L'autorisation Chiffrée permet de télécharger des fichiers chiffrés qui sont filigranés et protégés par mot de passe. Cela signifie que les utilisateurs doivent s'autoriser en utilisant leurs identifiants Ideals pour ouvrir les fichiers chiffrés téléchargés. Une connexion internet est indispensable.
L'activation des téléchargements chiffrés garantit un accès sécurisé aux fichiers sensibles, préservant la confidentialité et minimisant les risques associés à la distribution non autorisée de fichiers. De plus, chaque consultation de fichiers chiffrés est enregistrée dans le journal d'activité.
L'accès à un fichier chiffré téléchargé peut être révoqué à tout moment. Les utilisateurs perdront l'accès s'ils sont désactivés ou supprimés ou si leurs permissions sont modifiées en Aucun accès ou Clôture.
Dans ce cas, lorsqu'un utilisateur essaie d'ouvrir un fichier crypté précédemment téléchargé, il recevra un message concernant des autorisations insuffisantes.
⚠️ Dès que le projet est fermé, l'accès à tous les fichiers cryptés téléchargés sera perdu.
Fichiers MS Office
Les documents MS Word, MS Excel et MS PowerPoint sont téléchargés avec le cryptage IRM.
L'utilisateur peut travailler avec ces documents dans leur format natif, mais les utilisateurs ne sont pas en mesure d'effectuer les actions suivantes :
Enregistrer les modifications. Les utilisateurs peuvent enregistrer les modifications localement pour les fichiers Excel, mais elles ne seront pas appliquées au fichier d'origine dans la salle de données.
Faites des copies du contenu.
Insérer des images ou des objets (fichiers Word et PowerPoint).
Comment travailler avec les fichiers cryptés
Créer des tableaux croisés dynamiques (fichiers Excel).
Prendre des captures d'écran. Toute tentative de capture d'écran ou d'enregistrement d'écran se traduira par un écran noir ou n'affichera que l'arrière-plan derrière le fichier.
Partage d'écran. IRM masque automatiquement le contenu du document s'il détecte des logiciels ou des environnements susceptibles de permettre le partage ou l'enregistrement d'écran, tels que :
Infrastructure de bureau virtuel (VDI)
Logiciel de bureau à distance
Applications de partage d'écran
💡 Ceci est à l'exception de MS Excel, où l'enregistrement est autorisé en raison du travail avec des formules complexes. Cependant, ces modifications enregistrées ne seront pas appliquées au fichier original.
Restrictions spécifiques pour les fichiers Excel chiffrés
Les fichiers Excel chiffrés incluent des autorisations spécifiques qui contrôlent les actions disponibles. Le niveau d'accès dépend de l'activation des autorisations « Formules activées » ou « Formules désactivées ».
Indépendamment des autorisations de formule, dans un fichier Excel chiffré, il est possible de :
Utilisez les filtres qui ont été créés par l'auteur du document.
Voir les colonnes masquées.
Si un utilisateur utilise des macros, une erreur apparaîtra si la macro tente d'effectuer une action qui n'est pas autorisée par les permissions de l'utilisateur.
Formules activées
Lorsque cette autorisation est activée, un utilisateur peut effectuer les actions suivantes :
Voir et appliquer des formules (y compris les leurs.)
Utiliser les macros existantes dans le fichier (le cas échéant).
Modifiez le document localement.
💡 La copie et les captures d'écran restent désactivées.
Formules désactivées
Lorsque cette autorisation est activée, les capacités de l'utilisateur sont beaucoup plus limitées. Les utilisateurs ne peuvent pas effectuer les actions suivantes :
Enregistrez toutes modifications.
Utiliser les fonctionnalités d'analyse de données
Modifiez le document comme vous le souhaitez.
Aucun plugin supplémentaire n'est nécessaire pour travailler avec des documents cryptés IRM, il suffit d'avoir MS Office installé.
ℹ️ En savoir plus sur les éventuelles erreurs lors de l'ouverture de fichiers cryptés IRM si vous rencontrez des difficultés.
Autres types de fichiers
Les documents d'autres types de fichiers pris en charge sont téléchargés sous forme de PDF chiffré.
Leurs versions PDF sont produites par les convertisseurs Ideals et sont protégées contre la modification.
Pour travailler avec des PDF chiffrés, il est nécessaire d'installer le Plugin FileOpen et de l'ouvrir via Adobe Reader.
💡 Seul l'utilisateur qui a téléchargé le fichier crypté peut l'ouvrir avec ses identifiants. Aucun autre utilisateur ne pourra l'ouvrir avec ses informations de connexion.