Dans le projet, il existe trois types de notes disponibles pour différents types d'utilisateurs en fonction de leur niveau d'accès :
Note privée: peut être ajoutée par n'importe quel utilisateur et n'est disponible que pour l'auteur.
Note publique : peut être ajoutée uniquement par les administrateurs et est visible par tous les utilisateurs.
Note de groupe : peut être publiée par tous les participants sauf les utilisateurs en lecture seule et n'est disponible qu'aux participants du groupe de l'auteur.
Ajout de notes
Pour ajouter une note, sélectionnez le dossier/fichier ou survolez-le simplement dans la liste et cliquez sur l'icône plus dans la colonne Notes.
Alternativement, faites un clic droit sur le document, sélectionnez Ajouter dans le menu contextuel, puis cliquez sur Note.
Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionnez le type de note, saisissez le texte de la note, et cliquez sur Ajouter.
Les utilisateurs verront une fenêtre pop-up avec la note ajoutée lorsqu'ils ouvriront le document.
💡 La note apparaît lorsque le fichier est ouvert et aussi lorsque le participant clique sur l'icône numérique dans la colonne Notes de la section Documents.
Gestion des notes
Pour modifier ou supprimer une note sur un document sélectionné, cliquez sur le numéro dans la colonne Notes, et cliquez sur les trois points pour sélectionner l'option pertinente.
Examen de toutes les notes disponibles
Les notes ont un dossier autonome dans le panneau de navigation de gauche sous Documents. Il consolide toutes les notes disponibles en un seul endroit facilement accessible. Cela garantit que les utilisateurs peuvent rapidement consulter et gérer les notes sans avoir besoin de naviguer à travers divers documents ou dossiers, favorisant l'efficacité et la productivité.
Cela permet également les capacités suivantes :
Recherche
Filtrer
Modifier les notes
Supprimer les notes
Exporter toutes les notes disponibles dans un fichier XLSX
💡 Un administrateur ne peut pas voir et exporter les notes privées d'autres utilisateurs, ainsi que les notes de groupe d'autres groupes d'utilisateurs.
ℹ️ Nous recommandons également d'utiliser le module Q&R pour rationaliser la communication liée au projet entre les administrateurs et les groupes d'utilisateurs, en veillant à ce que toutes les interactions soient organisées et facilement accessibles.