Функція публікації документів дозволяє адміністраторам переглядати та редагувати документи перед тим, як зробити їх доступними для користувачів, незалежно від їхніх дозволів. Адміністратори також можуть налаштовувати параметри доступу, щоб забезпечити захист конфіденційної інформації. Нові завантаження залишаються неопублікованими за замовчуванням, що дозволяє здійснити перевірку та внести корективи перед розповсюдженням.
ℹ️ Доступно в наступних тарифних планах: Core, Premier, Enterprise та Pro з 2024 року.
Увімкнення та вимкнення публікації
Ця функція за замовчуванням вимкнена у всіх нових проектах. Щоб увімкнути та почати використовувати публікацію документів:
Перейдіть до Налаштування → Проект → вкладка Документи.
Натисніть перемикач поруч із Публікацією.
⚠️ Усі нові документи, завантажені адміністраторами та користувачами з дозволами Завантаження або Керування після увімкнення функції, за замовчуванням не публікуються.
Вимкнення цієї функції зробить усі неопубліковані документи видимими для учасників проекту відповідно до їхніх дозволів. При вимкненні функції з'явиться повідомлення з підтвердженням, якщо є будь-які неопубліковані документи.
Публікація та скасування публікації документів
Коли публікація увімкнена в проекті:
Колонка Статус з'являється на вкладці Документи, вказуючи, чи опублікований файл або папка, чи ні.
Тільки адміністратори можуть публікувати або скасовувати публікацію документів, а також переглядати всі неопубліковані документи.
Користувачі з дозволами Завантаження або Керування можуть переглядати лише свої власні неопубліковані документи та зберігають доступ, якщо їхній дозвіл не встановлено на Немає доступу.
Вкладення до запитань і відповідей публікуються за замовчуванням.
Щоб опублікувати або скасувати публікацію документів:
Виберіть один або кілька елементів у списку документів.
Натисніть Опублікувати або Скасувати публікацію з контекстного меню або на верхній панелі.
* Доступні опції залежать від статусів вибраних елементів.
При першій публікації вам потрібно буде підтвердити дію в модальному вікні. Ви можете натиснути «Більше не показувати», щоб уникнути майбутніх запитів підтвердження.
Після публікації документ стає доступним відповідно до дозволів користувача.
⚠️ Щоб опублікувати документ у неопублікованій папці, вам потрібно буде також опублікувати батьківську папку.
Швидкий доступ: Неопубліковано
Адміністратори можуть отримати доступ та переглянути всі неопубліковані документи у відповідній вкладці в розділі Швидкий доступ – Неопубліковані.
Статус публікації проти інших функцій
Переміщення або копіювання документів:
Переміщення/копіювання опублікованого документа в неопубліковане місце робить його неопублікованим.
Переміщення/копіювання неопублікованого документа до опублікованого місця зберігає його статус.
Документи, скопійовані в інший проект, завжди неопубліковані.
Версіонування документів: додавання нової версії або відновлення попередньої версії зберігає статус публікації документа.
Поширення через зовнішнє посилання: неопубліковані документи не можна поширювати зовнішньо.
Кошик для сміття: відновлені документи завжди неопубліковані.