Ao se preparar para o início de um projeto, você já pode ter um índice de projeto definido com a estrutura de pastas desejada a ser criada.
Nossa funcionalidade de importação de estrutura de pastas ajuda a criar automaticamente pastas em massa a partir do arquivo Excel fornecido, economizando tempo na configuração de um novo projeto.
ℹ️ Esta funcionalidade está disponível apenas para administradores.
Para começar, clique em Importar estrutura de pastas no menu +Novo no painel de ação ou na página inicial dos documentos se o seu projeto ainda não tiver documentos.
💡 Para importar uma estrutura de pastas, você deve primeiro habilitar a indexação automática de documentos.
Se a indexação automática não estiver ativada, você receberá um modal perguntando se gostaria de ativá-la. Clique em Ativar e prossiga para a próxima etapa.
1. Carregar arquivo
Arraste e solte ou escolha seu arquivo XLSX com o índice do projeto. Se você ainda não tem um, pode baixar nosso modelo. Clique no ícone de download para começar a baixar o modelo.
Para processar com sucesso o seu arquivo XLSX, certifique-se de que ele atenda aos seguintes critérios:
Estrutura está indexada
Formato XLSX
Menos de 10 MB
Use apenas dígitos e pontos para o seu índice
Use apenas uma coluna de índice que inclui subíndices
Índice e Nome não podem conter símbolos \ / : * ? " < > |
Em caso de quaisquer outros problemas incomuns, você será notificado adequadamente.
2. Verifique a estrutura detectada
Ao processar com sucesso o seu arquivo, verifique a estrutura e ajuste os dados detectados automaticamente, se necessário.
Configurações disponíveis
As configurações disponíveis dependem da estrutura do seu arquivo e da presença de outras pastas no projeto. Por padrão, você encontrará as seguintes configurações:
Índice: o sistema pega o valor da primeira célula que corresponde ao padrão de índice no intervalo selecionado.
💡 A primeira folha com dados válidos é usada. Se 2 ou mais folhas forem selecionadas, o sistema mescla índices de todas as listas. Para fazer isso com sucesso, as colunas devem ser as mesmas em todas as folhas selecionadas.
Nome: se várias colunas forem selecionadas, o nome é mesclado em um; os valores de diferentes colunas são separados por traços.
Importar para pasta específica: inclua o índice da pasta de destino selecionada.
💡 Neste caso, a estrutura de pastas será criada dentro da pasta selecionada já presente no projeto.
Incluir índice no nome: adicione índices aos nomes das pastas, se necessário. Útil se você não planeja usar indexação automática de documentos para o seu projeto. Neste caso, os documentos serão ordenados alfabeticamente de acordo com o índice incluído no nome.
💡 Se você criou pastas anteriormente em seu projeto e precisa renomeá-las em massa, use a opção Mesclar pastas. Nesse caso, as pastas existentes serão correspondidas por seus índices, e os novos nomes do arquivo Excel serão aplicados. As pastas renomeadas serão adicionalmente marcadas na visualização da estrutura.
Duplicatas
Se a sua estrutura importada tiver duplicatas, você verá um modal oferecendo três opções de processamento:
Mesclar: os arquivos e índices serão mesclados.
Mantenha apenas o existente: o arquivo existente permanece.
Mantenha ambos: o novo arquivo é importado e numerado.
3. Visualize a estrutura da sua pasta
Nesta etapa, você obtém uma visão geral completa da estrutura de pastas que será criada em seu projeto.
💡 Os nomes das pastas não podem conter os seguintes símbolos: \ / : * ? " < > | e eles são automaticamente substituídos por um traço (-) com um ícone de aviso exibido.
Também, cada pasta deve ter um índice e nome únicos. Se forem encontrados quaisquer conflitos, você verá mensagens de erro correspondentes abaixo de cada pasta em questão.
Na pré-visualização, você pode:
Renomeie tanto as pastas existentes quanto as novas.
Editar índice das pastas importadas.
Reconstrua o índice para eliminar quaisquer lacunas no índice.
Excluir pastas importadas.
Depois de revisar tudo, clique em Importar e aguarde a criação e/ou renomeação das pastas. Geralmente, leva apenas alguns momentos.
Se houver algum problema, você será notificado por meio de uma mensagem de notificação. Para corrigir quaisquer erros, clique na ação de chamada Corrigir erros dentro da mensagem de notificação. Isso o levará de volta à etapa de visualização.
