Ao se preparar para o início de um projeto, você já pode ter um índice de projeto definido com a estrutura de pastas desejada a ser criada.
Nossa funcionalidade de importação de estrutura de pastas ajuda a criar pastas automaticamente em massa, economizando tempo na configuração de um novo projeto.
ℹ️ Esta funcionalidade está disponível apenas para administradores.
Para começar, clique em Importar estrutura de pastas no menu Índice do projeto no painel de ações.
💡 Para importar uma estrutura de pastas, você deve primeiro habilitar a indexação automática de documentos.
Se a indexação automática não estiver ativada, você receberá um modal perguntando se gostaria de ativá-la. Clique em Ativar e prossiga para a próxima etapa.
Em seguida, você será perguntado sobre qual método gostaria de usar para importar sua estrutura de pastas:
Arquivo XLSX: criar uma estrutura de pastas importando um arquivo XLSX.
Outro projeto: copiar uma estrutura de pastas de um projeto existente.
ℹ️ Você só pode copiar de um projeto para o qual aceitou os termos de uso. Se ainda não aceitou esses termos, será solicitado que os aceite.
arquivo XLSX
Ao selecionar a importação do arquivo Excel, você será direcionado para uma nova página.
Enviando arquivo
Arraste e solte ou escolha seu arquivo XLSX com o índice do projeto. Se você ainda não tiver um, pode baixar nosso modelo. Clique no ícone de download para baixar o modelo.
Para processar com sucesso o seu arquivo XLSX, certifique-se de que ele atenda aos seguintes critérios:
Estrutura está indexada
Formato XLSX
Menos de 10 MB
Use apenas dígitos e pontos para o seu índice
Use apenas uma coluna de índice que inclui subíndices
Índice e nome não podem conter os símbolos \ / : * ? " < > |
Em caso de quaisquer outros problemas incomuns, você será notificado adequadamente.
Verificando estrutura detectada
Ao processar com sucesso o seu arquivo, verifique a estrutura e ajuste os dados detectados automaticamente, se necessário.
Configurações disponíveis
As configurações disponíveis dependem da estrutura do seu arquivo e da presença de outras pastas no projeto. Por padrão, você encontrará as seguintes configurações:
Índice: o sistema pega o valor da primeira célula que corresponde ao padrão de índice no intervalo selecionado.
💡 A primeira folha com dados válidos é usada. Se 2 ou mais folhas forem selecionadas, o sistema mescla índices de todas as listas. Para fazer isso com sucesso, as colunas devem ser as mesmas em todas as folhas selecionadas.
Nome: se várias colunas forem selecionadas, o nome é mesclado em um; os valores de diferentes colunas são separados por traços.
Importar para pasta específica: inclua o índice da pasta de destino selecionada.
💡 Neste caso, a estrutura de pastas será criada dentro da pasta selecionada já presente no projeto.
Incluir índice no nome: adiciona índices aos nomes das pastas se necessário. Útil se você não planeja usar indexação automática de documentos para seu projeto. Neste caso, os documentos serão classificados alfabeticamente de acordo com o índice incluído no nome.
💡 Se você criou pastas anteriormente em seu projeto e precisa renomeá-las em massa, use a opção Mesclar pastas. Neste caso, as pastas existentes serão correspondidas por seus índices, e os novos nomes do arquivo Excel serão aplicados. As pastas renomeadas serão adicionalmente marcadas na visualização da estrutura.
Duplicatas
Se a sua estrutura importada tiver duplicatas, você verá um modal oferecendo três opções de processamento:
Mesclar: os arquivos e índices serão mesclados.
Mantenha apenas o existente: o arquivo existente permanece.
Mantenha ambos: o novo arquivo é importado e numerado.
Visualização da estrutura de pastas
Nesta etapa, você obtém uma visão geral completa da estrutura de pastas que será criada em seu projeto. Use os filtros no canto superior direito para revisar erros e avisos, se houver.
💡 Os nomes das pastas não podem conter os seguintes símbolos: \ / : * ? " < > | e eles são automaticamente substituídos por um traço (-) com um ícone de aviso exibido. Além disso, cada pasta deve ter um índice e nome únicos. Se algum conflito for encontrado, você verá as mensagens de erro correspondentes abaixo de cada pasta em questão.
Na pré-visualização, você pode:
Renomeie tanto as pastas existentes quanto as novas.
Editar o índice das pastas importadas.
