Separe usuários externos por empresa e usuários internos por departamento. Essa segmentação facilita a atribuição de permissões relevantes e o controle de acesso.

Use grupos para necessidades específicas, como equipes jurídicas, financeiras ou de due diligence.

Atribua pelo menos dois administradores para garantir resiliência. Isso permite uma gestão tranquila se um administrador estiver indisponível.

Os administradores podem supervisionar a gestão de determinados grupos.

Decida se os usuários devem ver outros usuários no projeto. Você pode personalizar a visibilidade para limitar a exposição do usuário ou promover a colaboração permitindo a visibilidade entre os membros da equipe.

As permissões são aplicadas a todo o grupo, não a usuários individuais. A configuração do grupo deve estar alinhada com as necessidades de acesso para evitar complicações futuras.

Estruture grupos com base em funções, para que o acesso seja concedido de acordo com a função no trabalho ou fase do projeto.

Convide usuários em massa via arquivo Excel ou copie e cole endereços de e-mail. Isso economiza tempo e garante que os usuários sejam adicionados rapidamente.

Atribua permissões com base no grupo (por exemplo, Admin, Usuário, Personalizado). Ajuste as permissões no nível do grupo usando os 8 níveis de permissão disponíveis do Ideals VDR (por exemplo, Sem Acesso, Visualizar, Baixar, Enviar, Gerenciar).

Crie grupos em estado desativado. Em seguida, ative-os quando o projeto estiver pronto. Os participantes então receberão convites por e-mail conforme necessário.

Exigir que os usuários aceitem um NDA de clickwrap antes de acessar os documentos. Acompanhe quem aceitou e exporte NDAs assinados para registro.

Use a funcionalidade de arrastar e soltar para uploads rápidos de arquivos.

Para grandes volumes de arquivos, considere usar armazenamento em nuvem de terceiros (por exemplo, OneDrive, SharePoint).

Se necessário, renomeie arquivos em lote para manter a consistência e evitar erros manuais.

Use o aplicativo de desktop para sincronizar sua pasta local com o VDR tanto para a população inicial quanto para atualizações contínuas. Isso simplifica o gerenciamento de grandes projetos.

Após o upload, verifique se os arquivos estão nas pastas corretas e se os nomes dos documentos são consistentes.

Aproveite colunas personalizáveis e classificação para simplificar o gerenciamento de arquivos e facilitar o acompanhamento do conteúdo.

Atribua permissões no nível do grupo para garantir consistência e reduzir a carga de trabalho administrativa. Dessa forma, você define o acesso uma vez para cada grupo, e ele é aplicado a todos os membros.

Use o recurso Ver como para verificar permissões.

Esteja atento a como as permissões são herdadas de pastas principais para subpastas e arquivos.

Se você definir uma pasta para Gerenciar acesso, todas as subpastas e arquivos herdarão essa permissão, o que pode nem sempre ser ideal. Ajuste as permissões no nível da pasta ou do arquivo, se necessário.

Certos arquivos, como vídeos ou conteúdos multimídia, têm mais opções de permissão granulares (por exemplo, Visualizar, Original, Gerenciar). Revise os tipos de arquivos e ajuste as permissões de acordo para refletir a sensibilidade de cada arquivo.

Use acesso em camadas (por exemplo, Visualizar, Baixar, Gerenciar) com base nos papéis dos usuários.

Para documentos altamente sensíveis, restrinja as permissões para evitar acesso não autorizado ou vazamento de dados.

Considere definir alguns arquivos como Sem acesso para certos grupos, especialmente se o documento for confidencial ou irrelevante para a função deles.

Audite regularmente as permissões dos usuários para garantir que ainda estejam alinhadas com as necessidades do projeto. À medida que os usuários ou o conteúdo mudam, ajuste as permissões de acordo.

Use as visualizações Por Grupos e Por Documentos para rastrear facilmente quais usuários ou grupos têm acesso a documentos ou pastas específicos.

Durante a movimentação de arquivos ou pastas, é recomendável que você decida que as permissões devem herdar da pasta de destino. Mas a opção está disponível para manter as configurações atuais caso você precise.

Adicione uma camada extra de segurança exigindo que todos os usuários verifiquem sua identidade com 2FA.

Ative marcas d'água automatizadas. As marcas d'água podem incluir detalhes personalizados, como e-mail, nome do projeto e endereço IP.

Para documentos sensíveis, desative as opções de download e impressão. Isso garante que o documento permaneça dentro do ambiente controlado do VDR.

Para ambientes de alta segurança, considere restringir o acesso a IPs específicos ou domínios autorizados. Isso limita a entrada apenas àqueles em redes confiáveis.

Implemente um acordo de confidencialidade clickwrap que os usuários devem aceitar antes de acessar qualquer dado. Isso garante que todos os participantes estejam cientes das obrigações de confidencialidade e legais.

Estruture seu VDR com pastas de nível superior baseadas nas principais fases do projeto (por exemplo, Due Diligence, Legal, Financeiro) ou áreas funcionais (por exemplo, Contratos, Conformidade).

Crie subpastas em cada fase ou função para organizar melhor os documentos (por exemplo, em Legal, subpastas para Contratos, PI, Regulatório).

Restrinja o acesso a pastas com base no tipo de conteúdo e nas funções dos usuários. Pastas sensíveis (por exemplo, Jurídico, Confidencial) devem ter permissões mais restritas.

Se você tiver uma estrutura de projeto existente (por exemplo, de uma lista de verificação do Excel), use nosso recurso de importação de estrutura de pastas para economizar tempo.

Obtenha uma visão geral da saúde do negócio usando o Dashboard

Use Registro de atividades para rastrear visualizações de documentos, downloads e outras interações. Monitore o comportamento dos usuários em busca de sinais de atividade irregular.

Use Visão geral do documento para garantir o engajamento com os arquivos corretos

Acompanhe como os usuários estão interagindo com os documentos—quem está visualizando, baixando e imprimindo arquivos. Isso ajuda a identificar qual conteúdo é mais importante ou precisa de mais atenção.

Inscreva-se em relatórios de projetos importantes para receber atualizações automáticas sobre uso de armazenamento, atividade do usuário e mais.

Antes de fechar o projeto, crie um backup de todo o conteúdo. Baixe os arquivos do projeto ou solicite um arquivo USB criptografado para segurança adicional.

Considere arquivar o projeto para referência futura ou conformidade. Personalize o conteúdo incluído no arquivo, escolhendo entre todos os documentos, grupos específicos ou pastas particulares.

Use a Lixeira para gerenciar arquivos excluídos. Você pode restaurar o conteúdo excluído, se necessário, ou removê-lo permanentemente para garantir que não esteja acessível.