La fonctionnalité de publication de documents permet aux administrateurs de revoir et de rédiger des documents avant de les rendre disponibles aux utilisateurs, indépendamment de leurs autorisations. Les administrateurs peuvent également configurer les paramètres d'accès pour garantir la protection des informations sensibles. Les nouveaux téléchargements restent non publiés par défaut, permettant une vérification et des ajustements avant la distribution.
ℹ️ Disponible sur les plans d'abonnement suivants : Core, Premier, Enterprise, et Pro à partir de 2024.
Activation et désactivation de la publication
Cette fonctionnalité est désactivée par défaut dans tous les nouveaux projets. Pour activer et commencer à utiliser la publication de documents :
Allez à Paramètres → Projet → onglet Documents.
Cliquez sur le bouton à côté de Publication.
⚠️ Tous les nouveaux documents téléchargés par les administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations Télécharger ou Gérer après l'activation de la fonctionnalité sont alors non publiés par défaut.
Désactiver cette fonctionnalité rendra tous les documents non publiés visibles aux participants du projet selon leurs autorisations. Un message de confirmation apparaîtra s'il y a des documents non publiés lors de la désactivation de la fonctionnalité.
Publication et dépublication de documents
Lorsque la publication est activée dans le projet :
La colonne Statut apparaît dans l'onglet Documents, indiquant si le fichier ou le dossier est publié ou non.
Seuls les administrateurs peuvent publier ou dépublier des documents, et voir tous les documents non publiés.
Les utilisateurs ayant les permissions Télécharger ou Gérer peuvent voir uniquement leurs propres documents non publiés et conservent l'accès à moins que leur permission ne soit définie sur Pas d'accès.
Les pièces jointes de Q&R sont publiées par défaut.
Pour publier ou dépublier des documents :
Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la liste de documents.
Cliquez sur Publier ou Dépublier dans le menu contextuel ou sur le panneau supérieur.
* Les options disponibles dépendent des statuts des éléments sélectionnés.
Lors de la première publication, vous devrez confirmer l'action dans la fenêtre modale. Vous pouvez cliquer sur "Ne plus afficher" pour éviter les demandes de confirmation futures.
Une fois le document publié, il devient disponible en fonction des autorisations utilisateur.
⚠️ Pour publier un document dans un dossier non publié, vous devrez également publier le dossier parent.
Accès rapide : Non publié
Les administrateurs peuvent accéder et examiner tous les documents non publiés dans l'onglet dédié sous Accès rapide – Non publiés.
Statut de publication par rapport aux autres fonctionnalités
Déplacement ou copie de documents :
Déplacer/copier un document publié vers un emplacement non publié le rend non publié.
Déplacer/copier un document non publié vers un emplacement publié conserve son statut.
Les documents copiés vers un autre projet sont toujours non publiés.
Versionnage de documents : l'ajout d'une nouvelle version ou la restauration d'une version précédente conserve le statut de publication du document.
Partage via un lien externe : les documents non publiés ne peuvent pas être partagés en externe.
Corbeille : les documents restaurés sont toujours non publiés.