Uma checklist é uma ferramenta essencial na fase de due diligence. Ela ajuda a empresa adquirente a garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para a tomada de decisão, ao mesmo tempo que permite à empresa-alvo organizar e apresentar documentos críticos. Tradicionalmente gerenciadas por meio de arquivos Excel compartilhados por email, as checklists frequentemente criam ineficiências, como confusão de versões e atualizações redundantes.
O recurso de lista de verificação de due diligence elimina esses desafios ao permitir que os administradores façam upload, editem e gerenciem suas listas de verificação diretamente dentro do projeto. Essa centralização promove colaboração simplificada, atualizações em tempo real e maior confiança no processo.
Principais benefícios
Integração perfeita de checklists: faça upload de suas checklists XLSX existentes no projeto sem conversão, preservando fluxos de trabalho familiares.
Colaboração ao vivo: faça edições em tempo real diretamente no projeto, garantindo que todas as partes interessadas estejam trabalhando com a versão mais recente.
Gerenciamento centralizado: mantenha uma única fonte de verdade para a lista de verificação, eliminando a necessidade de reenvios ou compartilhamento de arquivos externos.
Controle granular: atribua permissões de Visualização ou Edição a grupos específicos de usuários, garantindo colaboração segura.
Rastreamento abrangente: rastreie todas as ações, como edições, uploads e downloads para transparência e responsabilidade.
Usando a lista de verificação de due diligence
Habilitar acesso à lista de verificação
Os administradores podem habilitar a funcionalidade de lista de verificação de due diligence para outros participantes ao criar um novo grupo ou editar um existente. A configuração correspondente está na seção Gerenciamento de projetos.
As permissões de recursos determinam quais grupos podem acessar a lista de verificação. Por padrão, ela está desabilitada, e grupos sem permissões habilitadas não podem ver a seção de lista de verificação no projeto.
Carregar e gerenciar checklists
Administradores e outros participantes com permissões de Edição podem criar várias listas de verificação dentro do projeto. Para fazer upload da primeira lista de verificação, clique em Escolher arquivo.
Para adicionar mais de uma lista de verificação, clique no ícone de mais ao lado da aba da sua lista de verificação atual.
Novas versões da lista de verificação podem ser carregadas novamente a qualquer momento para essa lista de verificação específica.
Checklists podem ser baixados em formato Excel, mantendo todas as atualizações feitas dentro do projeto.
Compartilhar listas de verificação
Para compartilhar listas de verificação com outros grupos e atribuir permissões específicas, clique em Compartilhar no canto superior direito da tela.
Selecione os grupos com os quais você deseja compartilhar a lista de verificação.
Escolha as permissões de checklist para os grupos selecionados:
Visualizar: os usuários podem ver a lista de verificação, mas não podem fazer alterações.
Editar: os usuários podem editar diretamente, bem como baixar, fazer upload de uma nova versão ou excluir uma existente.
Opte por escrever uma mensagem ou instruções para os destinatários selecionados.
Após concluído, clique em Compartilhar para confirmar.
💡 As configurações de compartilhamento se aplicam apenas ao arquivo atualmente aberto. Se houver várias listas de verificação, o compartilhamento deve ser configurado para cada uma individualmente, selecionando a aba relevante e ajustando suas configurações separadamente.
Os destinatários serão notificados por email, incluindo o nome da lista de verificação e sua mensagem, se adicionada.
Para alterar as permissões já configuradas, clique em qualquer um dos grupos ao lado do botão Compartilhar.
Um modal será exibido mostrando todos os participantes com acesso e suas permissões relevantes.
Aqui você pode selecionar no menu suspenso de permissões correspondente do grupo. As alterações são aplicadas e salvas automaticamente.
Editar lista de verificação
Participantes com permissões de Edição podem atualizar checklists diretamente dentro do projeto. Depois de ter um checklist carregado, você pode editar certas partes do arquivo Excel. Para começar, clique em Editar no painel superior.
ℹ️ Para evitar conflitos, a edição paralela está desabilitada, garantindo que apenas um usuário possa fazer alterações por vez.
No modo de edição, você pode encontrar várias opções na barra de ferramentas e outras funcionalidades básicas que são comumente usadas em planilhas do Excel.
As seguintes ações estão disponíveis ao editar a lista de verificação diretamente no projeto:
Editando o texto nas células.
Copiando e colando conteúdo.
Editando estilos de texto: fonte, cor, alinhamento.
Editando formato de célula: número, texto, link, data.
Selecionando valores de dropdown se o seu Excel incluir opções de dropdown predefinidas.
Redimensionando colunas e linhas.
Adicionando ou excluindo novas colunas e linhas.
Inserindo links: adicione qualquer link externo ou selecione o documento do projeto diretamente.
Após finalizar, certifique-se de clicar em Salvar. As alterações ficam visíveis imediatamente para todos os usuários autorizados.
Rastreando atividade da lista de verificação
Toda ação relacionada à lista de verificação é rastreada e registrada no Log de atividades, incluindo:
Fazendo upload e download de checklists.
Edições feitas (mudanças específicas não são detalhadas).
Compartilhar ou modificar permissões para a lista de verificação.
Isso garante total transparência e responsabilidade durante o processo de due diligence.