Aperçu
Le Staging Hub est l'endroit où toutes les salles de staging sont hébergées. Les salles de staging sont là où les conseillers et les vendeurs peuvent collecter des documents de manière sûre et sécurisée. Une fois que tous les documents ont été collectés, les administrateurs peuvent ensuite déplacer tous les éléments pertinents vers la salle de data room de due diligence, prête pour le début de la transaction.
Pourquoi utiliser une salle de mise en scène ?
Accès rapide et utilisation illimitée. Facile à ouvrir sans intermédiaire (informatique ou commercial) et peut être utilisé aussi longtemps que nécessaire.
Un endroit sûr pour la collecte et le partage de documents. Seule l'équipe du côté vendeur participe, réduisant ainsi les risques de partager des données sensibles avec une autre partie.
Suivi facile des progrès. La liste de demande d'informations (IRL) a toujours un statut de préparation à jour et est située juste à côté des documents.
Transition en douceur vers le début de l'accord. Transition rapide et fluide vers la salle de données de diligence raisonnable.
Transferts en temps réel. Les fichiers sont prêts à être consultés juste après les avoir copiés dans la salle cible.
La façon la plus simple de penser à une salle de préparation est d'imaginer une version simplifiée de nos salles de données conçue uniquement pour faciliter la préparation de votre transaction.
Tableau de bord des projets
Onglet Hub de mise en scène
Un nouvel onglet apparaîtra sur le tableau de bord des projets appelé salles de mise en scène une fois que vous aurez ajouté votre première salle de mise en scène.
Vous trouverez vos salles de mise en scène, à la fois actives et fermées, ainsi que toutes leurs statistiques de projet correspondantes :
Stockage – la quantité de stockage utilisée par la salle de préparation à la fin de la journée précédente
Utilisateurs – nombre d'utilisateurs invités dans la salle de préproduction
Raccourci de la liste de demande d'info – accès rapide à la IRL directement depuis le tableau de bord
💡 Vous devrez être un administrateur de compte d'entreprise avec l'option Staging Hub dans votre abonnement.
Pour ajouter une nouvelle salle de mise en scène :
Appuyez d'abord sur le Créer une nouvelle salle de mise en scène bouton
Ensuite, spécifiez le nom de la salle de mise en scène
Ensuite, sélectionnez le serveur
Appuyez sur Créer pour continuer
Quelles fonctionnalités trouverai-je dans la salle de mise en scène ?
Documents. Cette section possède toutes les fonctionnalités de la salle de données classique du point de vue de l'administrateur.
Liste de demande d'information. Permet aux utilisateurs de télécharger une liste de demande d'information et de suivre l'avancement de la préparation de l'affaire.
Équipe. Permet la gestion des utilisateurs de la salle de préproduction.
Rapport d'utilisation. Permet aux administrateurs de comprendre la consommation actuelle de stockage.
Paramètres. Paramètres de notification de projet et personnels de base.
Poubelle de recyclage. Une fonctionnalité standard de poubelle de recyclage pour vos documents.
Comment utiliser les documents dans le Staging Hub
Vous pouvez organiser vos dossiers et documents avec la nouvelle fonctionnalité de la section Documents :
Disposition personnalisable et colonnes de tableau
Possibilité de revoir toutes les notes en un seul endroit
Accès rapide section
Possibilité de copier des documents entre projets
Copier dans vos projets
Lorsque vous avez terminé de préparer la structure de vos fichiers et dossiers, remplissez facilement votre VDR souhaité prêt pour la diligence raisonnable :
Sélectionnez les documents que vous souhaitez transférer
Sélectionnez le projet de destination
Et vos documents sont copiés, prêts à être consultés
💡 Pour copier dans un nouveau projet, sélectionnez simplement + Créer un nouveau projet dans les options déroulantes.
Notes dans une salle de répétition
Taguez tous les participants dans une salle de préparation à l'intérieur d'une note épinglée à un fichier ou dossier.
