新しいオンラインアーカイブは、長期的なプロジェクトデータアクセスのためのシンプルで安全、かつコスト効率の高いソリューションを提供します。USBでの納品を不要にすることで、プロジェクト終了後も権限を持つすべての関係者が情報にアクセスできるようにし、コンプライアンス要件を満たしながら、必要なときにいつでもデータを手元に置くことができます。オンラインアーカイブは、プロジェクトのクラウドベースの読み取り専用バージョンです。プロジェクトがアーカイブされると、そのインデックスは固定され、削除、移動、アップロードなどの変更はできなくなります。

オンラインアーカイブ機能にアクセスするには、左側のナビゲーションパネルにある次のいずれかのタブに移動してください:

開いたページで、プロジェクトをオンラインでアーカイブするために必要な情報を入力してください。

プロジェクトをオンラインで保存する年数を、選択または入力して決定してください。
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年数を選択すると、サブスクリプション条件に応じた適用コストを完全に透明化するため、動的に調整された年間料金と合計料金が表示される場合があります。請求書は、法人アカウントのサブスクリプションタブで指定された請求担当者に送信されます。

ここでは、既存のプロジェクト参加者を追加したり、プロジェクトアーカイブへのアクセス権を持つべき新しい外部ユーザーを招待したりできます。

プロジェクト参加者を追加するには、ドロップダウンリストで検索して選択してください。

プロジェクト外のユーザーにアクセス権を付与するには、既存の参加者が表示されているドロップダウンの下部にある外部ユーザーを招待をクリックしてください。
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完了したら、プロジェクトをアーカイブをクリックします。表示されたモーダルで、該当する場合は手数料を確認し、承認してください。
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プロジェクトがアーカイブ前にロックされていない場合、オンラインアーカイブを準備するために一時的にロックされます。これにより、アーカイブされたデータがプロジェクトの真正かつ最終的な記録として保持されることが保証されます。

プロジェクトがアーカイブされると、オンラインアーカイブに追加されたプロジェクト管理者にアーカイブ確認のメールが送信されます。他の参加者には、オンラインアーカイブへの個別の招待状が送られます。

プロジェクトをアーカイブすると、通常のデータルームと比較して機能が制限された読み取り専用のアーカイブになります。

オンラインアーカイブダッシュボードは、上部パネルに以下の詳細の概要を素早く表示するランディングページです:

上部パネルの後には、ストレージサイズやドキュメントタイプ別の内訳を含む、プロジェクトドキュメントの概要が表示されます。

左側には、アーカイブ時点で以前に生成されたレポートが表示されます。主に以下のものがあります:

画面のメイン部分には、オンラインアーカイブ参加者のリストが表示され、新しい参加者を素早く追加することができます。

すべてのオンラインアーカイブ参加者は、未公開のものや、ごみ箱に削除されたもの(もしあれば)を含む、すべてのプロジェクト文書にアクセスできます。

プロジェクトインデックスへの変更は禁止されており、オンラインアーカイブではドキュメントに対する複数のアクションは利用できません。以下の表に概要をご覧いただけます。

参加者タブでは、すべてのオンラインアーカイブ参加者のリストを確認でき、次のことができます:

レポートセクションでは、完全な透明性を確保するための包括的なアクティビティログを提供しています。この詳細なログは、プロジェクトの作成時からすべてのプロジェクトアクティビティを記録し、オンラインアーカイブの現在の参加者による進行中のすべてのアクティビティを追跡し続けます。アクティビティログは、必要に応じてメールで送信したり、Excelファイルにエクスポートしたりできます。

設定メニューでは、以下の設定を確認および更新できます:

アーカイブされたプロジェクトでも、ダウンロード可能なアーカイブを作成したり、USBドライブを注文したりすることができます。アーカイブされたプロジェクトでは特定の機能が関連しないため、アーカイブの設定はアクティブなプロジェクトで利用可能なものとは若干異なります。以下のオプションが利用できます: