Чек-лист є важливим інструментом на етапі належної перевірки. Він допомагає компанії-покупцю переконатися, що вся необхідна інформація доступна для прийняття рішень, водночас дозволяючи цільовій компанії організувати та представити критично важливі документи. Традиційно керовані через файли Excel, що передаються електронною поштою, чек-листи часто створюють неефективність, таку як плутанина з версіями та дублювання оновлень.

Функція контрольного списку належної перевірки усуває ці виклики, дозволяючи адміністраторам завантажувати, редагувати та керувати своїми контрольними списками безпосередньо в межах проекту. Така централізація сприяє оптимізованій співпраці, оновленням у реальному часі та підвищенню довіри до процесу.

Ключові переваги

Безшовна інтеграція чек-листів: завантажуйте ваші наявні чек-листи XLSX у проєкт без конвертації, зберігаючи звичні робочі процеси.
Співпраця в реальному часі: вносьте зміни в режимі реального часу безпосередньо в проекті, забезпечуючи роботу всіх зацікавлених сторін з найновішою версією.
Централізоване управління: підтримка єдиного джерела достовірної інформації для контрольного списку, що усуває необхідність повторного завантаження або обміну зовнішніми файлами.
Детальний контроль: призначайте дозволи Перегляд або Редагування конкретним групам користувачів, забезпечуючи безпечну співпрацю.
Комплексне відстеження: відстежуйте всі дії, такі як редагування, завантаження та скачування для забезпечення прозорості та підзвітності.

Використання контрольного списку належної перевірки

Увімкнути доступ до чек-листа

Адміністратори можуть увімкнути функціональність контрольного списку належної перевірки для інших учасників під час створення нової групи або редагування існуючої. Відповідне налаштування знаходиться в розділі Управління проектами.

Дозволи функцій визначають, які групи можуть отримати доступ до чек-листа. За замовчуванням він вимкнений, і групи без увімкнених дозволів не можуть бачити розділ чек-листа в проекті.

Завантажити та керувати чек-листами

Адміністратори та інші учасники з дозволами Редагування можуть створювати кілька чек-листів у межах проекту. Щоб завантажити перший чек-лист, натисніть Вибрати файл.

Щоб додати більше одного чек-листа, натисніть на значок плюса поруч із вкладкою поточного чек-листа.

Нові версії контрольного списку можуть бути повторно завантажені в будь-який час для цього конкретного контрольного списку.

Чек-листи можна завантажити у форматі Excel, зберігаючи всі оновлення, внесені в рамках проекту.

Поділитися чек-листами

Щоб поділитися чек-листами з іншими групами та призначити конкретні дозволи, натисніть Поділитися у верхньому правому куті екрана.

Виберіть групи, з якими ви хочете поділитися чек-листом.
Оберіть дозволи чек-листа для вибраних груп:
- Перегляд: користувачі можуть бачити контрольний список, але не можуть вносити зміни.
- Редагування: користувачі можуть редагувати безпосередньо, а також завантажувати, вивантажувати нову версію або видаляти наявну.
Оберіть написання повідомлення або інструкцій для вибраних одержувачів.
Після завершення натисніть Поділитися, щоб підтвердити.

💡 Налаштування спільного доступу застосовуються лише до поточно відкритого файлу. Якщо є кілька чек-листів, спільний доступ потрібно налаштувати для кожного окремо, вибравши відповідну вкладку та налаштувавши її параметри окремо.

Отримувачі будуть сповіщені електронною поштою, включаючи назву чек-листа та ваше повідомлення, якщо воно додане.

Щоб змінити вже налаштовані дозволи, натисніть будь-яку з груп поруч із кнопкою Поділитися.

З'явиться модальне вікно з усіма учасниками, які мають доступ, та їхніми відповідними дозволами.

Тут ви можете вибрати з відповідного випадаючого списку дозволів групи. Зміни застосовуються та зберігаються автоматично.

Редагувати контрольний список

Учасники з дозволами Редагування можуть оновлювати чек-листи безпосередньо в проекті. Після завантаження чек-листа ви можете редагувати певні частини файлу Excel. Щоб розпочати, натисніть Редагувати у верхній панелі.

ℹ️ Щоб запобігти конфліктам, паралельне редагування вимкнено, що забезпечує можливість внесення змін лише одним користувачем одночасно.

У режимі редагування ви можете знайти різні параметри на панелі інструментів та інші базові функції, які зазвичай використовуються в електронних таблицях Excel.

Наступні дії доступні при редагуванні чек-листа безпосередньо в проекті:

Редагування тексту в комірках.
Копіювання та вставлення контенту.
Редагування стилів тексту: шрифт, колір, вирівнювання.
Редагування формату комірки: число, текст, посилання, дата.
Вибір значень з випадного списку, якщо ваш Excel містить попередньо визначені параметри випадного списку.
Зміна розміру стовпців і рядків.
Додавання або видалення нових стовпців і рядків.
Вставка посилань: додайте будь-яке зовнішнє посилання або виберіть документ проекту безпосередньо.