💡Taguer les membres pertinents de l'équipe aide les utilisateurs à s'assurer que les bonnes personnes sont informées des mises à jour ou décisions importantes, leur permettant de réagir rapidement dès qu'ils reçoivent une notification par e-mail.
Comment utiliser la section Liste de demande d'informations
💡 Les listes de demande d'informations (IRL) sont utilisées pour suivre votre progression dans la préparation.
Actions que vous pouvez effectuer ici :
Téléchargez un nouvel IRL (seuls les fichiers xlsx sont autorisés). Ce fichier est consultable une fois téléchargé
Voir IRL un IRL déjà téléchargé
Éditez en direct avec notre visionneuse intégrée sur la page
Téléchargez l'IRL au format xlsx (en conservant toutes les modifications apportées)
Téléchargez un nouvel IRL en remplaçant le fichier précédent
Supprimer l'IRL
Que puis-je faire en mode Édition du visualiseur sur la page ?
Notre visionneuse intégrée sur la page possède les capacités suivantes :
Édition de texte
Changer les styles de texte
Ajout de liens
Changer le format de cellule (nombre/texte/date)
Redimensionner les colonnes et les lignes
Copier et coller du contenu
Ajout et suppression de nouvelles colonnes et lignes
💡 Les meilleurs conseils que vous devez connaître
Notre éditeur n'a pas de contrôle de version et ne peut pas restaurer les versions précédentes si elles sont supprimées
Votre fichier IRL téléchargé n'apparaît pas dans la section des documents
Il n'y a pas de support pour l'édition parallèle et simultanée
Comment utiliser les participants
Dans la section Participants :
Tous les utilisateurs invités dans la salle de préproduction obtiennent le rôle d'administrateur et ont le même niveau d'accès à l'intérieur.
Tous les utilisateurs peuvent effectuer des modifications dans la salle de staging avec les documents, les utilisateurs, les paramètres et l'IRL.
Tous les utilisateurs invités sont affichés dans le tableau avec les informations suivantes :
Nom complet
E-mail
Rôle - Propriétaire ou administrateur
Date de dernière connexion
💡Les propriétaires sont définis comme l'utilisateur qui a créé la salle de mise en scène. Ils ne peuvent pas être supprimés de la salle de mise en scène.
Rapports
La salle de mise en scène dispose actuellement de deux types de rapports :
Rapport d'utilisation
Journal d'activité
Rapport d'utilisation
Le rapport d'utilisation illustre le stockage consommé sur une période spécifiée. Utilisez le calendrier pour sélectionner la période pertinente et les boutons radio pour choisir votre unité de mesure de stockage. Vous pouvez sélectionner :
GB
Mo
Une fois sélectionné, le graphique affichera un graphique linéaire de l'activité.
Journal d'activité
Le journal d'activité permet aux participants de suivre toutes les activités qui ont eu lieu dans la salle de préparation. Il est possible de filtrer par période, type d'action et auteur pour trouver des activités détaillées et suivre les progrès.
💡 Cela est utile pour identifier les domaines où vous pouvez accélérer votre préparation à l'entrée dans votre produit.
Comment ajuster les paramètres de la salle de mise en scène
La salle de mise en scène a les paramètres de projet suivants.
Paramètres généraux permettent les ajustements suivants :
Modifier le nom de la salle de mise en scène
Modifier le lien de la salle de mise en scène
Activer ou désactiver l'indexation automatique des fichiers
Visualisation de l'emplacement de votre serveur
Fermer la salle de mise en scène
Paramètres de marque vous permet de mettre à jour le logo du projet et le thème de couleur.
Paramètres des étiquettes permet de modifier les groupes d'étiquettes et les valeurs d'étiquettes.
Corbeille de recyclage
La section montre tous les fichiers supprimés de la section des documents de la salle de préparation. Ici, vous pouvez supprimer définitivement ou restaurer des fichiers selon vos besoins. Vous pouvez également Vider la corbeille pour supprimer définitivement tous les fichiers.
💡 Il convient de rappeler que tous les fichiers dans la Corbeille affecteront toujours votre stockage jusqu'à ce qu'ils soient supprimés définitivement.
