ドキュメント公開機能により、管理者は権限に関係なく、ユーザーが利用できるようにする前にドキュメントを確認し、編集することができます。管理者はアクセス設定を構成して、機密情報が保護されるようにすることもできます。新しいアップロードはデフォルトで非公開のままとなり、配布前に検証と調整が可能です。
ℹ️ 以下のサブスクリプションプランでご利用いただけます:Core、Premier、Enterprise、および2024年以降のPro。
公開の有効化と無効化
この機能は、すべての新規プロジェクトでデフォルトで無効になっています。ドキュメント公開を有効にして使用を開始するには:
設定 → プロジェクト → ドキュメントタブに移動します。
公開の横にあるトグルをクリックします。
⚠️ この機能を有効にした後、管理者およびアップロードまたは管理権限を持つユーザーがアップロードしたすべての新しいドキュメントは、デフォルトで非公開になります。
この機能を無効にすると、未公開のドキュメントがすべて、権限に応じてプロジェクト参加者に表示されるようになります。機能を無効にする際に未公開のドキュメントがある場合は、確認メッセージが表示されます。
ドキュメントの公開と非公開
プロジェクトで公開が有効になっている場合:
ステータス列は「ドキュメント」タブに表示され、ファイルまたはフォルダーが公開されているかどうかを示します。
管理者のみがドキュメントを公開または非公開にでき、すべての非公開ドキュメントを表示できます。
アップロードまたは管理権限を持つユーザーは、自分の未公開ドキュメントのみを表示でき、権限がアクセス不可に設定されない限りアクセスを保持します。
Q&A の添付ファイルはデフォルトで公開されます。
ドキュメントを公開または非公開にするには:
ドキュメントリストから1つ以上の項目を選択してください。
コンテキストメニューまたは上部パネルから公開または非公開をクリックします。
* 利用可能なオプションは、選択した項目のステータスによって異なります。
初回公開時には、モーダルウィンドウでアクションを確認する必要があります。「今後表示しない」をクリックすると、今後の確認プロンプトを回避できます。
ドキュメントが公開されると、ユーザー権限に基づいて利用可能になります。
⚠️ 未公開フォルダ内のドキュメントを公開するには、親フォルダも公開する必要があります。
クイックアクセス:未公開
管理者は、クイックアクセスの未公開タブで、すべての未公開ドキュメントにアクセスして確認できます。
公開ステータスと他の機能
ドキュメントの移動またはコピー:
公開済みのドキュメントを未公開の場所に移動またはコピーすると、未公開になります。
未公開のドキュメントを公開済みの場所に移動/コピーしても、そのステータスは保持されます。
別のプロジェクトにコピーされたドキュメントは常に非公開になります。
ドキュメントのバージョン管理:新しいバージョンの追加または以前のバージョンの復元を行っても、ドキュメントの公開ステータスは保持されます。
外部リンクでの共有:未公開のドキュメントは外部で共有できません。
ごみ箱:復元されたドキュメントは常に非公開になります。