Uma lista de verificação é uma ferramenta essencial na fase de due diligence. Ela ajuda a empresa adquirente a garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para a tomada de decisão, enquanto permite que a empresa-alvo organize e apresente documentos críticos. Tradicionalmente gerenciadas por meio de arquivos Excel compartilhados por e-mail, as listas de verificação frequentemente criam ineficiências, como confusão de versões e atualizações redundantes.
O recurso de lista de verificação de due diligence elimina esses desafios ao permitir que os administradores carreguem, editem e gerenciem suas listas de verificação diretamente dentro do projeto. Essa centralização promove uma colaboração simplificada, atualizações em tempo real e maior confiança no processo.
Principais benefícios
Integração perfeita de checklists: faça upload de suas checklists XLSX existentes no projeto sem conversão, preservando fluxos de trabalho familiares.
Colaboração em tempo real: faça edições em tempo real diretamente no projeto, garantindo que todos os stakeholders estejam trabalhando com a versão mais recente.
Gerenciamento centralizado: mantenha uma única fonte de verdade para a lista de verificação, eliminando a necessidade de reenvios ou compartilhamento externo de arquivos.
Controle granular: atribua permissões de Visualização ou Edição a grupos específicos de usuários, garantindo colaboração segura.
Rastreamento abrangente: rastreie todas as ações, como edições, uploads e downloads para transparência e responsabilidade.
Usando a lista de verificação de due diligence
Habilitar acesso à lista de verificação
Os administradores podem habilitar a funcionalidade de lista de verificação de diligência prévia para outros participantes ao criar um novo grupo ou editar um existente. A configuração correspondente está na seção Gerenciamento de projetos.
As permissões de recursos determinam quais grupos podem acessar a lista de verificação. Por padrão, está desativada, e grupos sem permissões habilitadas não podem ver a seção de lista de verificação no projeto.
Carregar e gerenciar listas de verificação
Administradores e outros participantes com permissões de Edição podem criar várias listas de verificação dentro do projeto. Para carregar a primeira lista de verificação, clique em Escolher arquivo.
Para adicionar mais de uma lista de verificação, clique no ícone de adição ao lado da aba da sua lista de verificação atual.
Novas versões da lista de verificação podem ser carregadas novamente a qualquer momento para essa lista de verificação específica.
As listas de verificação podem ser baixadas em formato Excel, mantendo todas as atualizações feitas dentro do projeto.
Compartilhar listas de verificação
Para compartilhar listas de verificação com outros grupos e atribuir permissões específicas, clique em Compartilhar no canto superior direito da tela.
Selecione os grupos com os quais você deseja compartilhar a lista de verificação.
Escolha as permissões da lista de verificação para os grupos selecionados:
Visualizar: usuários podem ver a lista de verificação, mas não podem fazer alterações.
Editar: os usuários podem editar diretamente, bem como baixar, carregar uma nova versão ou excluir uma existente.
Opte por escrever uma mensagem ou instruções para os destinatários selecionados.
Depois de concluído, clique em Compartilhar para confirmar.
Os destinatários serão notificados por e-mail, incluindo o nome da lista de verificação e sua mensagem, se adicionada.
Para alterar as permissões já configuradas, clique em qualquer um dos grupos ao lado do botão Compartilhar.
Um modal será exibido mostrando todos os participantes com acesso e suas permissões relevantes.
Aqui você pode selecionar no menu suspenso de permissões correspondente a um grupo. As alterações são aplicadas e salvas automaticamente.
Editar lista de verificação
Participantes com permissões de Edição podem atualizar listas de verificação diretamente dentro do projeto. Depois de ter uma lista de verificação carregada, você pode editar certas partes do arquivo Excel. Para começar, clique em Editar no painel superior.
ℹ️ Para evitar conflitos, a edição paralela está desativada, garantindo que apenas um usuário possa fazer alterações por vez.
No modo de edição, você pode encontrar várias opções na barra de ferramentas e outras funcionalidades básicas que são comumente usadas em planilhas do Excel.
As seguintes ações estão disponíveis ao editar a lista de verificação diretamente no projeto:
Editando o texto nas células.
Copiando e colando conteúdo.
Editando estilos de texto: fonte, cor, alinhamento.
Editando formato de célula: número, texto, link, data.
Selecionando valores do menu suspenso se o seu Excel incluir opções predefinidas de menu suspenso.
Redimensionando colunas e linhas.
Adicionando ou excluindo novas colunas e linhas.
Inserindo links: adicione qualquer link externo ou selecione um documento do projeto diretamente.
Quando terminar, certifique-se de clicar em Salvar. As alterações se tornam visíveis imediatamente para todos os usuários autorizados.
Acompanhando a atividade da lista de verificação
Cada ação relacionada à lista de verificação é rastreada e registrada no Registro de atividades, incluindo:
Carregando e baixando listas de verificação.
Edições feitas (alterações específicas não são detalhadas).
Compartilhando ou modificando permissões para a lista de verificação.
Isso garante total transparência e responsabilidade durante o processo de due diligence.