Téléchargement des listes de contrôle : Importez vos listes de contrôle XLSX directement dans le VDR sans conversion.
Collaborez sur les listes de contrôle en temps réel : Modifiez les listes de contrôle en direct dans le VDR pour que tout le monde soit au diapason.
Contrôler les autorisations : Attribuer des droits de visualisation ou de modification à des groupes d'utilisateurs spécifiques.
Suivi de l'activité : Suivez toutes les actions, y compris les modifications et les téléchargements, pour une transparence totale.
💡 Par défaut, la fonctionnalité est désactivée et les groupes qui n'ont pas les autorisations nécessaires ne peuvent pas voir la section. Seuls les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité.
Gestion des documents
Si des modifications sont nécessaires pour des documents déjà téléchargés, vous pouvez facilement :
Copier et déplacer des documents au sein d'un projet ou vers un autre projet.
Supprimer les fichiers et dossiers.
Renommez un ou plusieurs documents en utilisant la fonctionnalité renommer en masse.
Inviter des participants et attribuer des permissions
Après avoir configuré le projet et téléchargé tous les fichiers et dossiers requis, l'étape suivante consiste à configurer l'accès des participants en créant des groupes d'utilisateurs et en attribuant les permissions en conséquence.
Dans l'onglet Participants, vous pouvez :
Ajoutez un autre administrateur pour vous aider à gérer le projet.
Configurez des autorisations de documents granulaires composées de 8 niveaux : Aucun accès, Clôture, Vue, Crypté, PDF, Original, Téléchargement, et Gestion.
Définir l'accès au projet et autres paramètres de sécurité.
Ajoutez des participants aux groupes pendant ou après leur création.
Importer des participants en masse via Excel ou inviter un par un aux groupes précédemment créés.
Partage de documents
Vous pouvez partager vos documents de projet avec les participants invités et les parties externes selon les besoins.
Autorisations pour les participants au projet
La page des permissions désignées vise à partager des documents à l'intérieur du projet uniquement avec les participants invités. Vous pouvez définir les permissions lors de la création du groupe et les gérer à tout moment dans Permissions.
Lien de fichier pour les participants externes
Dans l'onglet Documents, vous pouvez partager un lien vers un fichier pour un accès instantané par les parties spécifiées en dehors du projet. Il n'est pas nécessaire d'invitation et d'inscription, mais vous pouvez toujours garder vos données sécurisées en révoquant l'accès et en suivant l'activité dans le journal d'audit.
💡 Cette fonctionnalité est disponible avec l'abonnement Business et Enterprise.
Vous pouvez accéder et gérer tous les liens générés dans la section Shared du module Documents.
Suivi d'activité
Toutes les activités du projet peuvent être suivies à l'aide de Rapports complets, y compris l'accès aux documents, les connexions des utilisateurs, les modifications des paramètres du projet, et le suivi action par action si nécessaire. De plus, vous pouvez choisir de recevoir différents courriels de notification pour rester à jour et vous abonner aux rapports disponibles.
Rapports disponibles
Journal d'activité: obtenez des informations détaillées sur l'activité du projet, y compris le suivi des actions individuelles des utilisateurs telles que l'accès aux fichiers, la durée de visualisation des fichiers, le changement d'autorisation et tout autre événement.
Aperçu des documents: obtenez une vue détaillée du temps passé par les utilisateurs ou les groupes à consulter des documents et des pages spécifiques.
Matrice d'engagement: suivez comment les utilisateurs interagissent avec les fichiers et les dossiers dans le projet, y compris des actions telles que la visualisation, le téléchargement et l'impression de documents.
Stockage de données: voir les fichiers et dossiers les plus volumineux, les tendances d'utilisation, exporter tous vers Excel, et prendre des décisions pertinentes en matière de finance et d'efficacité des coûts.
Journal des permissions: surveiller les changements de permissions.
Abonnements: restez à jour même lorsque vous n'utilisez pas la plateforme - abonnez-vous à l'un des rapports disponibles pour recevoir des mises à jour de projet essentielles par e-mail à une fréquence sélectionnée.
Notifications
Dans les paramètres personnels sous le menu des paramètres, vous pouvez définir les notifications suivantes :
Documents téléchargés et supprimés
Documents téléchargés et supprimés par moi
Le stockage de données a atteint la limite
Nouvelle activité Q&R
Maintenir le projet
Tableau de bord du projet
Les administrateurs de projet peuvent obtenir un aperçu global du projet en exploitant des informations en temps réel, des statistiques et des graphiques : Activité, Q&A, et Documents.
Questions et réponses (Q&A)
Une fois les participants ajoutés, vous pouvez configurer la section Q&R pour une communication sécurisée sans quitter le projet. Comme les différentes équipes doivent être opérationnelles dès le début du projet, un outil de Q&R approprié est crucial pour prévenir les violations de données et assurer une communication efficace.
Corbeille de recyclage
Les administrateurs peuvent gérer les contenus supprimés dans la Corbeille disponible sur le panneau de navigation gauche. Elle offre des capacités de tri, et la possibilité de restaurer ou de supprimer définitivement les documents selon les besoins.
Archivage de projet
À n'importe quelle étape de votre transaction, vous pouvez commander des clés USB contenant le contenu de votre projet ou créer des archives téléchargeables avec le même contenu de projet.
Une fois que votre projet est finalisé ou approche de la fin, vous pouvez le fermer ou planifier une fermeture pour une date et une heure spécifiques.
💡 Assurez-vous d'avoir une sauvegarde du contenu de votre projet avant la clôture, car les administrateurs perdent également l'accès au projet une fois qu'il est fermé.