L'onglet Documents dans les paramètres du projet permet aux administrateurs de configurer les préférences liées aux documents pour leurs projets. Pour accéder aux paramètres des documents :
Allez dans Paramètres – Projet.
Cliquez sur Documents.
Dans cet onglet, les administrateurs du projet peuvent activer ou désactiver (basculer on/off) les fonctionnalités suivantes :
Indexation automatique : contrôlez si les fichiers et dossiers sont indexés numériquement ou triés alphabétiquement.
Versionnement: téléchargez, stockez et suivez les versions des documents pour une collaboration fluide.
Publication : examinez, expurgez et gérez les autorisations avant de publier et de rendre les documents disponibles aux participants du projet.
Indexation automatique des documents
L'indexation automatique détermine la façon dont les dossiers et documents téléchargés sont structurés dans votre projet, et est activée par défaut.
Lorsque activé :
Les dossiers et les documents se voient attribuer automatiquement des numéros séquentiels.
Les fichiers peuvent être réorganisés en modifiant manuellement leur index ou en les faisant glisser-déposer.
Lorsque désactivé :
Les dossiers et les documents sont triés par ordre alphabétique par défaut (0-9, A-Z).
La réorganisation au sein de la structure n'est pas possible.
💡 Si vous désactivez l'indexation automatique et la réactivez plus tard, l'ordre original des fichiers et des dossiers sera restauré.
Gestion des versions de documents
Le versionnement des documents est activé par défaut pour améliorer vos flux de travail de gestion documentaire.
Avec cette fonctionnalité activée, les administrateurs du projet obtiennent :
Flexibilité et contrôle complet sur l'historique des versions des documents.
Collaboration transparente sur une documentation précise et à jour.
Gestion efficace du stockage sans coûts supplémentaires pour les versions précédentes.
⚠️ Si vous désactivez le versionnement des documents, toutes les versions précédentes des documents seront irréversiblement supprimées, ne conservant que les versions actuelles.
Publication de documents
La publication de documents est désactivée par défaut. L'activation de la publication ajoute une étape de révision pour améliorer la sécurité des documents avant de les rendre disponibles aux participants du projet.
Lorsque activé :
Tous les nouveaux documents téléchargés sont non publiés par défaut.
Les documents doivent être examinés et publiés par les administrateurs du projet, leur permettant si nécessaire :
Expurgez tout contenu sensible.
Examinez et ajustez les autorisations des documents.
Téléchargez une version à jour.
Modifier le nom du document, l'emplacement, les étiquettes, etc.
⚠️ Si vous activez la publication puis la désactivez par la suite, tous les documents non publiés deviendront visibles pour les participants du projet selon leurs autorisations.