Il existe 2 façons de partager des fichiers de projet :

Les administrateurs peuvent rapidement partager des documents avec les participants au sein du projet. Il suffit de passer la souris sur le document à partager et de sélectionner Copier le lien dans le menu de raccourcis.

Vous pouvez également faire un clic droit sur le fichier et sélectionner Partager puis Copier le lien. Cela copie le lien direct dans votre presse-papiers, que vous pouvez ensuite partager avec n'importe quel participant au projet.

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de partager de manière sécurisée des fichiers spécifiques avec des clients, des partenaires ou des consultants en dehors de la salle de données, facilitant une collaboration efficace avec des individus autorisés, tout en conservant le contrôle sur l'accès et les permissions du contenu partagé.

💡 Le partage de fichiers en externe est disponible uniquement avec les abonnements Business et Enterprise.

Pour partager un fichier à l'extérieur, faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez Partager puis Partager le fichier à l'extérieur dans le menu contextuel.

Ensuite, spécifiez le niveau d'accès requis :

💡 Seuls les types de fichiers convertibles en PDF et les fichiers Excel peuvent être partagés en externe.

Vous pouvez personnaliser les paramètres pour les liens partagés, y compris :

💡 Si vous définissez une date d'expiration, l'accès à ce lien sera automatiquement désactivé lorsque la date d'expiration sera atteinte.

Pour garantir une approche uniforme des filigranes du projet, le motif appliqué sera pris dans les paramètres du projet.

💡 Les administrateurs peuvent envoyer un lien à n'importe quel participant directement depuis le projet lors de sa création. C'est un moyen facile d'informer les utilisateurs que les fichiers sont prêts pour examen.

Tous les liens partagés sont répertoriés dans le menu Accès rapide, offrant aux utilisateurs un accès facile pour visualiser et modifier les liens partagés.

Vous pouvez modifier tous les paramètres du lien, y compris l'activer et le désactiver, pour garantir un contrôle total sur l'accès au lien au fur et à mesure de l'avancement du projet.

De plus, les administrateurs peuvent copier n'importe lequel des liens déjà existants pour le partager avec des utilisateurs externes ou l'envoyer par email.

Les administrateurs peuvent suivre les vues et les actions (création, suppression, modification, téléchargement) sur les liens partagés via la section Rapports. Notre système suit même les utilisateurs externes, garantissant que les administrateurs peuvent voir qui a accédé au lien.

Les parties prenantes externes recevront un e-mail avec un lien vers un processus de connexion rapide et facile.

💡 Le participant peut prendre le lien à partir de l'email ou de toute autre manière préférable de l'administrateur - il n'est pas obligatoire d'envoyer le lien par email.

L'email informe les utilisateurs de qui a partagé le fichier et de tout message supplémentaire ajouté par l'administrateur. Ils peuvent ensuite cliquer pour accéder au processus de connexion.

Les parties prenantes n'ont qu'à vérifier avec leur adresse e-mail pour accéder au fichier.

En cas de déplacement, de suppression du fichier ou si un utilisateur n'a tout simplement pas accès au fichier, un message d'erreur volontairement ambigu est affiché. Ceci afin de ne pas donner d'informations vitales à tout utilisateur non autorisé.

Notre fonctionnalité Partager le fichier en externe offre une solution sécurisée et efficace pour collaborer avec des parties prenantes externes. En donnant aux utilisateurs le contrôle sur le contenu partagé et les permissions, nous les habilitons à collaborer efficacement tout en protégeant les informations sensibles.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour utiliser cette fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support. Nous sommes là pour garantir une expérience de collaboration fluide et productive pour vous et vos partenaires externes.