プロジェクト設定内のドキュメントタブでは、管理者がプロジェクトのドキュメント関連の設定を構成できます。ドキュメント設定にアクセスするには:
設定 – プロジェクトに移動します。
Documents をクリックします。
このタブでは、プロジェクト管理者が以下の機能を有効または無効(オン/オフの切り替え)にすることができます:
自動インデックス作成: ファイルとフォルダーを数値でインデックス化するか、アルファベット順に並べ替えるかを制御します。
バージョン管理: シームレスなコラボレーションのために、ドキュメントのバージョンをアップロード、保存、追跡します。
公開:プロジェクト参加者がドキュメントを利用できるようにする前に、レビュー、編集、権限管理を行います。
自動文書インデックス作成
自動インデックス作成は、アップロードされたフォルダとドキュメントがプロジェクト内でどのように構造化されるかを決定し、デフォルトで有効になっています。
有効にした場合:
フォルダーとドキュメントには、連番が自動的に割り当てられます。
ファイルは、インデックスを手動で編集するか、ドラッグ&ドロップすることで並べ替えることができます。
無効の場合:
フォルダーとドキュメントは、デフォルトでアルファベット順にソートされます(0–9、A–Z)。
構造内での並べ替えはできません。
💡 自動インデックス作成を無効にした後、再度有効にすると、ファイルとフォルダの元の順序が復元されます。
ドキュメントのバージョン管理
ドキュメントのバージョン管理は、ドキュメント管理ワークフローを強化するためにデフォルトで有効になっています。
この機能を有効にすると、プロジェクト管理者は次のことができます:
ドキュメントのバージョン履歴に対する柔軟性と完全なコントロール。
正確で最新のドキュメントでのシームレスなコラボレーション。
以前のバージョンに追加コストがかからない効率的なストレージ管理。
⚠️ ドキュメントのバージョン管理を無効にすると、以前のドキュメントバージョンはすべて復元不可能な形で削除され、現在のバージョンのみが保持されます。
ドキュメント公開
ドキュメント公開は、デフォルトで無効になっています。公開を有効にすると、プロジェクト参加者がドキュメントを利用できるようにする前に、ドキュメントのセキュリティを強化するためのレビューステップが追加されます。
有効にした場合:
新しくアップロードされたドキュメントは、デフォルトで非公開になります。
ドキュメントはプロジェクト管理者によってレビューおよび公開される必要があり、必要に応じて次のことが可能です:
機密性の高いコンテンツを編集してください。
ドキュメントの権限を確認して調整します。
最新バージョンをアップロードしてください。
ドキュメント名、場所、ラベルなどを修正します。
⚠️ 公開を有効にした後で再び無効にすると、未公開のドキュメントはすべて、権限に応じてプロジェクト参加者に表示されるようになります。