Il existe 8 niveaux de permissions, avec deux sous-niveaux pour les fichiers Excel.
Toutes les permissions sont attribuées selon le principe hiérarchique descendant : toutes les permissions de niveau supérieur héritent des permissions de niveau inférieur.
Les administrateurs peuvent gérer les permissions des utilisateurs et accorder ou retirer différents niveaux d'accès à leurs documents de projet à tout moment. Les permissions sont attribuées au niveau du groupe, et ne peuvent pas être modifiées pour des utilisateurs particuliers au sein d'un même groupe.
ℹ️ Les niveaux de permission sont applicables uniquement aux dossiers et aux types de fichiers pris en charge et peuvent être limités en fonction du type de fichier.
Niveaux de permission
Aucun accès
Les utilisateurs ne peuvent pas voir un dossier ou un fichier répertorié dans le projet.
💡 Le dossier racine (le nom de votre projet) n'a pas d'accès par défaut pour garder vos documents cachés et sécurisés contre le partage involontaire lors du téléchargement. Vous pouvez attribuer différents niveaux de permission aux documents de niveau inférieur à l'intérieur de la racine à tout moment.
Clôture
Les utilisateurs peuvent visualiser les fichiers dans un navigateur, mais seule une partie du fichier sera visible. La zone de l'écran où l'utilisateur place le curseur est visible, tandis que le reste du fichier est masqué par une clôture.
La majeure partie du document est protégée par une "clôture". De plus, il y a des filigranes dessus. Cette fonctionnalité est unique et elle empêche la copie de toute la page à partir d'attaques par capture d'écran.
Voir
Un utilisateur peut visualiser des fichiers protégés par des filigranes dans un navigateur. La vue de la clôture peut être activée/désactivée par l'utilisateur (la fonctionnalité sera utile pour travailler dans des lieux publics ou bondés).
De plus, il est possible de choisir l'une des permissions de vue pour les fichiers Excel :
Formules activées : permet aux utilisateurs de voir les formules dans les documents Excel.
Formules désactivées : rend les formules invisibles pour les utilisateurs.
Crypté
Les utilisateurs peuvent télécharger une version cryptée du fichier :
Pour les documents MS Office (DOC | DOCX | XLS | XLSX | XLSM | PPT | PPTX) : la version spéciale IRM-cryptée sera téléchargée pour permettre de travailler avec le fichier natif mais protégé (les utilisateurs devront s'authentifier pour ouvrir le document). De plus, il est possible d'attribuer l'un des deux modes d'accès pour Excel :
Formules activées : les utilisateurs peuvent voir les formules dans les documents Excel, appliquer leurs propres formules, utiliser des macros, modifier le document et enregistrer les modifications. Cependant, la copie et la capture d'écran sont désactivées.
Formules désactivées : les formules sont invisibles pour les utilisateurs. L'édition et l'analyse des données sont désactivées. La copie, l'enregistrement des modifications et la capture d'écran sont désactivés.
Pour les documents PDF et autres formats convertibles - les utilisateurs pourront télécharger un PDF avec protection par mot de passe. L'utilisateur sera invité à remplir les détails de connexion et un code SMS (si la vérification en 2 étapes est activée). Une connexion Internet est nécessaire pour ouvrir le document. Le PDF crypté est également protégé par des filigranes. L'accès au PDF crypté peut être restreint en changeant la permission ou en désactivant un utilisateur. De plus, vous pouvez suivre tout événement de visualisation ou de téléchargement de fichier dans les rapports.
Les utilisateurs peuvent télécharger et imprimer des documents au format PDF avec des filigranes. L'événement de téléchargement est enregistré dans les rapports. Cependant, il n'y a pas de protection par mot de passe ou de suivi des interactions ultérieures avec le PDF téléchargé.
Original
Les utilisateurs peuvent télécharger des documents dans le format original. Les administrateurs peuvent suivre l'événement de téléchargement mais aucune interaction ultérieure avec le document téléchargé. Il n'est pas possible de révoquer l'accès au document original téléchargé.
Télécharger
Les utilisateurs peuvent télécharger de nouveaux documents dans le dossier avec cette permission, et effectuer toutes les actions que les permissions d'accès inférieures permettent.
Gérer
Les utilisateurs peuvent supprimer, déplacer, copier, renommer, expurger, et extraire des documents des archives à l'intérieur du dossier avec cette permission. Il permet également d'ajouter des étiquettes aux documents si cette fonctionnalité est activée dans le projet.