Alternativamente a um pedido de arquivo USB, você pode criar um arquivo para download com o conteúdo do projeto. Nosso sistema gerará um arquivo ZIP protegido com uma senha forte, e ele estará disponível para download para você e participantes selecionados do projeto por 30 dias.
ℹ️ Arquivos para download só podem ser criados para projetos ativos.
Para criar um arquivo, vá para a aba Arquivamento de projeto. Neste menu, navegue até a seção Arquivo para download e clique em Criar arquivo.
Conteúdo do arquivo
Existem 3 opções disponíveis: Documentos e relatórios, Apenas documentos e Personalizado.
💡 O índice do projeto é incluído em todos os arquivos por padrão e contém a lista de documentos correspondentes à opção selecionada.
Documentos e relatórios
Por padrão, este tipo de arquivo inclui todos os documentos do projeto e relatórios adicionais sobre permissões, registro de atividades e participantes.
Opcionalmente, você pode incluir o conteúdo da lixeira, além de discussões e anexos de perguntas e respostas.
ℹ️ A lixeira está disponível apenas se não estiver vazia. E os conteúdos de Perguntas e Respostas estão disponíveis apenas para projetos com Perguntas e Respostas ativadas e configuradas.
Apenas documentos
Por padrão, este tipo de arquivo inclui todos os documentos do projeto sem relatórios adicionais.
Opcionalmente, você pode incluir o conteúdo da lixeira.
ℹ️ A lixeira está disponível apenas se não estiver vazia.
Personalizado
Esta opção permite que você selecione quais documentos e relatórios devem ser incluídos no arquivo. Existem 3 opções:
Disponível para grupo de usuários
Apenas documentos que são permitidos para o grupo de usuários selecionado.
ℹ️ A lista contém grupos de usuários ativos e desativados. Grupos excluídos, administradores e grupos personalizados não estão disponíveis. Saiba mais sobre funções de usuário.
Opcionalmente, relatórios e dados adicionais: registro de atividades, lista de usuários, permissões e discussões de perguntas e respostas e anexos.
Você também pode visualizar a lista de documentos disponíveis para o grupo selecionado.
Pastas selecionadas
Pastas específicas que devem ser incluídas no arquivo.
Opcionalmente, relatórios e dados adicionais: lista de usuários, lixeira e discussões e anexos de perguntas e respostas.
Todos os documentos
Todos os documentos do projeto estão incluídos.
Opcionalmente, relatórios e dados adicionais: log de atividades, lista de usuários, permissões, lixeira e discussões e anexos de perguntas e respostas.
Se houver pelo menos um documento com as redações aplicadas no projeto, você pode selecionar se deseja mostrar ou ocultar o conteúdo redigido.
Destinatários
No menu suspenso de destinatários, selecione os participantes do projeto com quem você gostaria de compartilhar este arquivo. Assim que o arquivo estiver pronto, cada destinatário receberá um e-mail com o link para a página de Arquivos, onde poderão baixar o arquivo e copiar sua senha.
💡 Lembre-se de que apenas participantes convidados podem acessar a página para baixar o arquivo. Todos os pedidos de arquivo disponíveis podem ser encontrados na página de Arquivos.
Gerando arquivo
Assim que você definir o conteúdo do arquivo e os destinatários, clique em Criar.
Sua solicitação de arquivamento será adicionada à fila do sistema para processamento. A geração do arquivo geralmente leva até uma hora, mas pode demorar mais dependendo do tamanho do seu projeto.
Após a conclusão, você receberá uma confirmação por e-mail. Se você perdeu o e-mail, sempre pode verificar o status na aba de arquivamento do projeto ou na página de Arquivos, onde você pode encontrar todos os seus pedidos em vários projetos.
Caminhos longos
Se o projeto contiver documentos com caminhos longos (mais de 260 símbolos), você receberá um modal de confirmação perguntando como proceder.
Para garantir que os destinatários possam trabalhar com sucesso com o arquivo no Windows OS, você precisará decidir como exportar esses documentos:
Truncar caminhos longos: encurta os nomes dos documentos para que os caminhos não excedam 200 caracteres, permitindo trabalhar com esses arquivos sem ferramentas adicionais.
💡 Saiba mais sobre caminhos longos de documentos e lógica de truncamento.
Baixando arquivo
Depois que o arquivo for criado, você encontrará um botão de download e uma senha no cartão dele. A senha também é compartilhada no e-mail de confirmação para acesso rápido, sem a necessidade de fazer login na sua conta.
💡 Lembre-se de que o arquivo está disponível para download por 30 dias a partir da data de criação. Você pode acompanhar quantos dias restam pelo status.
Além do próprio arquivo, você também pode baixar uma carta de conforto confirmando seu conteúdo e soma de verificação.
Revogando acesso ao arquivo
Caso o arquivo tenha sido criado por engano ou compartilhado com os destinatários errados, os administradores do projeto podem editar seus destinatários.
Vá para Arquivamento de projeto do projeto dado ou para a página de Arquivos em todos os projetos.
No cartão de arquivo correspondente, clique em Editar ao lado de Destinatários.
Remova os destinatários correspondentes da lista.
Clique em Salvar.
ℹ️ O remetente do pedido é um destinatário padrão e não pode ser removido.
Status de arquivamento
Existem 3 status disponíveis para ajudá-lo a rastrear seus pedidos:
Preparando: assim que o pedido para criação do arquivo for feito.
Disponível até: uma vez que o arquivo está pronto para download, ele fica disponível por 30 dias.
Expirado: o arquivo não está mais disponível para download. No entanto, você ainda pode encontrar sua senha, se necessário.
