外部リンクを使用すると、管理者はプロジェクト外のクライアント、パートナー、またはコンサルタントと特定のファイルを安全に共有でき、共有コンテンツのアクセスと権限を管理しながら、承認された個人との効率的なコラボレーションを促進できます。
この機能の主な利点は、そのようなユーザーがプロジェクトに招待される必要がなく、それらのファイルにアクセスするためにIdealsでアカウントを登録する必要がないことです。
💡 外部へのファイル共有は、PremierおよびEnterpriseサブスクリプションでのみご利用いただけます。
外部リンクの作成
外部リンクを作成するには:
共有したいファイルを右クリックします。
共有を選択し、次に外部リンクを作成を選択します。
💡 PDF変換可能なファイル形式とExcelファイルのみ外部共有できます。
表示されたモーダルで、設定を選択してください。
アクセスタイプ:
リンクを知っている全員:リンクを持っている人は誰でもファイルにアクセスでき、確認コードによるメール認証が必要です。
限定アクセス:ユーザーがファイルにアクセスできるメールアドレスまたはメールドメインを指定でき、メールコードによる認証が行われます。
有効期限:リンクの有効期限を設定します。デフォルトでは90日に設定されています。有効期限に達すると、リンクは自動的に無効になります。
通知: 希望する頻度でリンクアクティビティの通知を有効にします:
即座に:各訪問時に即座に通知を受け取ります。
毎朝:過去24時間のリンクアクティビティの要約ダイジェストを午前8時に受け取ります。
毎日午後:過去24時間のリンクアクティビティの要約ダイジェストを午後4時に受け取ります。
週次:過去7日間のリンクアクティビティの要約ダイジェストを毎週月曜日の午前8時に受け取ります。
ℹ️ 日次および週次のダイジェストは、それぞれ過去24時間および過去7日間にアクティビティがあった場合にのみ送信されます。リンク作成者のみがアクティビティについて通知を受け取ります。
ウォーターマーク: オンライン閲覧時およびダウンロードしたPDF版にウォーターマークを適用します。プロジェクトのウォーターマークに統一的なアプローチを確保するため、適用されるパターンはプロジェクト設定から取得されます。
ダウンロード権限:PDFまたは元の形式でのダウンロードを許可します。
必要な設定をすべて確認して選択したら、作成をクリックします。
2番目の画面に移動し、そこで指定したメールアドレスにすぐにリンクを送信できます。
外部リンクの管理
作成されたすべての外部リンクは、左側のナビゲーションパネルのドキュメントメニュー – 外部リンクにあります。
プロジェクトの進行に応じてリンクアクセスを完全に制御できるよう、リンクの有効化や無効化を含むすべてのパラメータを編集できます。
管理者は、既存のリンクをコピーして外部ユーザーと共有したり、メールで送信したりできます。
さらに、既存の外部リンクを持つドキュメントの場合、共有メニューからこれらのオプションに素早くアクセスできます:
外部リンクをコピー
外部リンクを編集(リンクが1つの場合)または外部リンクを表示(複数のリンクがある場合)。
外部リンクのコピーは、別のコンテキストメニュー項目からも利用できます:リンクをコピー – 外部共有。
共有リンクへのアクセス
外部の関係者は、管理者が選択したメールまたはその他のチャネルを介してリンクを受け取ります。
リンクがプロジェクトから送信された場合、自動メールには誰がファイルを共有したかが通知され、管理者によって追加された場合は追加メッセージも含まれます。その後、サインインフローをクリックして進むことができます。
関係者はコードでメールアドレスを確認するだけでファイルにアクセスできます。
以前にIdealsの利用規約およびプライバシーポリシーに同意していないステークホルダーは、ファイルを閲覧する前にチェックボックスをオンにして同意する必要があります。
ファイルが移動または削除された場合、またはアクセスが制限されている場合、情報漏洩を防ぐために一般的なエラーメッセージが表示されます。
インサイト
インサイトページでは、外部リンク経由で共有されたドキュメントの主要な分析情報を提供し、管理者がエンゲージメントと使用状況を追跡できるようにします。インサイトにアクセスするには、外部リンクページでインサイトを表示をクリックしてください。
ここでは、以下の主要な指標を追跡できます:
閲覧されたページ数、総訪問数、ダウンロード数、ユニークビジター数、総閲覧時間/平均閲覧時間。
ページごとの閲覧時間で関心の高いセクションを特定。
訪問者リスト、訪問回数、閲覧ページ数、最終アクティビティ。
次のフィルターを使用して、特定のデータに焦点を当てることができます:
選択した期間のアクティビティ結果を絞り込みます。
該当する場合は、異なるリンク間を切り替えます。
該当する場合は、特定のリンクのバージョンを選択してください。
個々の訪問者または特定のドメインでフィルタリングして、特定のユーザーのアクティビティを追跡します。
