Що таке контрольний список належної перевірки?
Контрольний список є важливим інструментом на етапі перевірки. Він допомагає компанії-покупцю переконатися, що вся необхідна інформація доступна для прийняття рішень, а цільовій компанії — організувати та представити важливі документи. Традиційно контрольні списки ведуться за допомогою файлів Excel, які надсилаються електронною поштою, що часто створює неефективність, таку як плутанина з версіями та зайві оновлення.
Функція контрольного списку належної перевірки усуває ці проблеми, дозволяючи адміністраторам завантажувати, редагувати та керувати своїми списками безпосередньо в межах проєкту. Така централізація сприяє спрощеній співпраці, оновленням у реальному часі та підвищенню впевненості в процесі.
Ключові переваги функції контрольного списку VDR
Безшовна інтеграція контрольних списків: завантажуйте ваші існуючі XMSL контрольні списки у VDR без конвертації, зберігаючи звичні робочі процеси.
Спільна робота в реальному часі: Вносьте зміни безпосередньо у VDR, забезпечуючи, щоб усі зацікавлені сторони працювали з останньою версією.
Централізоване управління: Підтримуйте єдине джерело правди для контрольного списку, усуваючи потребу в повторних завантаженнях або зовнішньому обміні файлами.
Детальний контроль: Призначайте Тільки перегляд або Редагування дозволи для конкретних груп користувачів, забезпечуючи безпечну співпрацю.
Комплексне відстеження: Усі дії, такі як редагування, завантаження та вивантаження, записуються в журналі аудиту для прозорості та підзвітності.
Як використовувати функцію контрольного списку належної обачності
Крок 1: Увімкніть доступ до функції контрольного списку
Адміністратори можуть увімкнути цю функціональність для інших учасників під час налаштування груп. Ви знайдете налаштування в розділі Управління проектами.
Дозволи визначають, які групи можуть отримати доступ до функції контрольного списку. За замовчуванням ця функція вимкнена, і групи без увімкнених дозволів не можуть бачити цей розділ.
Крок 2: Додайте, створюйте та керуйте контрольними списками
Адміністратори та інші учасники з відповідними дозволами можуть створювати кілька контрольних списків у межах проєкту.
Діліться контрольними списками з іншими групами та призначайте конкретні дозволи:
Тільки для перегляду: Користувачі можуть бачити контрольний список, але не можуть вносити зміни.
Редагувати: Користувачі можуть редагувати безпосередньо, а також завантажувати та завантажувати нову версію.
Крок 3: Співпрацюйте ефективно
Учасники з правами редагування можуть безпосередньо оновлювати контрольні списки в VDR. Зокрема, права редагування дозволяють учасникам редагувати, завантажувати та завантажувати нові версії.
Зміни зберігаються в режимі реального часу і одразу видимі для всіх авторизованих користувачів.
Щоб запобігти конфліктам, паралельне редагування вимкнено, що забезпечує можливість внесення змін лише одним користувачем одночасно.
Адміністратори можуть ділитися контрольним списком за потреби, використовуючи кнопку Поділитися у верхньому правому куті екрана.
Ви побачите модальне вікно з різними опціями:
Виберіть групи, з якими ви бажаєте поділитися контрольним списком.
Виберіть дозволи контрольного списку для вибраних груп.
Виберіть написати повідомлення або інструкції для вибраних одержувачів.
Після завершення натисніть Поділитися, щоб підтвердити вибір.
Отримувачі будуть повідомлені про контрольний список електронною поштою. Цей лист повідомляє учасника про те, що ви поділилися з ним контрольним списком, і надає чіткі інструкції щодо доступу до нього. Якщо ви надали додаткове повідомлення або інструкції, це також міститься в електронному листі.
Крок 4: Як редагувати
Після того, як ви завантажите контрольний список, вам потрібно буде відредагувати певні частини файлу Excel. Спочатку натисніть на значок Редагувати у верхньому правому куті.
Потім клацніть на комірку, яку потрібно відредагувати (A), використовуйте панель редагування вище, щоб ввести текст у комірку (b), і підтвердьте або скасуйте редагування за потреби (C).
Крок 5: Завантажте та повторно завантажте контрольні списки
Чек-листи можна завантажити у форматі Excel, зберігаючи всі оновлення, зроблені в VDR.
Нові версії контрольного списку можуть бути повторно завантажені в будь-який час користувачами з дозволами на редагування для цього конкретного контрольного списку.
Дозволи на редагування
Щоб змінити вже налаштовані дозволи, натисніть на групи, які ви бажаєте редагувати. Ви можете знайти їх у верхньому правому куті екрана, поруч з кнопкою Поділитися.
З'явиться модель, яка відображатиме всіх учасників з доступом та їх відповідними дозволами.
Тут ви можете вибрати з відповідного випадаючого списку дозволів групи. Зміни застосовуються та зберігаються автоматично.
Журнал аудиту та дії контрольного списку
Кожна дія, пов'язана з контрольним списком, відстежується, включаючи:
Завантаження та вивантаження контрольних списків.
Внесено зміни (конкретні зміни не деталізуються).
Надання спільного доступу або зміна дозволів для контрольного списку.
Це забезпечує повну прозорість і підзвітність під час процесу належної перевірки.
Чому використовувати функцію контрольного списку VDR?
Ця функція зменшує неефективність і розчарування, які часто виникають у робочих процесах злиття та поглинання. Централізуючи та спрощуючи управління контрольними списками, вона покращує комунікацію, мінімізує помилки та забезпечує узгодженість усіх зацікавлених сторін.