Tous les participants au projet sont invités dans des groupes. Les paramètres de groupe définissent leurs rôles, l'accès aux fonctionnalités, les autorisations de documents et d'autres paramètres.
💡 Seuls les administrateurs de projet peuvent créer de nouveaux groupes et définir leurs paramètres.
Pour commencer à créer un groupe, cliquez sur Ajouter sur le panneau supérieur, sélectionnez Groupe, et suivez les étapes décrites ci-dessous.
Autorisations de fonctionnalités
À la toute première étape, vous devez :
Saisir un nom de groupe unique.
Sélectionner l'un des rôles disponibles avec les autorisations de fonctionnalités correspondantes :
Administrateur : peut accéder à tous les documents et fonctionnalités du projet.
Utilisateur : peut accéder aux documents autorisés et à sa propre activité. Peut éventuellement être autorisé à voir les utilisateurs et l'activité de leur propre groupe.
Personnalisé : peut accéder aux documents et fonctionnalités autorisés. Peut éventuellement être autorisé à gérer les utilisateurs et les autorisations, et à voir l'activité des groupes sélectionnés.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Autorisations de documents
Cette étape est présentée uniquement pour les rôles Utilisateur et Personnalisé. Les autorisations de documents sont ignorées pour le rôle Administrateur, car ils ont un accès complet à tous les documents par défaut.
Ici, vous pouvez définir des autorisations granulaires pour les participants de ce groupe accédant à vos documents de projet.
Par défaut, l'accès à tous les documents est défini sur Aucun accès.
Copier les autorisations d'un autre groupe
Lors de la création du groupe, vous pouvez également copier les autorisations d'un autre groupe non administrateur si d'autres sont présents dans le projet.
Les autorisations du groupe sélectionné seront prédéfinies pour votre nouveau groupe, et vous pourrez les modifier si nécessaire. Cette fonctionnalité peut être utile lors de la configuration de plusieurs groupes qui doivent avoir le même niveau d'accès à des ensembles communs de documents, à l'exception de fichiers ou de dossiers particuliers.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Paramètres de sécurité
Ici, vous trouverez les paramètres pour :
Accès au projet : décidez quand le groupe peut accéder à votre projet.
Illimité : le groupe est créé en état actif. Les invitations sont envoyées dès que les participants sont ajoutés.
Désactivé : le groupe est créé en état désactivé. Les participants ne recevront pas d'invitations tant que ce groupe ne sera pas activé.
Dates spécifiques : en fonction de la date de début, le groupe sera soit activé immédiatement, soit à la date et à l'heure spécifiées. Vous pouvez éventuellement définir une date de fin, de sorte que le groupe avec tous ses participants sera automatiquement désactivé si nécessaire.
Vérification en deux étapes: oblige les utilisateurs à vérifier leur identité avec un deuxième facteur lors de la connexion à votre projet.
Adresses IP autorisées : spécifiez les adresses IP applicables ou les plages pour autoriser l'accès au projet. Une fois activé, il suffit d'entrer une adresse IP ou une plage par ligne dans le champ de texte.
Participants
Il suffit d'entrer les adresses e-mail requises et de sélectionner la langue d'invitation dans la liste.
Cette étape est facultative, vous pouvez donc choisir d'inviter les participants plus tard.
💡 Si un utilisateur est déjà enregistré avec iDeals, les invitations seront envoyées dans leur langue préférée, indépendamment de celle sélectionnée lors de l'invitation.
Cliquez sur Créer pour terminer la configuration du groupe.
À tout moment après la création du groupe, vous pouvez modifier les paramètres du groupe, ajouter de nouveaux participants à ceux-ci, supprimer ou désactiver des participants spécifiques.