💡Текущая версия документа — единственная, которая учитывается в вашем общем объеме хранилища, — предыдущие версии хранятся бесплатно.
Версионирование документов включено по умолчанию. Администраторы проекта могут отключить его на вкладке Документы в настройках проекта.
Загрузить новые версии
Наша система поддерживает версионирование документов для следующих форматов файлов:
PDF | TXT | DOC | DOCX | XLS | CSV | XLSX | XLSM | PPT | PPTX | RTF | HTM | HTML | XML | MHT | JPG | JPEG | JPE | GIF | BMP | PNG | SVG | TIF | TIFF | DWG
Чтобы загрузить новую версию:
Щелкните правой кнопкой мыши на документе, который хотите обновить
Выберите Добавить новую версию из контекстного меню
Выберите новый документ с вашего локального устройства и продолжите загрузку
После добавления новой версии рядом с документом появится визуальный индикатор, показывающий количество всех связанных версий.
Вы можете загрузить до 50 версий в документ.
💡 Только администраторы и участники с разрешениями на загрузку и управление могут загружать, просматривать, скачивать и восстанавливать версии документов.
Просмотреть историю версий
Вы можете легко отслеживать историю версий, нажав на значок счетчика версий рядом с документом. Здесь вы увидите полную историю версий, включая:
Автор
Дата загрузки
Размер файла
💡 Участники с разрешениями на загрузку и ниже могут получить доступ только к текущей версии и не смогут просматривать предыдущие версии.
Управление версиями
Чтобы управлять версиями документов, откройте режим истории версий, нажав на значок индикатора версии рядом с документом. Выберите версию и нажмите ..., чтобы открыть контекстное меню, где вы можете выполнить следующие действия:
Просмотр
Скачать
Сделать текущим (Вы можете вернуться к более ранней версии в любое время, выбрав этот вариант)
Удалить (Версии, удаленные из режима истории, не могут быть восстановлены)
💡Только администраторы и участники с разрешением на управление могут удалять предыдущие версии.
Текущую версию нельзя удалить в режиме истории версий. Если вы хотите удалить текущую версию, выйдите из режима истории версий и удалите документ. Если вы решите восстановить документ из корзины, все связанные версии будут восстановлены.
Отслеживание изменений
Автоматический журнал аудита фиксирует все изменения версий. Вы можете отслеживать эти изменения, используя отчет Activity log и применяя следующие фильтры действий:
Добавление новой версии
Удаление версии
Восстановление предыдущей версии
Уведомления
Вы будете уведомлены о новых загруженных версиях в соответствии с вашими предпочтениями уведомлений по электронной почте.
Версионирование документов улучшает управление документами, предоставляя гибкость, полный контроль над историей версий и эффективное управление хранилищем без дополнительных затрат. Это обеспечивает беспрепятственное сотрудничество и повышенную прозрачность, облегчая поддержание актуальных и точных документов в рамках вашего проекта.