Les paramètres de notifications de documents sont disponibles pour chaque utilisateur dans le menu Notifications et peuvent être ajustés à tout moment.
Les administrateurs de projet peuvent activer les notifications de documents pour leurs utilisateurs lors de l'invitation et les modifier à tout moment par la suite sur la fiche utilisateur ou en bloc pour les participants sélectionnés.
Modifier les notifications pour les participants en bloc
Pour modifier les paramètres de notification de documents pour un ou plusieurs participants :
Sélectionnez les utilisateurs ou groupes cibles et faites un clic droit sur l'un d'entre eux.
Sélectionnez Modifier les paramètres de notification.
Sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant :
Jamais
Toutes les 30 minutes
Chaque heure
Chaque jour le matin
Chaque jour le soir
Si un groupe est sélectionné, les paramètres de notification sont mis à jour pour tous ses participants.
ℹ️ Les notifications réglées sur "Chaque jour le matin" ou "Chaque jour le soir" sont envoyées respectivement à 8h ou 20h selon les paramètres de fuseau horaire de l'utilisateur sélectionnés dans Informations personnelles.
Quand les notifications sont envoyées
Les notifications par email sont envoyées selon la fréquence sélectionnée dans les scénarios ci-dessous.
De nouveaux documents ont été téléchargés dans l'intervalle de temps spécifié (après l'activation du paramètre).
Par exemple, la fréquence choisie est "Chaque heure". Chaque heure, le système vérifie s'il y a eu des changements et notifie les utilisateurs le cas échéant. Si aucun téléchargement n'a eu lieu dans l'heure précédente, aucune notification ne sera générée.
De nouveaux documents sont devenus accessibles à l'utilisateur, ce qui signifie que leur permission a été modifiée de "Pas d'accès" à une permission supérieure.
Par exemple, vous avez un dossier caché aux utilisateurs pendant que vous travaillez à l'organisation des documents qu'il contient. Après avoir autorisé les utilisateurs à voir ce dossier, ils seront informés des nouveaux documents, indépendamment de la date à laquelle ils ont été téléchargés.
De nouveaux documents copiés ou déplacés d'un dossier caché vers le dossier autorisé et héritant des permissions du dossier de destination.
Par exemple, les utilisateurs ont accès au dossier A, mais pas au dossier B. Vous devez partager quelques documents du dossier B et les ajouter au dossier A. Ceci sera considéré comme un nouveau téléchargement et les utilisateurs seront informés de ces ajouts.
💡 Alternativement, les administrateurs de projet peuvent envoyer des notifications sur n'importe quel document depuis l'onglet Documents lorsque nécessaire.