Функция публикации документов позволяет администраторам просматривать и редактировать документы перед тем, как сделать их доступными для пользователей, независимо от их прав доступа. Администраторы также могут настраивать параметры доступа, чтобы обеспечить защиту конфиденциальной информации. Новые загруженные документы по умолчанию остаются неопубликованными, что позволяет провести проверку и внести необходимые изменения перед распространением.
ℹ️ Доступно на следующих тарифных планах: Core, Premier, Enterprise и Pro с 2024 года.
Включение и отключение публикации
Эта функция по умолчанию отключена во всех новых проектах. Чтобы включить её и начать использовать публикацию документов:
Перейдите в Настройки → Проект → вкладку Документы.
Нажмите на переключатель рядом с Публикация.
⚠️ Все новые документы, загруженные администраторами и пользователями с правами Загрузка или управление после включения этой функции, по умолчанию не опубликованы.
Отключение этой функции сделает все неопубликованные документы видимыми для участников проекта в соответствии с их правами доступа. Если при отключении функции есть неопубликованные документы, появится сообщение с подтверждением.
Публикация и снятие документов с публикации
Когда в проекте включена публикация:
Столбец Статус отображается на вкладке «Документы» и указывает, опубликован ли файл или папка.
Только администраторы могут публиковать или снимать с публикации документы, а также видеть все неопубликованные документы.
Пользователи с правами Загрузка или Управление могут просматривать только свои неопубликованные документы и сохраняют доступ, если их права не установлены на Нет доступа.
Вложения к вопросам и ответам публикуются по умолчанию.
Чтобы опубликовать или снять с публикации документы:
Выберите один или несколько элементов в списке документов.
Нажмите Опубликовать или Снять с публикации в контекстном меню или на верхней панели.
* Доступные варианты зависят от статусов выбранных элементов.
При первой публикации вам потребуется подтвердить действие во всплывающем окне. Вы можете нажать «Больше не показывать», чтобы избежать подтверждения в будущем.
После публикации документа он становится доступен в соответствии с пользовательскими правами.
⚠️ Чтобы опубликовать документ внутри неопубликованной папки, вам также потребуется опубликовать родительскую папку.
Быстрый доступ: Не опубликовано
Администраторы могут получить доступ и просматривать все неопубликованные документы на специальной вкладке в разделе Быстрый доступ – Неопубликованные.
Статус публикации и другие функции
Перемещение или копирование документов:
Перемещение или копирование опубликованного документа в неопубликованное место делает его неопубликованным.
Перемещение или копирование неопубликованного документа в опубликованное место сохраняет его статус.
Документы, скопированные в другой проект, всегда остаются неопубликованными.
Версионирование документов: добавление новой версии или восстановление предыдущей сохраняет статус публикации документа.
Общий доступ по внешней ссылке: неопубликованные документы нельзя делиться с внешними пользователями.
Корзина: восстановленные документы всегда остаются неопубликованными.