Версионирование документов улучшает управление вашими документами, предоставляя гибкость, полный контроль над историей версий и эффективное управление хранилищем без дополнительных затрат. Это обеспечивает беспрепятственное сотрудничество и повышает прозрачность, облегчая поддержание актуальности и точности документов в рамках вашего проекта.
💡Текущая версия документа — единственная, которая учитывается в вашем общем объёме хранилища. Предыдущие версии хранятся бесплатно.
Версионирование документов включено по умолчанию. Администраторы проекта могут отключить его в разделе Настройки документов.
Загрузить новые версии
Наша система поддерживает версионирование документов для следующих форматов файлов:
PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG
Чтобы загрузить новую версию:
Щёлкните правой кнопкой мыши на документе, который вы хотите обновить.
Выберите Изменить в контекстном меню.
Выберите Загрузить новую версию из выпадающего списка.
Выберите новый документ на своем устройстве и продолжайте загрузку.
После добавления новой версии рядом с документом появится визуальный индикатор, показывающий количество всех связанных версий.
Вы можете загрузить до 50 версий в один документ.
💡 Только администраторы и участники с правом Управление разрешениями могут загружать, просматривать, скачивать и восстанавливать версии документов.
Просмотреть историю версий
Вы можете легко отслеживать историю версий, нажав на значок счетчика версий рядом с документом. Здесь вы увидите полную историю версий, включая:
Автор
Дата загрузки
Размер файла
💡 Участники с правами на загрузку и ниже могут получить доступ только к текущей версии и не смогут просматривать предыдущие версии.
Управление версиями
Чтобы управлять версиями документа, откройте режим истории версий, нажав на значок индикатора версии рядом с документом. Выберите версию и нажмите три точки, чтобы выполнить следующие действия:
Просмотр
Скачать
Сделать текущей (Вы можете в любой момент вернуться к более ранней версии, выбрав эту опцию)
Удалить (Удалённые версии из режима истории не могут быть восстановлены)
💡Только администраторы и участники с правом Управление могут удалять предыдущие версии.
Текущую версию нельзя удалить в режиме истории версий. Если вы хотите удалить текущую версию, выйдите из режима истории версий и удалите документ. Если вы решите восстановить документ из корзины, будут восстановлены все связанные версии.
Отслеживать изменения
Автоматический журнал аудита фиксирует все изменения версий. Вы можете отслеживать эти изменения с помощью отчёта Журнал активности и применяя следующие фильтры действий:
Добавление новой версии
Удаление версии
Восстановление предыдущей версии
Уведомления
Вы будете получать уведомления о новых загруженных версиях в соответствии с вашими настройками уведомлений по электронной почте.