Como alternativa a um pedido de arquivo USB, você pode criar um arquivo para download com o conteúdo do projeto. Nosso sistema gerará um arquivo ZIP protegido com uma senha forte, e estará disponível para download para você e participantes selecionados do projeto por 30 dias.
ℹ️ Arquivos para download estão incluídos em todas as assinaturas e podem ser solicitados quantas vezes forem necessárias.
Para criar um arquivo, vá para a aba Arquivamento do projeto do seu projeto. Neste menu, navegue até a seção Arquivo para download e clique em Criar arquivo.
Conteúdo do arquivo
Há 3 opções disponíveis: Documentos e relatórios, Apenas documentos e Personalizado.
💡 O índice do projeto está incluído em todos os arquivos por padrão e contém a lista de documentos correspondentes à opção selecionada.
Documentos e relatórios
Por padrão, este tipo de arquivo inclui todos os documentos do projeto e relatórios adicionais sobre permissões, registro de atividades (histórico de todas as ações) e lista de usuários.
Opcionalmente, você pode incluir o conteúdo da lixeira, e discussões e anexos de P&R.
ℹ️ A lixeira está disponível apenas se não estiver vazia. E o conteúdo de P&R está disponível apenas para projetos com P&R habilitado e configurado.
Apenas documentos
Por padrão, este tipo de arquivo inclui todos os documentos do projeto sem relatórios adicionais.
Opcionalmente, você pode incluir o conteúdo da lixeira.
ℹ️ A lixeira só estará disponível se não estiver vazia.
Personalizado
Esta opção permite que você selecione quais documentos e relatórios devem ser incluídos no arquivo. Existem 3 opções:
Disponível para o grupo de usuários
Apenas documentos que são permitidos para o grupo de usuários selecionado.
ℹ️ A lista contém grupos de usuários ativos e desativados. Grupos excluídos, administradores e grupos personalizados não estão disponíveis. Saiba mais sobre funções de usuário.
Opcionalmente, relatórios adicionais e dados: registro de atividades, lista de usuários, permissões e discussões e anexos de P&R.
Você também pode visualizar a lista de documentos disponíveis para o grupo selecionado.
Pastas selecionadas
Pastas específicas que devem ser incluídas no arquivo.
Opcionalmente, relatórios adicionais e dados: lista de usuários, lixeira, e discussões e anexos de P&R.
Todos os documentos
Todos os documentos do projeto estão incluídos.
Opcionalmente, relatórios adicionais e dados: registro de atividades, lista de usuários, permissões, lixeira, e discussões e anexos de P&R.
💡 Todos os relatórios contêm dados apenas do grupo ou pastas selecionados. Se houver pelo menos um documento com redações aplicadas no projeto, você pode selecionar se deseja mostrar ou ocultar o conteúdo redigido.
Destinatários
No menu suspenso de destinatários, selecione os participantes do projeto com quem você gostaria de compartilhar este arquivo. Quando o arquivo estiver pronto, cada destinatário receberá um e-mail com o link para a página de Arquivos, onde poderão baixar o arquivo e copiar sua senha.
💡 Tenha em mente que apenas participantes convidados podem acessar a página para baixar o arquivo. Todos os pedidos de arquivo disponíveis podem ser encontrados na página Arquivos.
Conformidade
Na seção de conformidade, você pode optar por obter uma carta de conforto confirmando o conteúdo do arquivo.
⚠️ Se uma carta de conforto for necessária, o projeto deve estar bloqueado para integridade dos dados. Se ainda não foi bloqueado, você será solicitado a fazê-lo. Isso garante que a versão arquivada permaneça um registro verdadeiro e final do projeto.
Gerando arquivo
Assim que você definir o conteúdo do arquivo e os destinatários, clique em Criar.
Sua solicitação de arquivo será adicionada à fila do sistema para processamento. A geração do arquivo geralmente leva até uma hora, mas pode demorar mais dependendo do tamanho do seu projeto.
Após a conclusão, você receberá um e-mail de confirmação. Se você perdeu o e-mail, sempre pode verificar o status na aba de arquivamento do projeto ou na página Arquivos, onde pode encontrar todos os seus pedidos em vários projetos.
Caminhos longos
Caso o projeto contenha documentos com caminhos longos (mais de 260 símbolos), você receberá um modal de confirmação perguntando como proceder.
Para garantir que os destinatários possam trabalhar com sucesso com o arquivo no sistema operacional Windows, você precisará decidir como exportar esses documentos:
Truncar caminhos longos: encurta nomes de documentos para que os caminhos não excedam 200 caracteres, permitindo trabalhar com esses arquivos sem ferramentas adicionais.
💡 Saiba mais sobre caminhos de documentos longos e lógica de truncamento.
Baixando arquivo
Depois que o arquivo for criado, você encontrará um botão de download e a senha no seu cartão. A senha também é compartilhada no e-mail de confirmação para acesso rápido sem a necessidade de fazer login na sua conta.
💡 Tenha em mente que o arquivo está disponível para download por 30 dias a partir da data de criação. Você pode acompanhar quantos dias restam pelo status.
Além do próprio arquivo, você também pode baixar uma carta de conforto confirmando seu conteúdo e checksum.
Revogando acesso ao arquivo
Caso o arquivo tenha sido criado por engano ou compartilhado com os destinatários errados, os administradores do projeto podem editar seus destinatários.
Vá para Arquivamento do projeto do projeto em questão ou para a página Arquivos em todos os projetos.
No cartão de arquivo correspondente, clique em Editar ao lado de Destinatários.
Remover os destinatários correspondentes da lista.
Clique em Salvar.
ℹ️ O solicitante do pedido é um destinatário padrão e não pode ser removido.
Status do arquivo
Existem 3 status disponíveis para ajudar você a acompanhar seus pedidos:
Preparando: assim que o pedido de criação do arquivo for feito.
Arquivamento de projeto
Disponível até: uma vez que o arquivo esteja pronto para download, ele fica disponível por 30 dias.
Arquivamento de projeto
Expirado: o arquivo não está mais disponível para download. No entanto, você ainda pode encontrar sua senha se necessário.
Arquivamento de projeto