Перейти до основного контенту

Чек-лист належної перевірки

Оптимізуйте процес належної перевірки за допомогою інструменту колективного контрольного списку

Оновлено цього тижня

Чек-лист є важливим інструментом на етапі належної перевірки. Він допомагає компанії-покупцю переконатися, що вся необхідна інформація доступна для прийняття рішень, водночас дозволяючи цільовій компанії організувати та представити критично важливі документи. Традиційно керовані через файли Excel, що передаються електронною поштою, чек-листи часто створюють неефективність, таку як плутанина з версіями та дублювання оновлень.

Функція контрольного списку належної перевірки усуває ці виклики, дозволяючи адміністраторам завантажувати, редагувати та керувати своїми контрольними списками безпосередньо в межах проекту. Така централізація сприяє оптимізованій співпраці, оновленням у реальному часі та підвищенню довіри до процесу.

Ключові переваги

  • Безшовна інтеграція чек-листів: завантажуйте ваші наявні чек-листи XLSX у проєкт без конвертації, зберігаючи звичні робочі процеси.

  • Співпраця в реальному часі: вносьте зміни в режимі реального часу безпосередньо в проекті, забезпечуючи роботу всіх зацікавлених сторін з найновішою версією.

  • Централізоване управління: підтримка єдиного джерела достовірної інформації для контрольного списку, що усуває необхідність повторного завантаження або обміну зовнішніми файлами.

  • Детальний контроль: призначайте дозволи Перегляд або Редагування конкретним групам користувачів, забезпечуючи безпечну співпрацю.

  • Комплексне відстеження: відстежуйте всі дії, такі як редагування, завантаження та скачування для забезпечення прозорості та підзвітності.

Використання контрольного списку належної перевірки

Увімкнути доступ до чек-листа

Адміністратори можуть увімкнути функціональність контрольного списку належної перевірки для інших учасників під час створення нової групи або редагування існуючої. Відповідне налаштування знаходиться в розділі Управління проектами.

Дозволи функцій визначають, які групи можуть отримати доступ до чек-листа. За замовчуванням він вимкнений, і групи без увімкнених дозволів не можуть бачити розділ чек-листа в проекті.

Завантажити та керувати чек-листами

Адміністратори та інші учасники з дозволами Редагування можуть створювати кілька чек-листів у межах проекту. Щоб завантажити перший чек-лист, натисніть Вибрати файл.

Щоб додати більше одного чек-листа, натисніть на значок плюса поруч із вкладкою поточного чек-листа.

Нові версії контрольного списку можуть бути повторно завантажені в будь-який час для цього конкретного контрольного списку.

Чек-листи можна завантажити у форматі Excel, зберігаючи всі оновлення, внесені в рамках проекту.

Поділитися чек-листами

Щоб поділитися чек-листами з іншими групами та призначити конкретні дозволи, натисніть Поділитися у верхньому правому куті екрана.

  • Виберіть групи, з якими ви хочете поділитися чек-листом.

  • Оберіть дозволи чек-листа для вибраних груп:

    • Перегляд: користувачі можуть бачити контрольний список, але не можуть вносити зміни.

    • Редагування: користувачі можуть редагувати безпосередньо, а також завантажувати, вивантажувати нову версію або видаляти наявну.

  • Оберіть написання повідомлення або інструкцій для вибраних одержувачів.

  • Після завершення натисніть Поділитися, щоб підтвердити.

💡 Налаштування спільного доступу застосовуються лише до поточно відкритого файлу. Якщо є кілька чек-листів, спільний доступ потрібно налаштувати для кожного окремо, вибравши відповідну вкладку та налаштувавши її параметри окремо.

Отримувачі будуть сповіщені електронною поштою, включаючи назву чек-листа та ваше повідомлення, якщо воно додане.

Щоб змінити вже налаштовані дозволи, натисніть будь-яку з груп поруч із кнопкою Поділитися.

З'явиться модальне вікно з усіма учасниками, які мають доступ, та їхніми відповідними дозволами.

Тут ви можете вибрати з відповідного випадаючого списку дозволів групи. Зміни застосовуються та зберігаються автоматично.

Редагувати контрольний список

Учасники з дозволами Редагування можуть оновлювати чек-листи безпосередньо в проекті. Після завантаження чек-листа ви можете редагувати певні частини файлу Excel. Щоб розпочати, натисніть Редагувати у верхній панелі.

ℹ️ Щоб запобігти конфліктам, паралельне редагування вимкнено, що забезпечує можливість внесення змін лише одним користувачем одночасно.

У режимі редагування ви можете знайти різні параметри на панелі інструментів та інші базові функції, які зазвичай використовуються в електронних таблицях Excel.

Наступні дії доступні при редагуванні чек-листа безпосередньо в проекті:

  • Редагування тексту в комірках.

  • Копіювання та вставлення контенту.

  • Редагування стилів тексту: шрифт, колір, вирівнювання.

  • Редагування формату комірки: число, текст, посилання, дата.

  • Вибір значень з випадного списку, якщо ваш Excel містить попередньо визначені параметри випадного списку.

  • Зміна розміру стовпців і рядків.

  • Додавання або видалення нових стовпців і рядків.

  • Вставка посилань: додайте будь-яке зовнішнє посилання або виберіть документ проекту безпосередньо.

Після завершення обов'язково натисніть Зберегти. Зміни стають видимими негайно для всіх авторизованих користувачів.

Відстеження активності контрольного списку

Кожна дія, пов'язана з чек-листом, відстежується та реєструється в Журналі активності, включаючи:

  • Завантаження та скачування чек-листів.

  • Внесено зміни (конкретні зміни не деталізовано).

  • Надання або зміна дозволів для чек-листа.

Це забезпечує повну прозорість та підзвітність під час процесу належної перевірки.

Ви отримали відповідь на своє запитання?