Assim que seu projeto for criado, você precisa configurá-lo para acesso seguro pelas partes envolvidas.
Configuração geral
As configurações do projeto estão localizadas no menu Configurações no painel esquerdo.
Aqui, você pode verificar e atualizar as seguintes configurações:
Geral: edite o nome do projeto, detalhes de contato do administrador, desative ou ative a indexação automática de documentos e veja o local de armazenamento do seu projeto.
Branding: faça o upload de um logotipo, altere a cor do tema e o fundo da página de login para refletir a marca da sua empresa.
Etiquetas: adicione e ajuste os grupos de etiquetas existentes e seus valores. A etiquetagem ajuda a organizar seus documentos em diferentes pastas no projeto.
Termos de uso: crie termos para os participantes aceitarem antes de acessar seu projeto.
Marcas d'água: decida quando exibir marcas d'água; edite a cor, opacidade, posição e detalhes incluídos nas marcas d'água.
Segurança: forneça acesso de suporte se necessário; fortaleça a segurança ativando a verificação em duas etapas e a verificação por e-mail, restrinja o acesso por domínios de e-mail e endereços IP.
💡 Com a assinatura Enterprise, os proprietários e gerentes de contas corporativas podem definir configurações padrão para todos os projetos recém-criados. Isso garante alinhamento com as políticas da empresa e configuração de projeto mais rápida.
Preenchendo o projeto
Em seguida, defina os documentos que precisam ser adicionados e os participantes que serão envolvidos no seu projeto.
Carregando documentos
Você pode começar com os documentos do projeto de uma das seguintes maneiras:
Carregar documentos do seu computador ou do armazenamento externo (por exemplo, SharePoint ou OneDrive).
Importar estrutura de pastas para ser preenchida com documentos posteriormente por você ou outros participantes.
Gerenciando documentos
Se forem necessárias alterações em documentos já carregados, você pode facilmente:
Copiar e mover documentos dentro de um projeto ou para outro projeto.
Excluir arquivos e pastas.
Renomeie um ou vários documentos usando o recurso de renomeação em massa.
Convidando participantes e atribuindo permissões
Após configurar o projeto e fazer o upload de todos os arquivos e pastas necessários, o próximo passo é configurar o acesso dos participantes criando grupos de usuários e atribuindo permissões de acordo.
Na guia Participantes, você pode:
Adicione outro administrador para ajudá-lo a gerenciar o projeto.
Configure permissões granulares de documentos consistindo de 8 níveis: Sem acesso, Cerca, Visualizar, Criptografado, PDF, Original, Upload e Gerenciar.
Defina o acesso ao projeto e outras configurações de segurança.
Adicione participantes aos grupos durante ou após a criação.
Importar participantes em massa via Excel ou convide um por um para grupos previamente criados.
Compartilhando documentos
Você pode compartilhar os documentos do seu projeto tanto com participantes convidados quanto com partes externas, conforme necessário.
Permissões para participantes do projeto
A página de permissões designadas tem como objetivo compartilhar documentos dentro do projeto apenas com os participantes convidados. Você pode definir permissões durante a criação do grupo e gerenciá-las a qualquer momento em Permissões.
Link do arquivo para participantes externos
Na guia Documentos, você pode compartilhar um link para um arquivo para acesso instantâneo pelas partes especificadas fora do projeto. Não requer convite e registro, mas você ainda pode manter seus dados seguros revogando o acesso e rastreando a atividade no registro de auditoria.
💡 Este recurso está disponível com a assinatura Business e Enterprise.
Rastreamento de atividade
Toda a atividade do projeto pode ser rastreada com a ajuda de Relatórios abrangentes, incluindo acesso a documentos, logins de usuários, alterações nas configurações do projeto e rastreamento ação por ação, se necessário. Além disso, você pode optar por receber diferentes notificações por e-mail para se manter atualizado e se inscrever nos relatórios disponíveis.
Relatórios disponíveis
Registro de atividades: obtenha informações detalhadas sobre a atividade do projeto, incluindo o rastreamento de ações individuais do usuário, como acesso a arquivos, duração da visualização de arquivos, alteração de permissões e quaisquer outros eventos.
Matriz de engajamento: acompanhe como os usuários interagem com arquivos e pastas no projeto, incluindo ações como visualização, download e impressão de documentos.
Armazenamento de dados: veja os maiores arquivos e pastas, tendências de uso, exporte todos eles para o Excel e tome decisões financeiras e de eficiência de custos relevantes.
Assinaturas: mantenha-se atualizado mesmo quando não estiver usando a plataforma - inscreva-se em qualquer um dos relatórios disponíveis para receber atualizações importantes do projeto por e-mail em uma frequência selecionada.
Notificações
Nas configurações pessoais, no menu de configurações, você pode definir as seguintes notificações:
Documentos carregados e excluídos
Documentos enviados e excluídos por mim
O armazenamento de dados atingiu o limite
Nova atividade de P&R
Manutenção do projeto
Painel do projeto
Os administradores do projeto podem obter uma rápida visão geral de todo o projeto aproveitando insights em tempo real, estatísticas e gráficos: Atividade, Perguntas e Respostas, e Documentos.
P&R
Uma vez que os participantes são adicionados, você pode configurar a seção de Perguntas e Respostas para uma comunicação segura sem sair do projeto. Como as diferentes equipes precisam estar operacionais assim que o projeto começa, uma ferramenta adequada de Perguntas e Respostas é crucial para prevenir violações de dados e garantir uma comunicação eficiente.
Lixeira
Os administradores podem gerenciar conteúdos excluídos na Lixeira disponível no painel de navegação à esquerda. Ele oferece capacidades de classificação, e a habilidade de restaurar ou excluir permanentemente documentos conforme necessário.
Arquivamento de projeto
Em qualquer estágio do seu negócio, você pode encomendar pen drives com o conteúdo do seu projeto.
Uma vez que seu projeto está finalizado ou se aproximando do fim, você pode encerrá-lo ou agendar um encerramento para uma data e hora específicas.
💡 Certifique-se de ter um backup do conteúdo do seu projeto antes do encerramento, pois os administradores também perdem o acesso ao projeto uma vez que ele é fechado.