Vue d'ensemble
Le hub intermédiaire est l'endroit où sont stockées toutes les salles intermédiaires. Les salles intermédiaires permettent aux équipes de conseil et au camp vendeur de collecter des documents en toute sécurité. Une fois tous les documents collectés, les administrateurs peuvent déplacer les éléments pertinents vers la salle de données de due diligence, prête pour le démarrage de la transaction.
Pourquoi utiliser une salle intermédiaire ?
Accès rapide et usage illimité. Facile à ouvrir sans intermédiaire (informatique ou commercial) et utilisable aussi longtemps que nécessaire.
Un espace sécurisé pour la collecte et le partage de documents. Seule l'équipe du camp vendeur y participe, ce qui réduit les risques de partage de données sensibles avec une autre partie.
Suivi simple de l'avancement. La liste des requêtes d'informations (IRL) affiche toujours le statut de préparation à jour et se trouve juste à côté des documents.
Transition fluide vers le démarrage de la transaction. Transition rapide et fluide vers la salle de données de due diligence.
Transferts en temps réel. Les fichiers sont prêts à être consultés dès qu'ils sont copiés dans la salle cible.
La façon la plus simple de comprendre une salle intermédiaire est de l'imaginer comme une version simplifiée de nos salles de données, conçue uniquement pour faciliter la préparation de votre transaction.
Tableau de bord des projets
Un nouvel onglet appelé Hub intermédiaire apparaîtra sur le tableau de bord des projets une fois que vous aurez ajouté votre première salle intermédiaire.
Vous y trouverez vos salles intermédiaires, actives et fermées, ainsi que toutes les statistiques de projet correspondantes :
Stockage : la quantité de stockage utilisée par la salle intermédiaire à la fin de la journée précédente.
Utilisateurs : nombre d'utilisateurs invités dans la salle intermédiaire.
Raccourci vers la liste des requêtes d'informations : accès rapide à l'IRL directement depuis le tableau de bord
💡 Vous devez être propriétaire ou gestionnaire d'un compte d'entreprise disposant de l'option Hub intermédiaire dans votre abonnement.
Pour ajouter une nouvelle salle intermédiaire :
Cliquez sur Créer une nouvelle salle intermédiaire.
Indiquez le nom de la salle intermédiaire.
Sélectionnez l'emplacement de stockage.
Cliquez sur Créer.
Fonctionnalités disponibles
Documents : dispose de toutes les fonctionnalités de la salle de données classique, du point de vue de l'administrateur.
Liste des requêtes d'informations : permet aux utilisateurs de charger une liste des requêtes d'informations et de suivre l'avancement de la préparation de la transaction.
Participants : permet de gérer les utilisateurs de la salle intermédiaire.
Rapports : permet de suivre la consommation de stockage et fournit l'ensemble des journaux d'activité.
Paramètres : fournit les paramètres de base du projet et des notifications personnelles.
Corbeille : stocke les documents supprimés.
Documents
Vous pouvez organiser vos documents grâce à :
Mise en page et colonnes de tableau personnalisables.
Possibilité de consulter toutes les notes et liens externes au même endroit.
Section Accès rapide.
Possibilité de copier des documents entre projets.
Copie vers vos projets
Une fois la structure de vos fichiers et dossiers prête, alimentez facilement le projet souhaité, prêt pour la due diligence :
Sélectionnez les documents que vous souhaitez copier.
Sélectionnez le projet de destination : vos documents sont alors copiés et prêts à être consultés dans cet autre projet.
💡 Pour copier vers un nouveau projet, sélectionnez simplement + Créer un nouveau projet dans le menu déroulant.
Notes
Mentionnez des participants dans une salle intermédiaire au sein d'une note épinglée à un fichier ou un dossier.
Mentionner les membres pertinents de l'équipe permet de s'assurer que les bonnes personnes sont informées des mises à jour ou décisions importantes, leur permettant de réagir rapidement dès réception d'une notification par e-mail.
💡 La mention de participants dans les notes n'est disponible que dans les salles du hub intermédiaire.
Liste des requêtes d'informations
Les listes des requêtes d'informations (IRL) permettent de suivre l'avancement de votre préparation.
