Разрешение Зашифровано позволяет скачивать зашифрованные файлы с водяными знаками и защитой паролем. Это означает, что пользователи должны авторизоваться с помощью своих учетных данных Ideals, чтобы открыть скачанные зашифрованные файлы. Необходим доступ к интернету.
Включение зашифрованных загрузок обеспечивает безопасный доступ к конфиденциальным файлам, сохраняя их секретность и минимизируя риски, связанные с несанкционированным распространением файлов. Кроме того, каждое просмотренное зашифрованное файл фиксируется в журнале активности.
Доступ к загруженному зашифрованному файлу может быть отозван в любое время. Пользователи потеряют доступ, если их учетная запись будет деактивирована или удалена, либо если их права будут изменены на Нет доступа или Ограничено.
В этом случае, когда пользователь пытается открыть ранее загруженный зашифрованный файл, он получит сообщение о недостаточных правах доступа.
⚠️ Как только проект будет закрыт, доступ ко всем загруженным зашифрованным файлам будет потерян.
Файлы MS Office
Документы MS Word, MS Excel и MS PowerPoint загружаются с IRM-шифрованием.
Пользователь может работать с этими документами в их исходном формате, но пользователи не могут выполнить следующие действия:
Сохраните все изменения. Пользователи могут сохранять изменения локально для файлов Excel, но они не будут применены к исходному файлу в дата-руме.
Сделайте копии содержимого.
Вставить изображения или объекты (файлы Word и PowerPoint.)
Работа с зашифрованными файлами
Создавайте сводные таблицы (файлы Excel.)
Делайте скриншоты. Любая попытка сделать скриншот или записать экран приведёт к чёрному экрану или покажет только фон за файлом.
Поделиться экраном. IRM автоматически затемняет содержимое документа, если обнаруживает программное обеспечение или среды, которые могут позволять совместное использование экрана или запись, например:
Инфраструктура виртуальных рабочих столов (VDI)
Программное обеспечение удалённого рабочего стола
Приложения для совместного использования экрана
💡 Исключение составляет MS Excel, где сохранение разрешено из-за работы со сложными формулами. Однако эти сохраненные изменения не будут применены к исходному файлу.
Особые ограничения для зашифрованных файлов Excel
Зашифрованные файлы Excel включают определённые разрешения, которые контролируют доступные действия. Уровень доступа зависит от того, включены ли разрешения «Формулы включены» или «Формулы отключены».
Независимо от разрешений формулы, в зашифрованном файле Excel возможно:
Используйте фильтры, созданные автором документа.
См. скрытые столбцы.
Если пользователь использует макросы, появится ошибка, если макрос попытается выполнить действие, не разрешённое правами пользователя.
Формулы включены
Когда это разрешение включено, пользователь может выполнять следующие действия:
Просматривать и применять формулы (включая свои собственные.)
Используйте существующие макросы в файле (если есть).
Редактируйте документ локально.
💡 Копирование и создание скриншотов по-прежнему отключены.
Формулы выключены
Когда это разрешение включено, возможности пользователя значительно ограничены. Пользователи не могут выполнять следующие действия:
Сохраните все изменения.
Используйте функции анализа данных
Редактируйте документ любым способом.
Для работы с документами, зашифрованными с помощью IRM, не требуются дополнительные плагины, достаточно установить MS Office.
ℹ️ Узнайте больше о возможных ошибках при открытии файлов с IRM-шифрованием, если у вас возникли трудности.
Другие типы файлов
Документы других поддерживаемых типов файлов загружаются как зашифрованный PDF.
Их PDF-версии создаются конвертерами Ideals и защищены от редактирования.
Для работы с зашифрованным PDF необходимо установить плагин FileOpen и открыть файл через Adobe Reader.
💡 Только пользователь, который загрузил зашифрованный файл, может открыть его с помощью своих учетных данных. Любой другой пользователь не сможет открыть его с помощью своих данных для входа.