Reconstrua o índice para eliminar quaisquer lacunas no índice.
Excluir pastas importadas.
Depois de revisar tudo, clique em Criar e aguarde as pastas serem criadas e/ou renomeadas. Geralmente, leva apenas alguns instantes.
Se houver algum problema, você será notificado por meio de uma mensagem toast. Para corrigir quaisquer erros, clique em Corrigir erros na mensagem do toast. Isso o levará de volta à etapa de visualização.
Outro projeto
Ao selecionar este método de importação, você será solicitado a selecionar o projeto de origem e a pasta de destino, se necessário.
Projeto de origem
Selecione o projeto necessário no menu suspenso exibido. Uma vez selecionado, o sistema carregará a estrutura do projeto de origem e você a verá exibida na tela abaixo da entrada.
No menu suspenso, você também pode pesquisar por um projeto se tiver muitos.
Pastas para importação
Para prosseguir, selecione as pastas que você gostaria de importar. Você pode importar toda a estrutura de pastas selecionando a caixa de seleção do projeto ou apenas pastas específicas.
Pasta de destino
Você pode selecionar onde deseja importar sua estrutura para o seu projeto. Se a pasta de destino não for selecionada, a estrutura será criada na pasta raiz.
Clique em Próximo para visualizar sua estrutura antes da importação.
Solucionando problemas
Você não poderá prosseguir com a importação até que todos os erros sejam resolvidos. Certifique-se de resolver todos os problemas antes de enviar a estrutura de pastas. Seguindo essas orientações de solução de problemas, você pode resolver problemas comuns de importação de pastas e garantir que sua estrutura de pastas esteja configurada adequadamente em seu projeto.
Erros comuns
Índice já está em uso
Problema: o número de índice que você especificou já está atribuído a outra pasta.
Solução: escolha um número de índice único para cada pasta para evitar conflitos. Cada pasta em sua estrutura deve ter seu próprio índice distinto.
Nenhuma pasta pai encontrada
Problema: uma pasta filha está sem sua pasta pai, o que significa que a hierarquia de pastas está quebrada.
Solução: certifique-se de que cada pasta filha seja atribuída a uma pasta pai e que o número do índice da pasta pai seja especificado corretamente.
Avisos comuns
Renomeado do valor antigo
Problema: o nome da pasta foi renomeado automaticamente devido a conflitos ou dados ausentes.
Solução: se o nome da pasta estiver ausente ou inválido, o sistema irá renomeá-la com base no índice fornecido. Você pode editar o nome manualmente, se necessário.
O nome da pasta está ausente, então seu índice será usado no lugar
Problema: o nome de uma pasta está em branco, então o sistema usa automaticamente o número do índice da pasta como seu nome.
Solução: certifique-se de que cada pasta tenha um nome significativo para evitar confusão. Se nenhum nome for fornecido, o número do índice será usado como padrão.
O nome da pasta não pode exceder 255 símbolos, então a parte excedente foi cortada automaticamente
Problema: o nome da pasta excede o limite de caracteres permitido.
Solução: encurte o nome da pasta para garantir que não exceda o limite de 255 caracteres. Quaisquer caracteres em excesso serão automaticamente cortados.
Símbolos inválidos removidos
Problema: o nome da pasta contém caracteres inválidos que não são permitidos no sistema, por exemplo, símbolos especiais.
Solução: o sistema substituirá automaticamente caracteres inválidos por hífens (-). Revise os nomes das suas pastas e remova quaisquer caracteres que possam estar causando problemas.
Corrigindo erros e avisos
O número de erros e avisos será exibido na parte inferior da página. Certifique-se de revisar estes e resolver quaisquer problemas antes de prosseguir com a importação.
Você pode passar o mouse sobre a dica ao lado de uma pasta para ver mais detalhes sobre o erro ou aviso. Isso fornece informações adicionais para ajudá-lo a resolver o problema.
Dicas adicionais
Excluindo pastas
Você pode excluir pastas recém-adicionadas, incluindo aquelas com erros e avisos. No entanto, pastas existentes não podem ser excluídas uma vez adicionadas à estrutura.
Reconstruindo índice
Se você encontrar problemas de indexação, pode usar o recurso Reconstruir índice. Isso corrigirá automaticamente a numeração das pastas, restaurando a sequência.
⚠️ O processo de reconstrução do índice é irreversível. Se você precisar desfazer as alterações, deve retornar à etapa anterior ou editar os índices manualmente.