Séparez les utilisateurs externes par entreprise et les utilisateurs internes par département. Cette segmentation facilite l'attribution des autorisations pertinentes et le contrôle de l'accès.

Utilisez des groupes pour des besoins spécifiques, tels que les équipes juridiques, financières ou de diligence raisonnable.

Assignez au moins deux administrateurs pour garantir la résilience. Cela permet une gestion fluide si un administrateur est indisponible.

Les administrateurs peuvent superviser la gestion de certains groupes.

Décidez si les utilisateurs doivent voir les autres utilisateurs dans le projet. Vous pouvez personnaliser la visibilité pour limiter l'exposition des utilisateurs ou promouvoir la collaboration en activant la visibilité entre les membres de l'équipe.

Les autorisations sont appliquées à l'ensemble du groupe, et non aux utilisateurs individuels. La configuration du groupe doit être alignée avec les besoins d'accès pour éviter des complications ultérieures.

Structurer les groupes en fonction des rôles, afin que l'accès soit accordé selon la fonction professionnelle ou la phase du projet.

Invitez des utilisateurs en masse via un fichier Excel ou copiez-collez des adresses e-mail. Cela permet de gagner du temps et d'ajouter rapidement des utilisateurs.

Attribuer des permissions en fonction du groupe (par exemple, Admin, Utilisateur, Personnalisé). Ajustez les permissions au niveau du groupe en utilisant les 8 niveaux de permission disponibles d'Ideals VDR (par exemple, Aucun accès, Voir, Télécharger, Télécharger, Gérer).

Créez des groupes dans un état désactivé. Activez-les ensuite lorsque le projet est prêt. Les participants recevront alors des invitations par e-mail selon les besoins.

Exiger que les utilisateurs acceptent un NDA clickwrap avant d'accéder aux documents. Suivre qui a accepté et exporter les NDA signés pour la tenue des dossiers.

Utilisez la fonctionnalité de glisser-déposer pour des téléchargements de fichiers rapides.

Pour de grands volumes de fichiers, envisagez d'utiliser un stockage cloud tiers (par exemple, OneDrive, SharePoint).

Si nécessaire, renommez les fichiers en masse pour maintenir la cohérence et éviter les erreurs manuelles.

Utilisez l'application de bureau pour synchroniser votre dossier local avec le VDR, tant pour la population initiale que pour les mises à jour continues. Cela simplifie la gestion de grands projets.

Après le téléchargement, vérifiez que les fichiers sont dans les bons dossiers et que les noms des documents sont cohérents.

Tirez parti des colonnes personnalisables et du tri pour rationaliser la gestion des fichiers et faciliter le suivi du contenu.

Attribuez des autorisations au niveau du groupe pour garantir la cohérence et réduire la charge administrative. De cette façon, vous définissez l'accès une fois pour chaque groupe, et il est appliqué à tous les membres.

Utilisez la fonctionnalité Afficher en tant que pour vérifier les autorisations.

Faites attention à la manière dont les autorisations héritent des dossiers parents vers les sous-dossiers et les fichiers.

Si vous définissez un dossier sur Gérer l'accès, tous les sous-dossiers et fichiers héritent de cette autorisation, ce qui peut ne pas toujours être idéal. Ajustez les autorisations au niveau du dossier ou du fichier si nécessaire.

Certain fichiers, comme les vidéos ou le contenu multimédia, ont des options de permission plus granulaires (par exemple, Voir, Original, Gérer). Examinez les types de fichiers et ajustez les permissions en conséquence pour refléter la sensibilité de chaque fichier.

Utilisez accès par niveaux (par exemple, Voir, Télécharger, Gérer) en fonction des rôles des utilisateurs.

Pour les documents hautement sensibles, restreignez les autorisations pour empêcher tout accès non autorisé ou fuite de données.

Envisagez de définir certains fichiers sur Pas d'accès pour certains groupes, surtout si le document est confidentiel ou sans rapport avec leur rôle.

Auditez régulièrement les autorisations des utilisateurs pour vous assurer qu'elles sont toujours alignées avec les besoins du projet. Au fur et à mesure que les utilisateurs ou le contenu changent, ajustez les autorisations en conséquence.

Utilisez les vues Par Groupes et Par Documents pour suivre facilement quels utilisateurs ou groupes ont accès à des documents ou dossiers spécifiques.

Lors des déplacements de fichiers ou de dossiers, il est recommandé de décider que les autorisations doivent hériter du dossier de destination. Mais l'option est là pour conserver les paramètres actuels si vous en avez besoin.

Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire en exigeant que tous les utilisateurs vérifient leur identité avec une authentification à deux facteurs (2FA).

Activer les filigranes automatisés. Les filigranes peuvent inclure des détails personnalisés tels que l'email, le nom du projet et l'adresse IP.

Pour les documents sensibles, désactivez les options de téléchargement et impression. Cela garantit que le document reste dans l'environnement contrôlé du VDR.

Pour les environnements à haute sécurité, envisagez de restreindre l'accès à des IP spécifiques ou à des domaines autorisés. Cela limite l'entrée uniquement à ceux sur des réseaux de confiance.

Implémentez un accord de non-divulgation cliquable que les utilisateurs doivent accepter avant d'accéder à toute donnée. Cela garantit que tous les participants sont conscients des obligations de confidentialité et légales.

Structurez votre VDR avec des dossiers de niveau supérieur basés sur les phases clés du projet (par exemple, Due Diligence, Légal, Financier) ou sur des domaines fonctionnels (par exemple, Contrats, Conformité).

Créez des sous-dossiers sous chaque phase ou fonction pour organiser davantage les documents (par exemple, sous Légal, des sous-dossiers pour Contrats, PI, Réglementaire).

Restreindre l'accès aux dossiers en fonction du type de contenu et des rôles des utilisateurs. Les dossiers sensibles (par exemple, Légal, Confidentiel) devraient avoir des permissions plus strictes.

Si vous avez une structure de projet existante (par exemple, à partir d'une liste de contrôle Excel), utilisez notre fonctionnalité importer la structure des dossiers pour gagner du temps.

Obtenez un aperçu de la santé de l'affaire en utilisant le Tableau de bord

Utilisez Journal d'activité pour suivre les consultations de documents, les téléchargements et d'autres interactions. Surveillez le comportement des utilisateurs pour détecter des signes d'activité irrégulière.

Utilisez Aperçu du document pour garantir l'engagement avec les bons fichiers

Suivez comment les utilisateurs interagissent avec les documents : qui consulte, télécharge et imprime les fichiers. Cela aide à identifier quel contenu est le plus important ou nécessite une attention particulière.

Abonnez-vous aux rapports clés du projet pour recevoir des mises à jour automatiques sur l'utilisation du stockage, l'activité des utilisateurs, et plus encore.

Avant de clôturer le projet, créez une sauvegarde de tout le contenu. Téléchargez les fichiers du projet ou commandez une archive USB cryptée pour une sécurité supplémentaire.

Envisagez d'archiver le projet pour référence future ou conformité. Personnalisez le contenu inclus dans l'archive, en choisissant entre tous les documents, des groupes spécifiques ou des dossiers particuliers.

Utilisez la Corbeille pour gérer les fichiers supprimés. Vous pouvez restaurer le contenu supprimé si nécessaire ou le supprimer définitivement pour vous assurer qu'il n'est pas accessible.