O novo arquivo online fornece uma solução simples, segura e econômica para acesso a dados de projetos de longo prazo. Ao eliminar a necessidade de entregas por USB, ele garante que todas as partes autorizadas possam acessar as informações mesmo após o término de um projeto, ao mesmo tempo em que atende aos requisitos de conformidade e mantém seus dados ao seu alcance sempre que você precisar. Um arquivo online é uma versão somente leitura do seu projeto baseada em nuvem. Uma vez que um projeto é arquivado, seu índice é fixado, o que significa que nenhuma modificação, como excluir, mover ou fazer upload, pode ser feita.
ℹ️ Disponível apenas com assinaturas Core e Premier
💡 Saiba mais sobre todas as opções de arquivamento disponíveis
Arquivando projeto online
Para acessar o recurso de arquivo online, vá para qualquer uma destas abas no painel de navegação à esquerda:
Configurações – Geral, navegue até o cartão Arquivamento e clique em Arquivar projeto.
Você também pode clicar no menu suspenso de status do projeto e selecionar Arquivado.
Arquivamento de projeto – cartão Arquivo online, clique em Arquivar projeto.
Na página aberta, preencha as informações necessárias para arquivar seu projeto online.
Duração
Decida por quantos anos você deseja armazenar o projeto online selecionando ou inserindo o número.
💡 A duração mínima é de 3 anos e a máxima – 10. Dependendo dos termos da sua assinatura, você pode ter 5 anos incluídos como alternativa aos drives USB.
Ao selecionar anos, você poderá ver taxas anuais e totais ajustadas dinamicamente para total transparência sobre os custos aplicáveis de acordo com os termos da sua assinatura. A fatura será enviada para a pessoa de contato de cobrança especificada na aba assinatura da conta corporativa.
Direitos de acesso
Aqui, você pode adicionar participantes existentes do projeto e/ou convidar novos usuários externos que devem ter acesso ao arquivo do projeto.
Para adicionar participantes ao projeto, basta encontrá-los e selecioná-los na lista suspensa.
Para fornecer direitos de acesso a usuários fora do seu projeto, clique em Convidar usuários externos na parte inferior do menu suspenso com os participantes existentes.
⚠️ Todos os participantes com direitos de acesso têm acesso igual e completo a todos os documentos do projeto, participantes, configurações, registros de atividades e outros recursos.
Confirmação
Quando terminar, clique em Arquivar projeto. No modal que aparecer, confirme adicionalmente e reconheça as taxas, se houver alguma aplicável.
Se o seu projeto não foi bloqueado antes do arquivamento, ele será temporariamente bloqueado para preparar o arquivo online. Isso garante que os dados arquivados permaneçam um registro verdadeiro e final do projeto.
⚠️ O arquivamento do projeto não pode ser desfeito. Se isso foi feito por engano, entre em contato com seu gerente de conta ou suporte ao cliente para obter mais assistência.
Depois que o projeto for arquivado, um e-mail com a confirmação do arquivamento é enviado aos administradores do projeto que foram adicionados ao arquivo online. Outros participantes recebem um convite separado para o arquivo online.
Recursos de projetos arquivados
Ao arquivar o projeto, ele se torna um arquivo somente leitura com funcionalidade limitada em comparação com uma sala de dados regular.
Painel
O painel do arquivo online é uma página inicial que fornece uma visão geral rápida dos seguintes detalhes no painel superior:
Quando o projeto foi arquivado.
Até quando o projeto estiver arquivado.
Confirmação de arquivamento: um documento assinado da Ideals confirmando a data e hora do arquivamento.
💡 Clique em Ciclo de vida do projeto para mais detalhes sobre o histórico de status do projeto e outras informações.
O painel superior é seguido por uma visão geral resumida dos documentos do projeto, incluindo o tamanho de armazenamento e a divisão por tipos de documento.
No lado esquerdo, você pode encontrar relatórios gerados anteriormente a partir do momento do arquivamento, principalmente:
Lista de participantes: uma lista de grupos e usuários que estavam presentes no projeto antes do arquivamento.
Matriz de permissões: uma lista detalhada de documentos versus grupos e seu nível de permissão para um determinado documento.
