O que é uma lista de verificação de due diligence?
Uma lista de verificação é uma ferramenta essencial na fase de due diligence. Ela ajuda a empresa adquirente a garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis para a tomada de decisões, enquanto permite que a empresa alvo organize e apresente documentos críticos. Tradicionalmente geridas por meio de arquivos Excel compartilhados por e-mail, as listas de verificação frequentemente criam ineficiências, como confusão de versões e atualizações redundantes.
A funcionalidade de lista de verificação de due diligence elimina esses desafios ao permitir que os administradores façam upload, editem e gerenciem suas listas de verificação diretamente dentro do projeto. Essa centralização promove colaboração simplificada, atualizações em tempo real e maior confiança no processo.
Principais benefícios do recurso de checklist do VDR
Integração perfeita de listas de verificação: carregue suas listas de verificação XMSL existentes no VDR sem conversão, preservando os fluxos de trabalho familiares.
Colaboração ao vivo: Faça edições em tempo real diretamente no VDR, garantindo que todas as partes interessadas estejam trabalhando com a versão mais recente.
Gerenciamento centralizado: Mantenha uma única fonte de verdade para a lista de verificação, eliminando a necessidade de reenvios ou compartilhamento de arquivos externos.
Controle granular: Atribua permissões de Apenas visualização ou Edição a grupos de usuários específicos, garantindo uma colaboração segura.
Rastreamento abrangente: Todas as ações, como edições, uploads e downloads, são registradas no log de auditoria para transparência e responsabilidade.
Como usar o recurso de lista de verificação de due diligence
Etapa 1: Ative o acesso ao recurso de lista de verificação
Os administradores podem habilitar a funcionalidade para outros participantes ao configurar grupos. Você encontrará a configuração na seção de Gerenciamento de Projetos.
As permissões determinam quais grupos podem acessar o recurso de lista de verificação. Por padrão, o recurso está desativado, e grupos sem permissões habilitadas não podem ver a seção.
Etapa 2: Adicionar, criar e gerenciar listas de verificação
Administradores e outros participantes com permissões adequadas podem criar várias listas de verificação dentro do projeto.
Compartilhe listas de verificação com outros grupos e atribua permissões específicas:
Apenas visualização: Os usuários podem ver a lista de verificação, mas não podem fazer alterações.
Editar: Os usuários podem editar diretamente, assim como baixar e enviar uma nova versão.
Etapa 3: Colabore de forma eficiente
Os participantes com permissões de Editar podem atualizar listas de verificação diretamente no VDR. Especificamente, as permissões de Editar permitem que os participantes editem, baixem e façam upload de novas versões.
As alterações são salvas em tempo real e visíveis imediatamente para todos os usuários autorizados.
Para evitar conflitos, a edição paralela está desativada, garantindo que apenas um usuário possa fazer alterações por vez.
Os administradores podem compartilhar a lista de verificação quando necessário, usando o botão Compartilhar no canto superior direito da tela.
Você verá um modal com várias opções:
Selecione os grupos com os quais você deseja compartilhar a lista de verificação.
Escolha as permissões da lista de verificação para os grupos selecionados.
Opte por escrever uma mensagem ou instruções para os destinatários selecionados.
Depois de concluído, pressione Compartilhar para confirmar a seleção.
Os destinatários serão notificados sobre a lista de verificação por e-mail. Este e-mail notifica o participante de que você compartilhou uma lista de verificação com eles e fornece instruções claras sobre como acessá-la. Se você forneceu uma mensagem ou instruções adicionais, isso também estará contido no e-mail.
Etapa 4: Como editar
Depois de carregar uma lista de verificação, você vai querer editar certas partes do arquivo Excel. Primeiro, pressione o ícone Editar no canto superior direito.
Em seguida, clique na célula que você precisa editar (A), use a barra de edição acima para digitar na célula (b) e confirme ou descarte sua edição conforme necessário (C).
Etapa 5: Baixar e re-upload de listas de verificação
As listas de verificação podem ser baixadas em formato Excel, mantendo todas as atualizações feitas no VDR.
Novas versões da lista de verificação podem ser reenviadas a qualquer momento por usuários com permissões de Editar para essa lista de verificação específica.
Permissões de edição
Para alterar permissões já configuradas, clique nos grupos que deseja editar. Você pode encontrá-los no canto superior direito da tela, ao lado do botão Compartilhar.
Um modelo aparecerá exibindo todos os participantes com acesso e suas permissões relevantes.
Aqui você pode selecionar no menu suspenso de permissões correspondente a um grupo. As alterações são aplicadas e salvas automaticamente.
Registro de auditoria e ações da lista de verificação
Cada ação relacionada à lista de verificação é rastreada, incluindo:
Carregando e baixando listas de verificação.
Edições feitas (alterações específicas não são detalhadas).
Compartilhando ou modificando permissões para a lista de verificação.
Isso garante total transparência e responsabilidade durante o processo de due diligence.
Por que usar o recurso de lista de verificação do VDR?
Este recurso reduz ineficiências e frustrações comumente experimentadas em fluxos de trabalho de M&A. Ao centralizar e simplificar o gerenciamento de listas de verificação, ele melhora a comunicação, minimiza erros e garante que todas as partes interessadas estejam alinhadas.