Функция публикации документов позволяет администраторам просматривать и редактировать документы перед тем, как сделать их доступными для пользователей, независимо от их разрешений. Администраторы также могут настраивать параметры доступа, чтобы обеспечить защиту конфиденциальной информации. Новые загрузки остаются неопубликованными по умолчанию, что позволяет провести проверку и внести изменения перед распространением.
ℹ️ Доступно на следующих тарифных планах: Core, Premier, Enterprise и Pro с 2024 года.
Включение и отключение публикации
Эта функция по умолчанию отключена во всех новых проектах. Чтобы включить и начать использовать публикацию документов:
Перейдите в Настройки → Проект → вкладка Документы.
Нажмите переключатель рядом с Публикация.
⚠️ Все новые документы, загруженные администраторами и пользователями с правами Загрузка или Управление после включения функции, по умолчанию не опубликованы.
Отключение этой функции сделает все неопубликованные документы видимыми для участников проекта в соответствии с их разрешениями. Появится сообщение с подтверждением, если при отключении функции есть неопубликованные документы.
Публикация и снятие с публикации документов
Когда публикация включена в проекте:
Столбец Статус появляется на вкладке Документы, указывая, опубликован ли файл или папка.
Только администраторы могут публиковать или снимать с публикации документы, а также видеть все неопубликованные документы.
Пользователи с правами Загрузка или Управление могут просматривать только свои неопубликованные документы и сохранять доступ, если их права не установлены на Нет доступа.
Вложения в Q&A публикуются по умолчанию.
Чтобы опубликовать или снять с публикации документы:
Выберите один или несколько элементов в списке документов.
Нажмите Опубликовать или Снять с публикации в контекстном меню или на верхней панели.
* Доступные опции зависят от статусов выбранных элементов.
При первой публикации вам нужно будет подтвердить действие в модальном окне. Вы можете нажать "Больше не показывать", чтобы избежать будущих запросов на подтверждение.
После публикации документа он становится доступным в зависимости от разрешений пользователя.
⚠️ Чтобы опубликовать документ внутри неопубликованной папки, вам потребуется опубликовать также родительскую папку.
Быстрый доступ: Неопубликовано
Администраторы могут получить доступ и просмотреть все неопубликованные документы на специальной вкладке в разделе Быстрый доступ – Неопубликованные.
Статус публикации по сравнению с другими функциями
Перемещение или копирование документов:
Перемещение/копирование опубликованного документа в неопубликованное место делает его неопубликованным.
Перемещение/копирование неопубликованного документа в опубликованное место сохраняет его статус.
Документы, скопированные в другой проект, всегда остаются неопубликованными.
Версионирование документов: добавление новой версии или восстановление предыдущей версии сохраняет статус публикации документа.
Обмен через внешнюю ссылку: неопубликованные документы не могут быть переданы внешним пользователям.
Корзина: восстановленные документы всегда остаются неопубликованными.