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Tous les participants au projet sont invités dans des groupes. Les paramètres du groupe définissent leurs rôles, l'accès aux fonctionnalités, les autorisations de documents et d'autres paramètres.
💡 Seuls les administrateurs du projet peuvent créer de nouveaux groupes et définir leurs paramètres.
Pour commencer à créer un groupe, accédez à l'onglet Participants, cliquez sur Créer un groupe dans le panneau supérieur, puis suivez les étapes décrites ci-dessous.
Autorisations de fonctionnalités
À la toute première étape, vous devez :
Saisir un nom de groupe unique.
Sélectionner l'un des rôles disponibles avec les autorisations de fonctionnalités correspondantes :
Administrateur : peut accéder à tous les documents et fonctionnalités du projet.
Utilisateur : peut accéder aux documents autorisés et à sa propre activité. Peut éventuellement être autorisé à consulter les utilisateurs et l'activité de son propre groupe.
Personnalisé : peut accéder aux documents et fonctionnalités autorisés. Peut éventuellement être autorisé à gérer les utilisateurs et les autorisations, et à consulter l'activité des groupes sélectionnés.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Autorisations de documents
Cette étape est présentée uniquement pour les rôles Utilisateur et Personnalisé. Les autorisations de documents sont ignorées pour le rôle Administrateur, car il dispose d'un accès complet à tous les documents par défaut.
Ici, vous pouvez configurer des autorisations granulaires pour les participants de ce groupe accédant aux documents de votre projet.
Par défaut, l'accès à tous les documents est défini sur Aucun accès.
Copier les autorisations d'un autre groupe
Lors de la création d'un groupe, vous pouvez également copier les autorisations d'un autre groupe non administrateur, s'il en existe dans le projet.
Les autorisations du groupe sélectionné seront prédéfinies pour votre nouveau groupe, et vous pourrez les modifier selon vos besoins. Cette fonctionnalité peut être utile lors de la configuration de plusieurs groupes qui doivent avoir le même niveau d'accès à des ensembles communs de documents, à l'exception de certains fichiers ou dossiers.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Accès au projet
Vous trouverez ici les paramètres pour :
Accès au projet
Décidez quand les participants du groupe peuvent accéder au projet.
Activer ou restreindre l'accès
Utilisez le bouton bascule pour définir le statut d'accès du groupe :
Activé — les participants ont accès au projet
Désactivé — les participants n'ont pas accès
Lorsque l'accès est désactivé, les participants ne pourront pas ouvrir le projet tant qu'il n'est pas réactivé.
Définir les dates d'accès
Lorsque l'accès est activé, vous pouvez éventuellement définir quand il commence et se termine en cliquant sur l'icône crayon à côté des dates de Début et de Fin.
Date de début
Par défaut, l'accès commence immédiatement
Vous pouvez sélectionner une date et une heure spécifiques à l'aide du calendrier
La date de début ne peut pas être définie dans le passé
Date de fin
Par défaut, aucune date de fin n'est définie (l'accès reste actif tant que le projet est actif)
Vous pouvez :
Sélectionner une durée prédéfinie (14, 30 ou 60 jours)
Définir une date et une heure personnalisées
Si une date de fin est définie, l'accès sera automatiquement supprimé une fois celle-ci atteinte.
Vous pouvez mettre à jour les paramètres d'accès à tout moment lors de la modification du groupe.
De plus, vous pouvez configurer :
Vérification en 2 étapes : exiger des utilisateurs qu'ils vérifient leur identité avec un second facteur lors de la connexion à votre projet.
Adresses IP autorisées : spécifiez les adresses IP ou plages applicables pour autoriser l'accès au projet. Une fois activé, saisissez simplement une adresse IP ou une plage par ligne dans le champ de texte.
Participants
Saisissez simplement les adresses e-mail requises et sélectionnez la langue d'invitation dans la liste.
Cette étape est facultative, vous pouvez donc choisir d'inviter des participants ultérieurement.
💡 Si un utilisateur est déjà enregistré auprès d'Ideals, les invitations seront envoyées dans sa langue préférée, quelle que soit celle sélectionnée lors de l'invitation.
Cliquez sur Créer pour terminer la configuration du groupe.
À tout moment après la création du groupe, vous pouvez modifier les paramètres du groupe, y ajouter de nouveaux participants, supprimer ou désactiver des participants spécifiques.