Actions possibles ici :
Charger un nouvel IRL : le fichier est consultable une fois chargé. Seuls les fichiers XLSX sont pris en charge.
Afficher un IRL déjà chargé.
Modifier l'IRL avec notre visualiseur intégré directement sur la page.
Télécharger l'IRL au format XLSX, en conservant toutes les modifications apportées.
Charger un nouvel IRL, en remplaçant le fichier précédent.
Supprimer l'IRL.
Mode édition
Notre visualiseur intégré sur la page offre les fonctionnalités suivantes :
Modification du texte
Modification des styles de texte
Ajout de liens
Modification du format de cellule (nombre/texte/date)
Redimensionnement des colonnes et des lignes
Copie et collage de contenu
Ajout et suppression de nouvelles colonnes et lignes
💡 Les conseils essentiels à connaître
Notre éditeur ne dispose pas de contrôle de version et ne peut pas restaurer les versions précédentes en cas de suppression.
Le fichier IRL chargé n'apparaît pas dans la section Documents.
L'édition parallèle et simultanée n'est pas prise en charge.
Participants
Dans la section Participants, vous trouverez la liste des utilisateurs invités, avec leur nom, e-mail, rôle, accès aux dossiers et date de dernière connexion.
Il existe 2 rôles disponibles :
Administrateur : accès complet à tous les documents et fonctionnalités disponibles.
Utilisateur : accès uniquement aux dossiers sélectionnés. Toutes les fonctionnalités, à l'exception des documents, sont masquées.
💡 Les utilisateurs disposent de droits de gestion complets sur le contenu des dossiers sélectionnés. Il n'existe pas de permissions granulaires pour les sous-éléments.
Pour inviter de nouveaux participants :
Cliquez sur Ajouter des participants.
Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail.
Sélectionnez le rôle : Administrateur ou Utilisateur.
Pour le rôle Utilisateur, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez partager.
Vous pouvez également cocher la case Copier depuis un autre utilisateur pour accorder le même accès qu'à un utilisateur existant.
Cliquez sur Inviter.
Vous pouvez consulter et gérer l'accès aux dossiers et modifier les rôles des participants à tout moment, directement depuis la liste des utilisateurs. Cliquez simplement sur l'utilisateur concerné et ajustez son rôle et son accès selon vos besoins.
Rapports
La salle intermédiaire propose actuellement deux types de rapports :
Stockage des données
Journal d'activité
Stockage des données
Le rapport de stockage des données illustre le stockage consommé sur une période donnée. Utilisez le calendrier pour sélectionner la période souhaitée et les boutons radio pour choisir l'unité de mesure du stockage : Go ou Mo. Une fois la sélection effectuée, le graphique affichera une courbe d'activité.
Journal d'activité
Le journal d'activité permet aux participants de suivre toutes les activités effectuées dans la salle intermédiaire. Il est possible de filtrer par période, type d'action et auteur pour retrouver une activité précise et suivre l'avancement.
💡 Cela permet d'identifier les points sur lesquels vous pouvez accélérer la préparation avant l'entrée dans votre produit.
Paramètres
La salle intermédiaire propose les paramètres de projet suivants.
Les Paramètres généraux permettent les ajustements suivants :
Modifier le nom et le lien de la salle intermédiaire.
Afficher l'emplacement de stockage.
Fermer la salle intermédiaire
Branding : mettez à jour le logo du projet et le thème de couleurs.
Étiquettes : modifiez les groupes d'étiquettes et leurs valeurs.
Sécurité : autorisez l'accès du support à votre salle.
Outils d'IA : activez/désactivez le caviardage par IA et la recherche de documents.
Corbeille
Cette section affiche tous les fichiers supprimés de la section Documents de la salle intermédiaire. Vous pouvez ici supprimer définitivement ou restaurer des fichiers selon vos besoins. Vous pouvez également Vider la corbeille pour supprimer définitivement tous les fichiers.
💡 Gardez à l'esprit que tous les fichiers présents dans la corbeille continuent d'occuper de l'espace de stockage jusqu'à leur suppression définitive.