Discussões de perguntas e respostas: todas as perguntas e respostas enviadas. Aplicável somente se a seção de perguntas e respostas foi configurada no projeto.
💡 Um registro de atividades detalhado permanece disponível no arquivo online para revisar eventos históricos e novos após o arquivamento do projeto.
Na parte principal da tela, você verá uma lista de participantes do arquivo online com a capacidade de adicionar novos rapidamente.
Documentos
Todos os participantes do arquivo online podem acessar todos os documentos do projeto, incluindo os não publicados e aqueles excluídos para a lixeira, se houver algum.
⚠️ Se você não quiser revelar documentos excluídos, certifique-se de que a lixeira esteja vazia antes de arquivar o projeto. Se houver algum documento excluído restante, a lixeira estará presente no painel de navegação principal para todos os participantes. A exclusão da lixeira não é possível no projeto arquivado.
Quaisquer alterações no índice do projeto são proibidas, e múltiplas ações com documentos não estão disponíveis no arquivo online. Você pode encontrar um resumo na tabela abaixo.
Ação | Disponibilidade |
Visualizar | ✔️ |
Imprimir | ✔️ |
Baixar | ✔️ |
Copiar arquivos para outros projetos ativos | ✔️ |
Adicionar, editar e excluir notas | ✔️ |
Exportar índice do projeto | ✔️ |
Upload | ❌ |
Excluir | ❌ |
Publicar/despublicar | ❌ |
Redigir/desredigir, editar rascunho | ❌ |
Copiar dentro do projeto | ❌ |
Mover | ❌ |
Enviar nova versão | ❌ |
Renomear | ❌ |
Extrair arquivo | ❌ |
Renomear em lote | ❌ |
Importar estrutura de pastas | ❌ |
Reconstruir índice | ❌ |
Adicionar, editar e excluir etiquetas | ❌ |
Compartilhar arquivos externamente | ❌ |
Solicitar assinaturas eletrônicas | ❌ |
Participantes
Na aba de participantes, você pode encontrar a lista de todos os participantes do arquivo online e:
Adicionar participantes: clique no botão, insira os e-mails e clique em Convidar.
Reenviar convite: clique no botão correspondente na linha do participante ou no painel superior após selecionar um ou mais participantes da lista.
Excluir participantes existentes: clique no botão correspondente na linha do participante ou no painel superior após selecionar um ou mais participantes da lista.
Relatórios
A seção de relatórios oferece um registro de atividades abrangente para total transparência. Este registro detalhado cobre toda a atividade do projeto desde sua criação e continua a rastrear todas as atividades em andamento dos participantes atuais do arquivo online. O registro de atividades pode ser enviado por e-mail ou exportado para um arquivo Excel, se necessário.
Alterar configurações pessoais e do projeto.
No menu de configurações, você pode verificar e atualizar as seguintes configurações:
Geral: revise e gerencie o status do seu projeto, copie o link do projeto e verifique o local de armazenamento do seu projeto.
Branding: faça o upload de um logotipo, altere a cor do tema e o fundo da página de login para refletir a marca da sua empresa.
Etiquetas: revise as etiquetas de documentos disponíveis que foram configuradas e usadas durante a fase ativa do projeto.
Marcas d'água: decida quando exibir marcas d'água; edite a cor, opacidade, posição e detalhes incluídos nas marcas d'água.
Marcas d'água: decida quando exibir marcas d'água; edite a cor, opacidade, posição e detalhes incluídos nas marcas d'água.
Segurança: forneça acesso de suporte se necessário; fortaleça a segurança ativando a verificação em duas etapas e a verificação por e-mail, restrinja o acesso por domínios de e-mail e endereços IP.
Feche seus projetos do seu aparelho assim que necessário. Uma vez fechados, enviaremos um email de confirmação para os administradores.
Para o projeto arquivado, você ainda pode criar um arquivo para download ou solicitar drives USB. Como certas funcionalidades não são relevantes para projetos arquivados, as preferências de arquivamento variam ligeiramente daquelas disponíveis para projetos ativos. Você terá as seguintes opções:
Documentos e registro de atividades
Apenas documentos
Pastas selecionadas
💡 Se houver anexos ou documentos de perguntas e respostas na lixeira, você pode optar por incluí-los. Para dados históricos, consulte a seção Painel – Relatórios.