ドキュメント権限を管理する際、フォルダだけでなく、さまざまなフォルダ内の特定のファイルタイプに対しても、異なる権限レベルを適用する必要がある場合があります。
たとえば、すべてのプロジェクトフォルダにわたって、ユーザーにすべてのPDFファイルをオンラインで表示することのみを許可し、元のExcelファイルのダウンロードは許可したい場合があります。各フォルダを確認してそれぞれのファイルに特定の権限を設定する代わりに、権限–ファイルタイプ別に権限を設定で一括して実行できます。
必要なファイルタイプを選択してください。
このフィールドの下にあるカウンターには、選択したタイプのファイルが現在プロジェクトに何個存在するかが表示されます。指定されたファイルタイプの権限レベルを選択してください。
デフォルトでは、隠しファイルへのアクセスは変更されません。ただし、「現在アクセス権のないファイルにも適用する」オプションをチェックすることで許可できます。権限を変更するグループを選択してください。
適用をクリックします。
ファイルタイプ別の権限は、プロジェクト内の現在存在するファイルにのみ適用されることに注意してください。新しくアップロードされたファイルはすべて、親フォルダから権限を継承するため、ユーザーのドキュメント権限を再度更新する必要がある場合があります。
選択したタイプのファイルが非表示フォルダ内にある場合、その親フォルダへのアクセスは自動的に表示に変更されます。そのようなフォルダ内の他のドキュメントの権限レベルは変更されません。
管理権限を持つフォルダ内のファイルは、最高レベルの権限を持っているため、スキップされます。このようなファイルの権限を下げたい場合は、まず権限で親フォルダの権限を変更する必要があります。
ファイルタイプ別にドキュメントの権限を設定すると、選択した参加者グループがアクセスできるすべてのフォルダ内の、そのタイプのすべてのファイルに適用されます。
特定のフォルダ内のグループの権限を変更する必要がある場合は、「権限 -> ドキュメント」に移動し、グループを選択して、目的のフォルダを展開し、必要に応じて各ファイルの権限を調整してください。
ドキュメント内のファイルタイプ別の権限
ドキュメントタブでファイルタイプ別にドキュメントをフィルタリングする場合、3点メニューにファイルタイプ別に権限を設定するオプションが表示されます。モーダルを開くと、フィルタリングされたファイルタイプが自動的に事前選択されます。必要に応じて選択を調整できます。
ℹ️ 少なくとも1つのユーザーまたはカスタムグループが作成されている場合にのみ利用可能です。